Última atualização em 13/05/2021
Nos últimos anos, em todo o mundo acompanhamos o alto índice de corrupção em diversos setores da economia. Diversas empresas acabam tendo sua imagem e reputação fragilizadas pelo comprovado envolvimento, tanto no âmbito empresarial quanto no político.
A necessidade imperiosa de conhecer e praticar o compliance no dia a dia surgiu em meio a essa realidade, que atinge empresas de todos os portes e setores.
Neste post vou explicar como funciona e o que é compliance nas empresas e como esse conceito funciona no meio corporativo.
O conceito de compliance nas empresas visa gerar valor para uma organização e garantir a sua sobrevivência. Essa prática decorre dos grandes impactos financeiros causados por fatores como:
- Ausência de diretrizes normativas;
- Desalinhamentos com as leis aplicáveis;
- Falta de ferramentas preventivas adequadas;
- Falhas de gerenciamento de processos;
- Operações sem sistema de informação estruturado.
O que é compliance nas empresas?
O verbo cumprir significa conformar-se a uma regra, o que explica muito do conceito da palavra.
O significado da palavra compliance está relacionado à conduta de uma empresa e sua conformidade com as normas dos órgãos reguladores.
Em suma, o que é compliance nos negócios? Significa cumprir as leis e regulamentos.
Este conceito cobre todas as políticas, regras, controles internos e externos aos quais uma organização deve estar em conformidade.
Quando em conformidade, as atividades de uma organização estarão em total conformidade com as regras e leis aplicadas aos seus processos.
Tanto a empresa quanto todo o seu pessoal, inclusive fornecedores de interesse, precisam se comportar de acordo com as normas dos órgãos reguladores.
Além disso, devem zelar pelo fiel cumprimento dos diversos instrumentos normativos internos.
Somente desta forma a empresa cumprirá os regulamentos de meio ambiente, trabalho, finanças, segurança do trabalho, operações, contabilidade, etc.
Duas abordagens para gestão de conformidade
Em qualquer contexto, o gerenciamento de conformidade começa com um benchmark de conformidade.
A lei determina isso. Também haverá normas e abordagens da indústria para a regra ou padrão que sua empresa deve aderir.
Agora, cabe às empresas planejar, implementar e garantir a conformidade. Existem duas maneiras de fazer isso, e a que você escolher depende do tipo de problema de conformidade.
- Estabeleça a lei e seja um executor
Pense no juiz Dredd ou no Dirty Harry: certifique-se de que todos conheçam a lei e, em seguida, a aplique com rigor. É certo que você só vai entrar com armas disparando no sentido metafórico, mas vai assumir uma postura dura e muito inflexível.
Há momentos em que essa pode ser a abordagem certa.
Por exemplo, se um funcionário coloca em risco a saúde e a segurança no local de trabalho ao fazer algo que é claramente perigoso, não é apropriado fazer concessões.
Outros funcionários que podem ser tentados a fazer a mesma coisa precisam ver se você leva a sério a conformidade legal.
No entanto, se houver espaço para interpretação no benchmark de conformidade, as coisas não são tão claras.
Quando você está analisando a conformidade contratual, o gerenciamento de conformidade usando essa abordagem pode não ser o caminho a percorrer.
Aqui estão dois exemplos. Um contrato legalmente vinculativo estipula:
- “A prancha deve ter 1,5 m de comprimento.”
- “A prancha deve ter o comprimento correto.”
Um padrão é claro. O outro é altamente ambíguo. Qual é o comprimento correto? Aqui está outro exemplo:
- “Ao realizar tarefas de manutenção de rotina, a energia só pode ser desligada entre 5h e 17h aos domingos.”
- “Ao realizar tarefas de manutenção de rotina, a energia só pode ser desligada se isso não interromper processos essenciais.”
No primeiro deste par de exemplos, o provedor de manutenção sabe exatamente quando pode desligar a energia.
No segundo exemplo, não há clareza em tudo. O que constitui um “processo essencial?” Você pode culpar o cara da manutenção se ele não reconhecer um? Afinal, ele é o contratante de manutenção, não o gerente geral.
A moral da história? Verifique os termos do contrato com muito cuidado e certifique-se de que eles fornecem clareza absoluta.
