Última atualização em 03/05/2021
Os recibos servem como um documento para pagamentos de clientes e como um registro de vendas.
Se você deseja fornecer um recibo a um cliente, pode escrevê-lo à mão em um pedaço de papel ou criar um digitalmente usando um modelo ou sistema de software.
Se você planeja fazer negócios, é importante que saiba como redigir um recibo de forma adequada para a documentação adequada, para fins fiscais e para proteger você e seus clientes.
Escrever recibos é um processo que muitas empresas precisarão fazer, para seus próprios registros e os de seus clientes. Os recibos variam em conteúdo e estilo e não há um padrão definido.
O que é um recibo?
Um recibo é um documento fornecido por uma empresa a seus clientes sempre que um produto ou serviço é vendido. É a prova de compra do comprador.
Normalmente, ele mostrará:
- a data e hora da compra
- o número de itens comprados e preços totais
- o nome e a localização da empresa da qual os itens foram comprados
- Qualquer IVA cobrado
- método de pagamento
- Política do retorno.
Como preencher um recibo – Passo á Passo
Escrevendo um recibo
1 – Compre um livro de recibos para facilitar a redação dos recibos. Você pode comprar um livro de recibos autocopiativo de 2 partes online ou em uma loja de materiais de escritório ou em um que tenha várias folhas de papel carbono reutilizáveis.
Esses livretos são geralmente pré-numerados e já têm os títulos do recibo no lugar.
Certifique-se de obter livretos com formulários de 2 partes para obter uma cópia que você possa guardar para seus registros.
Se você não tiver um livreto em mãos, pode simplesmente escrever os recibos em um pedaço de papel e fotocopiá-los.
2 – Escreva o número do recibo e a data no canto superior direito. Escreva a data completa em que você fez a venda e um número de recibo cronologicamente ordenado abaixo dela.
Cada recibo deve ter um número para que você possa acompanhar cada venda ao longo do dia.
Para o número do recibo, comece com 001 e aumente um número para cada recibo.
Você pode fazer isso com antecedência para que não precise escrevê-lo sempre que fizer uma venda.
Por exemplo, o canto superior direito do recibo seria algo como:
- 20 de janeiro de 2019
004 - Você pode redefinir os números dos recibos todos os dias, contanto que também escreva a data em cada recibo.
- A maioria dos livretos de recibo já terá um número de recibo diferente para cada recibo.
3 – Escreva o nome da sua empresa e as informações de contato no canto superior esquerdo. Escreva o número de telefone e endereço de sua empresa sob o nome da empresa.
Você também pode incluir outros detalhes, como o site, contas de mídia social e / ou horário de funcionamento.
Essas informações servirão como prova de que sua empresa fez a venda e ajudarão o cliente a entrar em contato com você, se necessário.
- Se você não tem uma empresa, escreva seu nome completo em vez do nome da empresa.
4 – Pule uma linha e anote os itens comprados e seus custos. Escreva o nome do item no lado esquerdo do recibo e escreva o custo de cada item no lado direito do recibo.
Se você vendeu mais de um item, liste os itens e seus preços em uma linha.
Por exemplo, uma lista detalhada em um recibo deve ser semelhante a:
- Papel higiênico ……… .. $ 4
- Pente ……………… $ 3
- Hidratante ……… … $ 20
5 – Escreva o subtotal abaixo de todos os itens. O subtotal é o custo de todos os itens antes dos impostos e taxas adicionais. Some o custo de cada um dos itens que você vendeu e escreva o número total na lista de preços dos itens.
Para ser preciso, use uma calculadora para somar os itens.
O subtotal deve ser semelhante a:
- Papel higiênico ……… .. $ 4
- Pente ……………… $ 3
- Hidratante ……… … $ 20
- SUBTOTAL ……… .. $ 27
6 – Adicione impostos e outros encargos ao subtotal para o total geral. Liste o nome do imposto ou encargos adicionais no lado esquerdo do recibo e transcreva seu custo no lado direito do recibo.
Em seguida, adicione quaisquer taxas e impostos aplicáveis ao subtotal para obter o total geral ou o valor que o cliente deve pagar.
