Comunicação Externa: Tudo que Você Precisa Saber

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Última atualização em 15/04/2021

A melhor forma de definir a comunicação externa é com uma estratégia ampla gama de métodos que as empresas utilizam para captar a atenção do cliente.
Desenvolver um negócio eficaz nunca foi fácil, para começar você precisa de uma ideia incrível. Definindo seu público, que pode ser usado para formar a base da identidade de sua marca e a personalidade que usará para se conectar com seus clientes.

Depois de obter aquele ponto de venda e identidade exclusivos, você pode começar a reunir uma equipe. Essas pessoas irão ajudá-lo a vender seu produto ou serviço para seus clientes. Obviamente, se você realmente deseja obter lucro para sua empresa, precisa de uma maneira de comunicar a natureza única de seu produto ou serviço aos acionistas, investidores, contribuintes e clientes. É aí que as comunicações externas se tornam um imperativo.

Ao contrário dos planejamento de marketing , que se concentram em transmitir seu valor aos clientes e clientes, a comunicação externa trata de se conectar com qualquer pessoa fora de sua empresa. Isso significa que, embora incluam coisas como marketing de mídia social e conteúdo de vídeo, também se referem a apresentações para acionistas ou campanhas de investidores.

Em um mundo onde as empresas prosperam com uma comunicação eficaz, vamos examinar como você pode construir suas próprias estratégias de comunicação externa e quais aspectos você precisa considerar.

A diferença entre comunicação interna e externa

As marcas precisam de comunicação eficaz para sobreviver.

No mundo dos negócios, existem dois tipos principais de comunicação: interna e externa. A diferença entre a comunicação interna e externa tornou-se menos óbvia. As linhas estão se confundindo, tornando cada vez mais importante que as empresas tenham uma estratégia sólida para o sucesso.

Embora existam aspectos sobrepostos de comunicações internas e externas, os dois ainda são conceitos fundamentalmente diferentes. Por exemplo, comunicações internas referem-se a estratégias que transferem informações entre diferentes membros de sua organização. Em uma era em que apenas 24% dos funcionários globais estão engajados, as soluções de comunicação interna mantêm sua equipe atenta e em sintonia com o que é importante para sua marca. Eles podem incluir:

• • Boletins informativos para funcionários: Como uma campanha de email marketing, um boletim informativo mantém os diversos segmentos de sua empresa atualizados sobre o que está acontecendo em sua organização.

• • Intranets sociais: uma intranet é um portal online que os funcionários podem acessar para encontrar informações úteis sobre sua empresa, incluindo manifestos de marca e diretrizes de personalidade .

• • Ferramentas de colaboração de equipe: no mundo digitalmente transformado de hoje, há uma variedade de aplicativos e ferramentas disponíveis que ajudam a melhorar a comunicação entre os funcionários da empresa, não importa o tamanho da empresa.

A comunicação interna dá à equipe a chance de melhorar a qualidade do trabalho e discutir novas ideias. Ajuda a fornecer a cultura e o ambiente de trabalho que levam ao sucesso de longo prazo para as marcas. Por outro lado, as comunicações externas referem-se à conexão com pessoas fora de seu escritório típico. Embora as comunicações internas e externas nos negócios sejam importantes, a maioria das pessoas concentra a maior parte de sua atenção nos elementos externos.

As comunicações externas compartilham seu mix de marketing com o mundo, ajudando você a comunicar o propósito, os desenvolvimentos e a personalidade de sua marca ao público. Uma agência de comunicação externa pode aconselhar o uso de soluções como:

• • Publicidade: Quer você prefira marketing de conteúdo ou formas mais tradicionais de publicidade para sua comunicação corporativa externa, uma das partes mais importantes de sua estratégia será encontrar uma maneira de se conectar com seu público. A publicidade tem muitas camadas diferentes, dependendo de qual parte da jornada do comprador você deseja atrair.

• • Apresentações / informações sobre a marca: as estratégias de comunicação externa não incluem apenas campanhas de marketing, mas também as coisas que você usa para alcançar investidores, fornecedores e acionistas. Isso significa que eles podem incluir slides, apresentações, material de vendas e muito mais.

• • Estratégias de rede: uma estratégia de comunicação externa também pode incluir uma campanha de rede que permite que você construa sua conexão externa. No mundo digital de hoje, muitas redes acontecem online, por meio de conexões com agências de relações públicas, agências de redes sociais e influenciadores digitais. No entanto, ainda há muitas oportunidades de expandir sua marca por meio de eventos e seminários.