2. Deixe espaço para chamadas de julgamento e alguma flexibilidade
Embora as leis não sejam negociáveis, outros padrões podem ser relaxados em determinados momentos.
Por exemplo, é possível que vários padrões se contradigam ou entrem em conflito uns com os outros.
A menos que tudo pare até que alguém possa tomar uma decisão, pode ser necessário permitir que alguns membros da equipe relaxem um pouco para que o trabalho possa prosseguir.
Aqui está um exemplo simples de uma decisão de gerenciamento de conformidade que levaria ao relaxamento de um padrão. Sua empresa tem um contrato com a empresa XYZ. O seguinte padrão faz parte do seu contrato legal:
- “Todos os pedidos serão entregues no local em 24 horas.”
Isso é muito claro. Mas vamos supor que a Empresa XYZ faça um pedido.
Deve ser entregue em um local a 25 horas de carro. O consultor de vendas deve rejeitar o pedido porque ele ou ela não pode entregar de acordo com o padrão? Obviamente, isso não faria sentido.
Você adotaria a abordagem do Juiz Dredd com o consultor de vendas? Ele ou ela pode ter aceitado o pedido após informar a XYZ sobre a questão dos padrões.
O cliente pode ter dito ao vendedor para prosseguir com a entrega de qualquer maneira. Seu funcionário estava agindo em prol dos melhores interesses de seu cliente.
Neste exemplo, você pode descobrir que deve pedir ao representante para obter permissão por escrito para desviar-se do padrão.
Assim, quando os padrões contratuais entram em jogo, é importante determinar quais julgamentos seus funcionários podem fazer.
Determine quem está autorizado a fazê-lo, em que circunstâncias e de que maneira.
Finalmente, tente se certificar de que o contrato permite as variações necessárias.
Como começar a usar o gerenciamento de compliance
Estabelecemos que o gerenciamento de conformidade é importante para qualquer negócio. Também vimos que a conformidade pode ser inegociável (conformidade legal) ou negociável (quando o padrão não é uma lei).
Este artigo tem como objetivo fornecer um “o quê” e um “por quê”, mas daremos uma olhada rápida no “como” para que você possa ver como tudo funciona.
- Obtenha o compromisso de cima para baixo com a conformidade legal total.
- Inicie uma avaliação de risco baseada em conformidade. Ele identificará o que deve estar em sua lista de verificação de conformidade.
- Descubra como empresas semelhantes à sua lidam com os riscos de sua lista de verificação.
- Implante partes externas para ajudá-lo com conhecimento especializado conforme necessário.
- Fornece treinamento de conformidade para todos os funcionários relevantes.
- Alocar responsabilidades.
- Resolva incidentes de não conformidade sem demora.
- Configure um sistema para relatórios de conformidade e manutenção de registros.
- Realize auditorias de conformidade periódicas.
Qual a importância da conpliance nos negócios?
Poder dizer que uma empresa está em compliance estratégico é por si só uma estratégia de negócios fundamental.
Isso significa que há transparência e um grau crescente de maturidade da gestão.
Estar em compliance mostra que gestores e equipes estão no controle dos processos e procedimentos, implementados e executados com efetivo cumprimento político, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.
Não estar em conformidade significa ter um risco desnecessariamente elevado, o que pode gerar perdas financeiras, patrimoniais e de mercado, entre outras.
A gestão de riscos e a conformidade estão intimamente ligadas.
É preciso refletir e mudar os estilos de gestão, ajustar a forma como as informações da empresa são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia, para atingir um nível de excelência em compliance independentemente do setor de negócios e do porte da empresa.
Significado de Compliance
Estas são apenas algumas das muitas leis que regem como as empresas nos Estados Unidos e Brasil podem operar.
Estar em conformidade protege a empresa contra ações judiciais e penalidades que podem variar de uma pequena distração a uma ameaça existencial.
Ficar em conformidade é, portanto, um aspecto crucial da gestão de riscos.
Você precisa estar preparado para aprender sobre as leis relevantes e ter um plano para se tornar compatível ou permanecer compatível.
Se não o fizer, pode receber um aviso para fazer uma alteração específica para evitar um impacto negativo, mas isso não é garantido.
Além disso, o processo de lidar com a conformidade será uma distração significativa e custará dinheiro em taxas legais para resolver todos os problemas.
