Última atualização em 15/04/2021
Usar relatórios de vendas diários ou semanais pode ser a ação mais poderosa que você pode realizar para aumentar o desempenho de vendas.
- O que você está fazendo está funcionando?
- Se você está fazendo as coisas certas, o que precisa fazer alem disso?
- Se você precisa mudar de rumo para atingir seu objetivo para onde ir?
O que é um relatório de vendas?
Um relatório de vendas, ou relatório de análise de vendas, fornece uma visão geral do estado das atividades de vendas dentro de uma empresa. Ele mostra as diferentes tendências que ocorrem no volume de vendas em um determinado período, mas também analisa as diferentes etapas do funil de vendas e o desempenho dos executivos de vendas.
Eles dão um instantâneo do exercício da empresa em um momento específico para avaliar a situação e determinar a melhor decisão a tomar e o tipo de ação a ser tomada. Os relatórios de vendas ajudam a encontrar novas oportunidades potenciais de mercado onde possam melhorar os resultados.
Eles podem ser de várias formas: um formato diário de relatório de vendas rastreará as métricas que são relevantes diariamente: número de chamadas telefônicas ou reuniões configuradas por um representante, número de leads criados.
Um modelo típico de relatório de vendas semanal pode monitorar o número de negócios fechados pela equipe ou a receita gerada. Um formato mensal de relatório de vendas fornecerá uma visão maior da atividade de cada representante de vendas ou da equipe como um todo em várias tarefas.
Existem também diferentes tipos de relatórios de vendas que enfocam diferentes aspectos o desempenho de vendas em geral, detalhando a receita gerada, a evolução do volume de vendas, medindo-o em relação à meta de vendas pré-definida, o valor da vida útil do cliente etc. também relata o foco no representante de vendas e no desempenho de seu ciclo de vendas, desde a geração de leads até o fechamento de um negócio.
Qual é o objetivo dos relatórios de vendas?
Pense nos relatórios de vendas como seu “auxiliar de navegação” para orientar sua equipe de vendas na direção certa. O software de análise de vendas moderno ajudará você a obter insights de vendas acionáveis para gerar receitas futuras e esmagar cotas.
Eles deixam as coisas claras para a sua equipe de vendas, tanto quanto o que é importante e o que elas devem estar trabalhando. Se uma equipe de vendas definir uma meta trimestral ambiciosa de fechar seis números em novos fluxos de receita e, em seguida, verificar o progresso em cerca de dois meses, apenas para perceber que estão fora do objetivo de atingir sua meta.
Eles provavelmente estavam quebrando suas bundas para fazer com que sua meta se tornasse realidade, mas apenas trabalhar duro não é suficiente. Você precisa trabalhar duro, nas coisas certas, na hora certa. Em outras palavras, você precisa trabalhar duro com intenção e consciência.
E é isso que os relatórios de vendas diários e semanais ajudam você a alcançar. Eles lhe dão indicações de como sua equipe está se saindo em uma base constante, para que você possa corrigir as coisas conforme necessário. Por exemplo, digamos que você esteja fazendo uma campanha agressiva de chamadas frias para gerar novos negócios.
Se você usar um relatório semanal, poderá descobrir após uma semana que ninguém fez nenhum progresso significativo. Sabendo disso, você pode alternar para outra estratégia a tempo de atingir sua meta de receita mensal. Concedido, todas essas informações dependem em grande parte de seus ciclos de vendas.
Agora que esperamos convencê-lo da importância de usar relatórios diários e semanais, vamos passar para alguns exemplos – até terminamos com alguns relatórios mensais!
Como fazer um relatório de vendas?
Quando você escreve um relatório, precisa manter seus objetivos finais em mente. Para dominar a redação do relatório, há uma questão crucial que você precisa se perguntar: para quem está subordinado e por quê? Este é um check-up semanal ou uma avaliação de uma situação ou um projeto de campanha? Qual é o período de tempo do relatório? Qual é a mensagem principal que você deseja compartilhar? Uma vez que essas perguntas tenham encontrado uma resposta, você pode facilmente articular seu relatório adequadamente. Veja como fazer isso:
- Defina seu público : antes de escrever, pense em quem lerá e o que eles precisam saber. Considere também seu histórico e se eles estão familiarizados com o jargão que você pode usar.
- Defina o objetivo do seu relatório : compartilhar o avanço mensal com a alta gerência ou apenas ter a visão geral semanal e a análise dos objetivos de vendas com sua equipe. Ambos os relatórios terão uma estrutura diferente e as informações que você compartilhar também serão muito diferentes.
- Decida um período de tempo : isso significa que você pode criar um relatório diário ou mensal ou optar por exibir os dados do último trimestre ou ano.