Tipos de comunicação externa: maneiras de fazer uma conexão

Agora que você tem uma resposta básica para a pergunta “O que é comunicação externa?” e você sabe como diferenciá-lo de suas campanhas internas, pode começar a explorar as diferentes maneiras de se conectar com seu público externo.

Frequentemente, as estratégias de comunicação externa que você usa dependem de vários fatores. Tudo, desde o posicionamento de sua marca até suas metas de marketing e até mesmo seu orçamento, pode afetar a aparência de suas comunicações externas. Embora não haja uma solução única para todos para acessar as vantagens da comunicação externa, a maioria das estratégias inclui alguns dos seguintes elementos:

1. Conteúdo do site e blogs

A criação de sites, SEO e marketing de conteúdo não são apenas maneiras de anunciar seu negócio. Embora todos sejam eficazes para ajudar a construir seus resultados financeiros, eles também fornecem muitas informações importantes sobre sua empresa. Afinal, sempre que alguém no mercado de hoje pensa em fazer negócios com uma marca, a primeira coisa que faz é “Google” para ver se ele tem presença na web.

Há um bom motivo pelo qual os profissionais de marketing que fazem blogs têm 13 vezes mais probabilidade de obter um bom ROI. As empresas que possuem blogs também geram até 67% mais leads do que seus pares. Quando se trata de construir sua estratégia de comunicação externa, seu site se torna o centro de todas as suas outras campanhas de construção de marca. Cada postagem que você cria é outra página indexada em seu site, tornando cada vez mais provável que seus clientes o encontrem ao pesquisar online. Seus esforços de marketing de conteúdo também mostrarão aos mecanismos de pesquisa que seu site está ativo, o que o ajuda a chegar mais rapidamente ao topo dos resultados de pesquisa. Além do mais, com uma seção de comentários e página de contato, você garante que a comunicação ocorre em ambos os sentidos.

2. Eventos e conferências ao vivo

Ao explorar a comunicação interna e externa nos negócios, é importante lembrar que você precisa de uma ampla gama de estratégias para atrair um público amplo. Embora seus blogs possam chamar a atenção de seus clientes B2C, é provável que você precise de outra maneira de interagir com potenciais parceiros, acionistas, revendedores e parceiros profissionais. Eventos ao vivo, seminários e conferências são uma ótima maneira de impulsionar sua estratégia de comunicação corporativa externa.

Embora seja seguro dizer que existem muitas estratégias de B2B e sites de relacionamento como o LinkedIn por aí que ajudarão com o lado corporativo de suas comunicações externas, ainda existem poucas coisas mais eficazes do que uma interação face a face quando você deseja desenvolver um relacionamento lucrativo com alguém.

3. Email e boletins informativos

Para a maioria das empresas de hoje, o e-mail é uma forma eficaz de marketing. No entanto, o e-mail não é apenas uma forma de mostrar novas ofertas aos seus clientes e tentar vender seus produtos. É também uma maneira poderosa de construir relacionamentos com vários grupos em sua rede externa. Com a segmentação, você pode agrupar suas campanhas de e-mail em soluções para acionistas, clientes e investidores e, em seguida, refinar cada um desses grupos ainda mais.

4. Redes sociais

A mídia social emergiu como uma das ferramentas de comunicação externa mais importantes para muitas marcas. Na verdade, é tão eficaz quando se trata de melhorar as comunicações rápidas e eficientes, que também se torna parte da rede de comunicação interna. Para uma estratégia de comunicação externa eficaz usando as mídias sociais, você precisará descobrir que tipo de plataformas seu público usa para se conectar.

Depois de saber onde estão seus clientes, você pode começar a construir sua estratégia de mídia social para atendê-los. Lembre-se de que as comunicações externas não envolvem apenas publicidade. 67% dos consumidores usam as mídias sociais para fazer perguntas sobre o atendimento ao cliente, então você deve estar pensando em como responder às perguntas dos clientes também.

5. Comunicados à imprensa

Finalmente, embora os comunicados à imprensa possam não ser as soluções de comunicação externa mais modernas ou de alta tecnologia do mercado hoje, eles ainda são uma forma eficaz de divulgar as notícias mais recentes sobre o seu negócio. Comunicados à imprensa emitidos por meio de páginas de jornalismo e veículos de mídia de boa reputação ajudam a melhorar sua reputação e credibilidade como marca. Eles também garantem que você se conecte com novos clientes ou investidores potenciais em diferentes canais.

Além de comunicados à imprensa, as empresas também podem organizar entrevistas e coletivas de imprensa para fazer anúncios importantes sobre mudanças em sua organização. Por exemplo, você pode querer falar sobre sua última reformulação de marca usando um porta-voz oficial ou uma entrevista com uma publicação de marca.