O total geral deve ser semelhante a:
- SUBTOTAL ……… .. $ 27
- Imposto sobre vendas …………. $ 5,50
- Frete ………… .. $ 3
- GRAND TOTAL… .. $ 35,50
Baixe um modelo de recibo para uma solução digital fácil. Se você estiver fornecendo um recibo para alguém online, pode ser mais fácil escrever o recibo no computador.
Nesse caso, pesquise os modelos de recibo online e baixe um que se adapte às suas necessidades.
Em seguida, preencha todos os campos aplicáveis usando um processador de texto e envie ao cliente uma cópia do recibo.
Lembre-se de incluir a data de venda para qualquer recibo que você escrever.
Baixe apenas modelos de sites que pareçam confiáveis.
Fazendo um recibo digital
1 – Baixe um modelo de recibo para uma solução digital fácil. Se você estiver fornecendo um recibo para alguém online, pode ser mais fácil escrever o recibo no computador.
Nesse caso, pesquise os modelos de recibo online e baixe um que se adapte às suas necessidades.
Em seguida, preencha todos os campos aplicáveis usando um processador de texto e envie ao cliente uma cópia do recibo.
- Lembre-se de incluir a data de venda para qualquer recibo que você escrever.
- Baixe apenas modelos de sites que pareçam confiáveis.
2 – Use o software para criar recibos com uma aparência profissional. Compare programas de software de geração de recibos pagos e gratuitos e baixe o que melhor se adapta às suas necessidades.
Configure o programa e preencha o nome da sua empresa e informações na guia de configurações.
Então, é só uma questão de preencher corretamente os campos aplicáveis.
Assim que terminar, o programa irá gerar um recibo com aparência profissional para você entregar ao cliente e irá registrar o recibo em seu banco de dados para que você possa consultá-lo mais tarde.
- Os programas de recibo populares incluem NeatReceipts, Certify e Shoeboxed.
- Você também pode fazer upload do logotipo da sua empresa para que apareça na cópia do recibo do cliente.
3 – Use um sistema POS para um gerenciamento de recebimento altamente preciso. Um POS, ou sistema de ponto de venda, é um sistema que ajuda a rastrear despesas comerciais, vendas, recebimentos e pode processar pagamentos como cheques e cartões de crédito.
Este sistema irá gerar automaticamente um recibo para o cliente no ponto de venda e registrar a venda em seu banco de dados.
Compare diferentes sistemas POS online e escolha aquele que se adapta às suas necessidades.
Em seguida, baixe o sistema em seu computador e trabalhe com o suporte ao cliente para obter recibos automáticos gerados toda vez que você fizer uma venda.
- Os sistemas populares de PDV incluem Vend, Shopify e Square Up.
- Muitos sistemas POS agora podem ser baixados em seu telefone, tablet ou computador.
Quando devo emitir um recibo?
É aconselhável que uma empresa emita algum tipo de recibo a todos os clientes. Isso é fornecido sempre que um cliente paga por bens ou serviços oferecidos por uma empresa. Um recibo pode ser simplesmente assinar e datar uma fatura para mostrar que ela foi paga.
Um recibo também é uma documentação importante para manter seus registros comerciais e preparar suas declarações de impostos, portanto, é vital que você mantenha cópias arquivadas com segurança.
Que informações devo colocar em um recibo?
Se você vende um produto ou serviço, o recibo fornecido ao cliente deve conter o seguinte:
- Os detalhes da sua empresa, incluindo nome, endereço, número de telefone e / ou endereço de e-mail
- A data da transação mostrando a data, mês e ano
- Uma lista de produtos ou serviços mostrando uma breve descrição do produto e a quantidade vendida
- O valor da transação com o valor total dividido para mostrar o valor líquido, o IVA (se o IVA foi adicionado) e quaisquer descontos
- O método de pagamento – ou seja, dinheiro, cartão de crédito ou débito, etc.
Como posso emitir um recibo?
Existem várias maneiras de emitir um recibo. O recibo pode ser emitido em papel ou eletronicamente. Pode ser manuscrito ou digitado.