- Reúna os dados certos : já que você definiu KPIs específicos para rastrear, agora só precisa compilá-los todos juntos e analisá-los com a ajuda de ferramentas de análise de negócios . Eles são projetados especificamente para facilitar sua análise de dados e criar relatórios de vendas atraentes em nenhum momento.
- Visualize e comunique suas descobertas : a parte mais importante, depois de analisar e extrair insights de seus dados, é transmitir essas informações para seu público. Usar um painel profissional que trabalhe com dados em tempo real sempre deixará você atualizado ao compartilhar suas ideias.
- Forneça contexto : um aspecto muitas vezes esquecido, quando estamos mergulhados na mentalidade dos relatórios, é que os números nunca contam a história completa. Forneça alguns detalhes e uma visão geral dos números, especialmente se você apresentar um modelo de relatório de vendas semanal, por exemplo: como foi a situação no mês, no trimestre? A tendência geral está subindo ou descendo?
- Seja criativo! Ao criar seu relatório, adicione um pouco de diversão ou um toque mais pessoal que chamará a atenção do seu público e o deixará mais confiante durante a apresentação!
Como escrever um relatório de vendas para seu chefe
Todas as etapas mencionadas acima se aplicam ao redigir um relatório de vendas diário, semanal ou mensal ao seu chefe. No entanto, desta vez seu público já está definido e específico – você está escrevendo para gerenciamento direto e / ou superior. Então, aqui está o que você deve considerar quando estiver escrevendo para seu chefe:
- Concentre-se no que interessa: Durante a redação, você terá que se lembrar de por que seu chefe precisa do relatório e se concentrar em fornecer as informações precisas de que precisa para tomar as melhores decisões possíveis baseadas em dados. Ao coletar os dados, selecione as próprias métricas que importam para eles: crescimento de vendas, metas previamente definidas e estado de realização, receita de vendas ao longo do mês ou do ano etc. Lembre-se de que os dados são a peça central do seu relatório algum tempo colecionando e organizando isto claramente.
- Visualize os dados para comunicar melhor. Para facilitar a compreensão, em vez de adicionar uma após outra uma sucessão de gráficos, você deve optar pela visão geral que fornece um painel. Para visualizar todas as suas métricas de maneira eficaz, os painéis são fundamentais – e você pode se inspirar em exemplos e modelos de painéis diferentes . A vantagem de usar esses painéis é que você sempre apresentará informações atualizadas, pois elas trabalham com dados em tempo real. Não há mais estresse sobre a sincronização e atualização de arquivos cem vezes!
- Não esqueça o sumário executivo. Para finalizar, não esqueça de adicionar um resumo executivo. Esse resumo pode estar no início do relatório, antes de você apresentar seus dados e descobertas, que ainda será a última coisa que você escreverá. De fato, resumirá os principais insights, mas também questionará os próximos passos. A alta gerência nem sempre tem tempo de entrar em detalhes, então é por isso que você precisa de um parágrafo de resumo que liste os pontos principais.
6 Exemplos de relatórios de vendas diárias e KPIs
Quando se trata de relatórios diários, você não quer ficar muito focado em métricas dependentes de resultado. Em vez disso, você deseja se concentrar mais nas métricas do processo.
Qual é a diferença? Uma métrica de resultado é algo como receita obtida, ou contas fechadas, que seu representante de vendas não pode controlar diretamente.
Uma métrica de processo é algo que seu representante de vendas pode controlar diretamente, como quantas chamadas eles fizeram, os e-mails que enviaram ou as reuniões que configuraram.
Em uma base diária, seus representantes simplesmente terão alguns dias ruins e alguns bons dias devido a razões além do controle deles. Assim, vendo que um representante tem um dia de baixa remuneração e, em seguida, chamando-o para o seu escritório, seria um pouco prematuro e, sem dúvida, um exemplo de microgerenciamento.
No entanto, se vários dias seguidos são muito ruins, ou se uma semana se passa onde seus representantes não estão executando em seus padrões normais, isso é um bom sinal de que você pode querer perguntar o que está acontecendo.
Talvez eles precisem aprender algumas habilidades novas – ou talvez o cachorro deles tenha acabado de morrer e eles estejam em uma situação ruim. De qualquer forma, é o seu papel como gerente para apoiá-los. A seguir, alguns exemplos de KPIs que você pode acompanhar em um modelo diário de relatório de vendas.
1) Número de vendas / negócios fechados 
Muito simples, esse KPI conta o número de vendas realizadas no dia. Isso é particularmente importante para os pequenos varejistas que possuem muitos itens com baixo valor agregado e que, portanto, precisam fechar o maior número possível de transações para obter uma margem lucrativa.
2) Número de reuniões configuradas pelo representante 
Embora não seja possível forçar um cliente em potencial a marcar uma reunião com você por meio da força de vontade, você pode controlar, em sua maioria, quantas reuniões configurou.