Como melhorar radicalmente sua estratégia de comunicação externa

Nesse ponto, você deve estar preparado para começar a construir a estrutura para sua definição de comunicação externa. Lembre-se de que, se feito corretamente, as comunicações externas podem ter um impacto significativo no crescimento de sua marca. Eles não apenas ajudam a gerar o interesse e a atenção de que você precisa ao lançar sua empresa pela primeira vez, mas também oferecem a oportunidade de criar relacionamentos poderosos e positivos para o desenvolvimento de longo prazo de sua marca.

Se você estiver pronto para tirar o máximo proveito de sua estratégia de comunicação externa, verifique as seguintes dicas:

1. Conheça o seu público

Todos os melhores truques de comunicação, truques de marketing e estratégias de rede do mundo não o ajudarão se você não estiver falando a língua do seu público. Antes de decidir como deseja enviar suas mensagens, você precisa ter certeza de que sabe para quem deseja que as mensagens sejam recebidas. É provável que sua estratégia de comunicação externa contenha vários segmentos de público diferentes, incluindo:

• • Investidores e acionistas: pessoas fora da empresa que ajudam a manter o crescimento do seu negócio.

• • Influenciadores e parceiros: os indivíduos com quem você pode querer trabalhar no futuro para desenvolver sua marca.

• • Clientes e clientes: as pessoas que compram seus produtos ou investem em seus serviços.

Cada um desses grupos terá suas próprias motivações distintas para trabalhar com sua marca. Criar uma persona exclusiva para cada grupo dará a você o foco necessário para se conectar com as pessoas certas e gerar respostas positivas.

2. Escolha as plataformas certas

Quanto mais você souber sobre seu público, mais poderá descobrir onde eles passam o tempo e onde poderá se comunicar melhor com eles. Por exemplo, você poderá alcançar um grande número de seus clientes por meio da mídia social, mas talvez precise trabalhar com uma publicação do setor para se conectar com parceiros e investidores.

Existem várias plataformas para ajudá-lo a transmitir sua mensagem, incluindo rádio, televisão, comunicados à imprensa e eventos presenciais. A plataforma certa dá volume às suas comunicações e melhora o seu ROI.

3. Não se gabar: agregue valor real

Um dos maiores erros que as empresas cometem quando se trata de comunicação externa nos negócios é que tentam fazer o máximo de barulho possível, sem realmente entregar nada de valor. Ao construir sua empresa pela primeira vez, você pode pensar que investir muito tempo e esforço em sua estratégia de comunicação externa o ajudará a crescer mais rápido. No entanto, a verdade é que os melhores resultados vêm de pensar cuidadosamente cada parte do seu plano de comunicação para que você possa agregar valor a cada um dos segmentos de seu público.

Não fale apenas sobre como seu negócio ou produto é incrível. Pense no que seus investidores precisam saber antes de entrar em contato com você – por exemplo, qual é o seu lucro médio anual ou como você entrega o ROI? Considere o que preocupa seus clientes e como você pode mostrar que compartilha seus valores. As comunicações externas não são apenas gritar no vazio, mas também fazer uma conexão e ressoar com o seu público.

Dicas para apoiar sua definição de comunicação externa

Existem muitos artigos por aí hoje que discutem como você pode melhorar sua estratégia de comunicação interna com treinamento, cultura corporativa e manifestos de marca. Mas e quando você quiser melhorar sua comunicação externa nos negócios?

Alcançar uma comunicação eficaz com o mundo exterior é essencial quando você deseja aprimorar a imagem que criou para sua marca e desenvolver o relacionamento que você tem com seus clientes. Para a maioria das organizações, o caminho para o sucesso é pavimentado com análises. Afinal, quanto mais você aprende sobre as pessoas com quem está se comunicando, mais pode aprimorar suas mensagens. No entanto, as dicas a seguir certamente ajudarão você a começar no caminho certo.

1. Seja identificável

Você já percebeu como é muito mais fácil se comunicar com alguém se você compartilhar seus pontos de vista e valores? Ao projetar suas estratégias de comunicação externa, certifique-se de avaliar cuidadosamente suas personas de usuário e pensar sobre as diferentes preferências de cada segmento. Isso significa olhar para seus acionistas, parceiros, consumidores (e mais) e encontrar pontos pelos quais você possa se identificar com eles. Por exemplo, acionistas e clientes podem apreciar mais uma marca se seus esforços de comunicação externa incluírem atualizações regulares.