A sua ação mais segura é ser proativo e ter conhecimento sobre todos e quaisquer regulamentos que regem sua empresa em particular e se manter atualizado sobre as mudanças ou novas leis que possam surgir no futuro.
Por que o gerenciamento de compliance é tão crucial para o seu negócio?
A conformidade legal é uma obrigação. E se você celebrou contratos formais com clientes, as cláusulas desses contratos também se tornam requisitos legais.
Sem cumprir a letra da lei, você enfrenta litígios onerosos e o potencial de danos incalculáveis ao seu negócio e à sua reputação.
Alguém pode até acabar na prisão. O gerenciamento de conformidade eficaz protege você desses riscos.
A conformidade com outros padrões também é importante.
Regras e padrões não vêm apenas de fora da sua empresa. Eles também podem ser internos. Seus procedimentos operacionais padrão seriam um bom exemplo.
Alguns autores veem o gerenciamento da conformidade com as regras do seu negócio como parte do gerenciamento de conformidade.
Outros não. No entanto, se você está apenas começando com o gerenciamento de conformidade, pode ser melhor evitar turvar as águas.
Estudo de caso: os riscos de não priorizar o gerenciamento de conpliance
O não cumprimento de regras, regulamentos e especificações pode ter consequências caras.
A infame violação de dados do Walmart Photo Center, na qual hackers roubaram os detalhes do cartão de crédito dos clientes, foi resolvida este ano.
A empresa vai pagar US $ 450 milhões em compensação aos clientes.
Ele entregará as contas afetadas para monitoramento ao custo de US $ 350 milhões. E vai pagar $ 500 milhões em honorários advocatícios do querelante.
Como o Walmart Canadá entrou nessa situação? O tribunal concluiu que a empresa estava ciente dos requisitos de conformidade, mas falhou em implementá-los ou aplicá-los.
Como funciona o trabalho dos responsáveis pela compliance
Para garantir que as empresas mantenham políticas e procedimentos que estão dentro da estrutura regulatória de seu setor, os responsáveis pela conformidade geralmente precisam revisar os padrões antigos para comunicações externas e definir novos.
Pode ser qualquer coisa, desde exigir isenções de responsabilidade em e-mails até criar ou atualizar políticas internas para mitigar o risco da empresa de violar leis e regulamentos governamentais ou do setor.
As funções de um oficial de conformidade também podem incluir o exame das instalações de produção e procedimentos para garantir que sejam seguras e forneçam o nível necessário de acessibilidade.
Conheça algumas dicas de como alinhar a gestão ao conceito de compliance
Agora que você sabe o que é compliance nos negócios, confira algumas dicas:
- Usar sistemas de informação que apoiem o monitoramento das atividades da empresa e que estejam em conformidade com os processos de conformidade;
- Ter gerenciamento de contratos de serviços e materiais que esteja alinhado aos níveis de conformidade estabelecidos pela empresa;
- Fortalecer as rotinas de fiscalização e fiscalização das atividades, inclusive aquelas que normalmente não possuem certificações;
- Foco na conformidade de processos nos níveis municipal, estadual e federal;
- Ter um sistema de padronização sempre ativo e atualizado na empresa;
- Ter processos de auditoria interna com foco nos requisitos para atingir a conformidade;
- Possuir sistemas de controle com graus de profundidade adequados;
- Ter comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa.
Por que investir nessa atividade?
Com essas ações, a empresa reduz custos e despesas, aumenta sua receita operacional e evita perdas.
Além disso, com o cumprimento das leis, a transparência dos processos passa a ser uma realidade mais consolidada, o que traz maior confiança ao mercado.
As equipes envolvidas ficam mais preparadas e aumentam seu desempenho, o que se reflete diretamente na produtividade.
A reputação e a boa imagem são um reflexo do nível de compliance que uma empresa se propõe ter.
Portanto, a utilização desse conceito para orientar as boas práticas da organização reduz significativamente todos os riscos para a empresa, criando um ambiente mais saudável e confiável.
Conclusão
A conformidade corporativa é sobre controle e consideração
A conformidade corporativa é a parte mais interessante do seu modelo de negócios? Claro que não. Mas é um componente vital para a saúde do seu negócio.
Antes de decidir inovar para tentar seguir em frente, certifique-se de permanecer em conformidade com o processo.
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