Tome nota que não estamos mantendo o controle de chamadas telefônicas e / ou e-mails enviados explicitamente, como enquanto os KPIs podem medir o esforço, eles também podem ser manipulados facilmente.
E isso contém uma importante lição sobre os KPIs, mesmo os diários – eles precisam atender às suas metas gerais. Se o seu KPI diário mede algo que não contribui para o seu objetivo geral, não é valioso. Em suma, é difícil ter muitas reuniões de vendas configuradas, e é isso que torna esse KPI útil para exibição em um relatório diário.
3) Número de oportunidades criadas
Uma oportunidade é basicamente um lead que se qualifica, devido à boa resposta e interação – ou seja, não há endereço de e-mail indesejado nem número de telefone falso. Uma oportunidade pode ser uma conversa que termina em uma reunião, abrindo caminho para mais interação de vendas.
4) Número de conversas do cliente por representante
Isso equivale a: “Quantas conversas telefônicas e reuniões presenciais cada um tem cada dia?”.
Novamente, tudo o mais sendo igual, um representante que gasta mais tempo no atendimento ao clientes vai gerar mais resultados para o seu negócio do que um representante que não é. Isso significa que você está qualificando seus leads corretamente, o que às vezes pode ser mais fácil falar do que fazer.
5) Número de pontos de contato criados pelo representante
Esta é uma métrica de ligação que analisa:
- Quantos e-mails foram enviados a um cliente em potencial que pelo menos demonstrou interesse
- Quantas conversas telefônicas foram feitas e / ou mensagens de voz deixadas com clientes em potencial que demonstraram interesse
Com essa métrica, estamos tentando fornecer um KPI global de “esforço” para cada representante sem tornar as coisas fáceis de manipular. É por isso que pode ser útil especificar que, para que uma conversação por e-mail ou telefone conte, é necessário que haja um contato anterior com um cliente, identificando-o como um lead.
6) Número de novos leads criados pelo representante
Este é um relatório bastante simples. Se você estiver preocupado com a possibilidade de os representantes aumentarem seus números com leads de baixa qualidade, você poderá identificar qualificações específicas para leads e basear seu relatório nesses números.
Por que as pequenas empresas devem se preocupar com relatórios de vendas?
Os relatórios de vendas são importantes para empresas de todos os tamanhos, mesmo que a equipe de vendas seja muito pequena. Startups e pequenas e médias empresas podem usar os insights obtidos dos relatórios de vendas para otimizar o processo de vendas e a estratégia de crescimento .
Os relatórios de vendas mantêm a administração informada sobre as atividades de vendas para que possam ver o que está ativando e prejudicando o sucesso de sua equipe. Os relatórios de vendas regulares permitem que as empresas respondam a algumas das perguntas mais importantes que precisam abordar para estimular seu crescimento, como:
- Quem são nossos clientes ideais ?
- De onde vêm as nossas melhores pistas?
- O que motiva novos clientes a comprar?
- Quais fatores impedem que um prospecto compre?
- Existe algum gargalo no nosso pipeline de vendas ? Se sim, como podemos melhorá-los?
- Os representantes individuais estão fazendo suas cotas?
- A equipe está no caminho certo para atingir metas específicas de vendas?
- Qual é o nosso melhor representante de vendas que o restante da equipe pode replicar?
- Como as vendas deste trimestre se comparam aos períodos anteriores?
- Qual é a nossa previsão para o próximo período ou trimestre?
Manter um registro das transações em cada etapa do processo de vendas permite analisar e entender o que sua equipe está fazendo bem e o que precisa ser melhorado. Esses dados não apenas informam sobre a produtividade, os pontos fortes e os pontos fracos de sua equipe de vendas, mas também informa sobre seus clientes e seu processo geral de vendas.
Como escrever um relatório de vendas
Há uma série de detalhes que você pode incluir em seus relatórios de vendas. mas incluir muita informação pode prejudicar as principais informações que você deseja destacar. Em vez disso, adapte seus relatórios de vendas para se concentrar em métricas de vendas específicas que desempenham o maior papel no processo de vendas.
Depois de saber qual deve ser seu foco, estas são as etapas básicas que você pode seguir para escrever um relatório de vendas:
1. Comece com um resumo
Começar seu relatório de vendas com uma visão geral permite que você chegue primeiro às coisas boas. Analise seus números do mês, trimestre ou ano em que você está se reportando para determinar as principais conclusões.
Ao escrever o resumo, pergunte-se: “Qual é a coisa mais importante que desejo comunicar no meu relatório de vendas?”
Em muitos casos, o número de vendas realizadas no período e se você atingiu sua cota são os números mais importantes a serem destacados. Lembre-se de manter o breve resumo – um parágrafo é suficiente para um relatório semanal, enquanto um relatório trimestral ou anual pode exigir até uma página.