2. Conheça o valor da repetição

No mundo das comunicações externas, é importante encontrar um bom equilíbrio entre compartilhar ideias exclusivas e repetir suas mensagens principais. Às vezes, a comunicação eficaz consiste em explicar as mesmas coisas de maneiras diferentes, para que você possa tornar as informações de sua marca acessíveis a um grupo mais amplo de pessoas. Repetir certos aspectos da identidade da sua marca em suas campanhas de marketing, eventos e conversas com acionistas ajuda a dar a você um nível de credibilidade que é crucial para o sucesso a longo prazo.

3. Ouça e responda

Uma coisa importante a lembrar sobre a comunicação é que é uma via de mão dupla. Em outras palavras, quando você está tentando se conectar com seu público, você não deve apenas gritar coisas para eles ou inundá-los com materiais de marketing. Em vez disso, você deve ouvir ativamente o que sua rede externa deseja de você e responder na mesma moeda. Use a mídia social para responder às perguntas dos clientes e envolvê-los no crescimento de sua marca. Organize sessões de perguntas e respostas junto com suas apresentações para comerciantes e acionistas. Quanto mais você ouve, mais fácil é coletar informações úteis sobre sua empresa.

4. Tenha uma voz única

As comunicações externas são uma parte importante de sua estratégia de marca. Como tal, são uma boa forma de mostrar o seu tom de voz e personalidade únicos. Lembre-se de que sua comunidade externa está procurando motivos para se conectar com você. Seja um investidor se perguntando onde colocar seu dinheiro ou um cliente, você precisa ter certeza de que está causando o impacto certo. Não copie apenas o que seus concorrentes estão fazendo. Analise o que já está disponível em seu mercado e encontre uma maneira de tornar sua comunicação o mais atraente e envolvente possível. Torne suas apresentações presenciais interativas com a tecnologia VR e AR. Sirva seus clientes com suporte de mídia social. Atraia parceiros com amostras de seus produtos e apresentações envolventes. Faça da comunicação uma experiência.

5. Lembre-se do vídeo

Por fim, lembre-se do poder do vídeo para suas campanhas de comunicação externa. O vídeo é uma ótima maneira de compartilhar conteúdo com seu público e, ao mesmo tempo, melhorar a reputação de sua empresa. Além disso, os vídeos podem desempenhar um papel vital na entrega de respostas personalizadas e rápidas para questões de RP ou quando você precisa conquistar a confiança das partes interessadas.

Desenvolvimentos recentes, como o vídeo ao vivo do Facebook, podem ser particularmente úteis para comunicações externas, pois permitem que você hospede sessões de perguntas e demonstrações em uma plataforma naturalmente ativa.

Descobrindo as vantagens das comunicações externas

Em última análise, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de ignorar as vantagens das comunicações externas.

A estratégia de comunicação externa certa não apenas ajuda a construir o conhecimento da marca, mas também pode impulsionar suas vendas e ajudar a criar estratégias para crescimento futuro. Com uma agência de comunicação externa, você pode:

• • Informar: Eduque seus clientes, acionistas e qualquer outra pessoa com interesse em sua empresa sobre o que você defende, o que vende e para onde está indo.

• • Sustentação: as comunicações externas são importantes porque permitem que você mantenha relacionamentos duradouros com sua comunidade externa. As comunicações certas mantêm sua marca na mente por mais tempo, para que você nunca perca o contato com as pessoas que importam.

• • Engajamento: o engajamento costuma estar no centro de qualquer negócio de sucesso. Uma estratégia de comunicação externa pode manter sua conversa com seus clientes, parceiros e outras partes externas.

• • Venda: O marketing é uma parte importante de muitas estratégias de comunicação externa. Com ele, você pode mostrar aos compradores o que torna seu produto ou serviço tão valioso e convencer os investidores de que você vale o dinheiro deles.

• • Crescer: as vantagens da comunicação externa significam que você pode expandir seus negócios de forma consistente com novas conexões e relacionamentos. Tudo, desde seu site até seus eventos e campanhas de mídia social, ajuda você a engajar os clientes existentes e novos usuários em potencial.

Construir uma estratégia de comunicação externa é complicado. Exige que você pense cuidadosamente sobre como pode traduzir a mensagem de sua marca no idioma certo para uma gama de públicos diferentes. No entanto, quando usada corretamente, as comunicações externas também podem ajudá-lo a atingir muitos objetivos importantes da marca.

O importante a lembrar é que a comunicação externa não é apenas sobre marketing, é sobre ter discussões reais e valiosas com as pessoas fora da sua marca. Por meio dessas discussões, você pode desenvolver percepções úteis sobre como tornar seu negócio o mais lucrativo possível. A comunicação é a chave para qualquer bom relacionamento, certifique-se de ter a estratégia certa para sua marca.