Eletronicamente
Muitas pequenas caixas registradoras contêm impressoras integradas para a produção de recibos.
Eles também possuem um software que permite programar taxas e códigos de impostos diretamente no cadastro, para que todos os cálculos sejam feitos automaticamente.
Além disso, os recibos digitais são uma opção – esse método de fornecimento de recibos está se tornando cada vez mais popular.
Depois de produzido, o recibo é enviado por e-mail diretamente para o cliente. Ferramentas de pré-contabilidade, como o Receipt Bank, oferecem essa opção e são gratuitas para avaliação.
É uma boa escolha se você deseja reduzir o tempo que gasta com o administrador.
Papel
Se você não tiver um software para produzir um recibo digital, um recibo escrito à mão também funcionará.
Um livro de recibos pode ser comprado facilmente em uma papelaria e geralmente oferece duas cópias por recibo (uma para o cliente e outra para seus registros).
Como alternativa, existem muitos modelos de recibo disponíveis online que você pode baixar para usar ou pode criar seu próprio modelo do zero, no Microsoft Word, por exemplo.
Preciso manter uma cópia de todos os recibos?
É aconselhável manter registros de todos os recibos pelo mesmo período de tempo em que outros documentos comerciais são retidos (que é de no mínimo seis anos).
Se a sua empresa estiver registrada para efeitos de IVA, você precisará de uma cópia de um recibo de IVA válido quando solicitar a devolução do IVA.
Como redigir um recibo de fatura
Se a sua empresa aceita dinheiro de qualquer forma, é um bom atendimento ao cliente dar um recibo a um cliente que o solicite.
Você não receberá essa solicitação com frequência para produtos ou serviços faturados, porque a maioria dos clientes paga as faturas em cheque, cartão de crédito ou cartão de débito.
Todos esses métodos de pagamento possuem comprovante de pagamento embutido nas demonstrações financeiras de seus clientes.
Se um cliente lhe pede um recibo ou precisa de um recibo porque pagou à sua empresa o valor de uma fatura em dinheiro, há muitas opções disponíveis
Fatura Paga
A maioria dos softwares de contabilidade inclui a opção de imprimir uma cópia de uma fatura com os pagamentos aplicados.
Primeiro você recebe o pagamento de seus clientes. Aplique o pagamento à fatura do seu cliente.
Imprima uma cópia da fatura.
Se o cliente pagou a fatura integralmente, o software imprimirá “PAGO” na parte superior da fatura e o saldo devedor será zero.
Se o cliente fez um pagamento parcial, a fatura mostrará o saldo original, o valor que o cliente pagou e o saldo restante não pago.
Recibo de software
Muitos programas de contabilidade para pequenas empresas têm uma opção, raramente usada, de imprimir um recibo de pagamentos que a empresa recebe.
Verifique seu software para ver se é possível imprimir um recibo. Se for, aplique o pagamento à fatura correta e, em seguida, imprima o recibo, seguindo as instruções do seu software de contabilidade.
Modelo
Se você não deseja comprar um livro de recibos de uma loja de materiais de escritório, existem modelos de recibos gratuitos disponíveis online de empresas como a Microsoft e a Apache.
Existem muitas opções disponíveis, portanto, selecione o modelo de recibo que melhor atende às suas necessidades.
Além disso, se você tiver as habilidades para fazer isso, poderá criar seu próprio modelo de recibo.
Use um recibo real como modelo para incluir todos os campos importantes.
Selo Pago
Você também pode dar ao seu cliente uma cópia da fatura com o carimbo “PAGO” como prova do pagamento.
Compre um selo “PAGO” em uma loja de materiais para escritório.
Existem selos que incluem datas que você pode ajustar e selos onde você deve escrever a data à mão. Imprima uma cópia da fatura do cliente e carimbe o pagamento.
A maioria desses selos inclui uma linha onde você rubrica ou assina seu nome. Esse recurso é importante para que seu carimbo pago seja autêntico.
Conclusão
Agora que você sabe o básico sobre como redigir um recibo, recomendamos o uso dos métodos escritos neste post para que você proteja a si mesmo e ao seu cliente.
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