2. Divisão dos números
Após o resumo, inclua uma seção com foco nos números de vendas. O conteúdo exato desta seção varia de empresa para empresa, mas detalha as métricas relacionadas às vendas totais do período.
Aqui estão algumas coisas que você pode incluir em seu relatório de vendas:
- Número de negócios em cada estágio do pipeline.
- Tamanho médio do negócio e o valor de cada negócio fechado.
- Taxa de fechamento Isso permite prever quantos leads novos você precisa para fechar um novo negócio.
- Comprimento do ciclo de vendas (quanto tempo leva para fechar cada transação).
3. Interpretar seus resultados
Depois de fornecer todos os números e dados relevantes, inclua uma comparação entre períodos anteriores para mais contexto. Use gráficos para visualizar como seus números atuais se comparam ao mês ou trimestre anterior.
Você também deve usar esta seção do relatório de vendas para descrever alguns dos fatores que afetaram o volume de vendas. Independentemente de você ter atingido sua meta de cota ou de vendas, é crucial analisar quais fatores levaram a esses resultados. Se você teve um trimestre ruim, identifique o que deu errado e descreva como planeja melhorar para o próximo trimestre. Se você excedeu sua cota de vendas , descubra uma maneira de replicar esses resultados no futuro.
4 dicas para minimizar o peso do relatório de vendas
Verdade seja dita, ninguém realmente gosta de criar relatórios de vendas. No entanto, existem algumas coisas que você pode fazer para tornar o relatório de vendas um pouco menos desagradável e um pouco mais fácil de compilar.
Então, como você pode evitar que os relatórios de vendas se tornem uma tarefa difícil?
1. Escreva cada relatório de vendas com um objetivo em mente
Defina metas relevantes para sua equipe de vendas no início de cada mês ou trimestre. Dê-lhes referências específicas para trabalhar. Quando chegar a hora de refletir sobre o período, defina as perguntas que eles devem responder em seus relatórios de vendas.
Por exemplo, se sua meta este mês é otimizar a receita de clientes existentes, seu relatório de vendas deve destacar a atividade de vendas relacionada ao upselling e como a lucratividade dessas contas mudou ao longo do tempo.
2. Defina um cronograma para o relatório de vendas (e atenha-se a ele)
Relatórios regulares são uma maneira fácil de evitar que os relatórios de vendas se sintam como um fardo. Em vez de encontrar desculpas para adiar, comprometa-se a arquivar relatórios em intervalos regulares para garantir que se torne parte de sua rotina.
Um dos principais benefícios dos relatórios frequentes é que você obterá mais valor dos relatórios de vendas ao longo do tempo, pois terá mais dados para comparar. Isso ajudará a orientar você ou seu gerente de vendas na direção certa ao tomar decisões sobre suas metas de vendas , cotas de vendas , projeção de vendas e preços.
Além disso, relatórios de vendas faz ficar mais fácil (e mais rápido) com a prática.
3. Padronizar métricas e envio de dados
Manter seus dados organizados é outra maneira de tornar os relatórios de vendas tão livres de problemas quanto possível. Isso pode envolver um modelo de envio de dados ou uma solução de CRM que rastreia e formata automaticamente informações sobre sua atividade de vendas.
Para manter todos na mesma página em termos de expectativas sobre entrada e acompanhamento de dados, comunique seus requisitos de dados ( quais métricas são mais importantes e como rastreá-los) para todos que lidam com relatórios de vendas.
Entre as métricas de vendas mais valiosas, você deve ficar atento à cobertura de pipeline de vendas , à taxa de ganho de oportunidade, aos leads novos mensais e às vendas mensais.
No final, o que há em um relatório de vendas?
Para resumir este artigo longo e rico, aqui está uma lista do que você pode encontrar em um relatório de vendas:
- Uma visão geral das operações de vendas e atividade da empresa
- KPIs de vendas específicos rastreados e analisados para avaliar a atividade mencionada
- Um determinado período de tempo durante o qual os KPIs são analisados
- Gráficos e gráficos para visualizar todos os dados coletados
- Um resumo executivo para a alta gerência
Nesta postagem do blog, descrevemos:
- Que os relatórios de vendas diários e / ou semanais são cruciais, pois permitem que você trabalhe arduamente com a intenção e a conscientização
- Exemplos de KPIs de relatórios de vendas diários, semanais e mensais que você pode usar com sua equipe de vendas
Como já dissemos em outros posts, é importante não se sobrecarregar com novos processos de negócios de uma só vez. Em vez disso, escolha os KPIs que você acha que serão mais úteis para você e sua equipe e implemente-os. Em seguida, após um mês ou mais de uso desses relatórios, você poderá adicionar seus relatórios de vendas ou mantê-los onde estiverem.
