Última atualização em 24/10/2021
Aprenda neste guia o que é kanban, e como usar em qualquer ocasião. Com que frequência as reuniões da sua equipe começam com esta pergunta:
Então, no que você está trabalhando novamente?
Toda conversa ou reunião com sua equipe não precisa começar com um resumo de atualizações chatas. Todos já devem saber exatamente quem está trabalhando no quê – a qualquer momento.
Se isso soa como felicidade organizacional, é hora de sua equipe adotar o método kanban .
O Kanban é um método visual para gerenciar e processar o trabalho. De acordo com Atlassian , líder em metodologia ágil, “Kanban é sobre como visualizar seu trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência (ou fluxo). As equipes do Kanban se concentram em reduzir o tempo necessário para levar um projeto (ou história do usuário) do início ao fim. ”
A estrutura kanban se originou em uma fábrica da Toyota e foi popularizada pelas equipes de desenvolvimento de software ágeis, graças à sua flexibilidade e capacidade de permitir que as equipes trabalhem de maneira mais rápida e eficiente.
Os princípios básicos do kanban são aplicáveis a quase todos os setores, por isso faz sentido que a metodologia esteja ganhando popularidade entre todos os tipos de equipes ágeis, como marketing, vendas, recrutamento e até operações.
Vamos dar uma olhada mais profunda nessa maneira transformadora ou no trabalho e como sua equipe pode aplicá-la aos seus projetos – perguntas menos redundantes e mais produtividade para todos!
Onde o Kanban se originou? – Uma Breve História do Kanban
Tudo começou no início dos anos 40. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (engenheiro industrial e empresário) para a Toyota Automotive no Japão. Foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as etapas da produção de maneira ideal.
Um dos principais motivos para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e a eficiência inadequadas da Toyota em comparação com suas rivais automotivas americanas. Com o Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção just-in-time flexível e eficiente, que aumentou a produtividade e reduziu o estoque de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados com alto custo.
Um sistema Kanban controla idealmente toda a cadeia de valor, do fornecedor ao consumidor final. Dessa forma, ajuda a evitar interrupções no fornecimento e excesso de estoque de mercadorias em várias etapas do processo de fabricação. O Kanban requer monitoramento contínuo do processo. É necessário prestar atenção especial para evitar gargalos que possam retardar o processo de produção. O objetivo é alcançar maior produtividade com menores prazos de entrega. Com o tempo, o Kanban se tornou uma maneira eficiente em uma variedade de sistemas de produção.
Kanban o que é?
Embora o kanban seja uma metodologia amplamente popular hoje em dia, sua gênese remonta à década de 1940.
O sistema foi criado por Taiichi Ohno, engenheiro e empresário da Toyota no Japão. Ele inspirou a metodologia em outra indústria (muito diferente) – supermercados e como eles estocam suas prateleiras.
Os supermercados gerenciam seu fluxo de estoque, estocando apenas produtos suficientes para atender à demanda do consumidor. A Toyota tinha um problema semelhante com o gerenciamento de estoque, então Ohno desenvolveu o “Kanban” para alinhar seus níveis de estoque com o uso real de materiais para fabricar seus automóveis.
Veja como funcionou:
- Os trabalhadores no chão de fábrica comunicavam seus níveis de capacidade em tempo real, passando um cartão entre as equipes.
- Quando os materiais na linha de produção estavam vazios, um Kanban foi passado para o armazém para informar à equipe o que era necessário.
- O armazém sinalizaria essa necessidade para o fornecedor, que poderia enviar o estoque para o armazém e depois voltar para o fornecedor.
Esse processo agora é conhecido como o processo de fabricação “just in time”.
Desde suas raízes de fabricação, o método kanban foi adotado pelas equipes de desenvolvimento de software quando popularizado por David. J Anderson em seu livro, Kanban: mudança evolutiva bem-sucedida para seus negócios de tecnologia . Ele explicou como as equipes podem implementar o kanban em seus processos existentes para se tornarem mais ágeis.
Como o desenvolvimento de software e produto pode ser volátil, requer mudança constante e possui várias iterações, a metodologia ágil serve como luz de orientação para as estruturas Kanban e Scrum.
A metodologia ágil é um conjunto de ideais e princípios que usam uma abordagem estruturada para gerenciamento e desenvolvimento. De acordo com a Agile Alliance , agile é uma mentalidade informada pelos valores do Agile Manifesto e seus 12 princípios:
“Agile é a capacidade de criar e responder a mudanças. É uma maneira de lidar e, finalmente, ter sucesso, em um ambiente incerto e turbulento. ”
A metodologia ágil é posta em prática com scrum e kanban. Os princípios para essas duas estruturas são os mesmos, mas como eles realmente funcionam são diferentes:
- O Kanban trata da visualização do trabalho, da limitação do trabalho em andamento e da maximização da eficiência. É um processo para melhoria constante no fluxo e na qualidade do trabalho.
- O Scrum é a prática de trabalhar em intervalos definidos, também conhecidos como “sprints”, com o objetivo de coletar rapidamente informações e comentários e implementá-los no trabalho.
As diferenças nos métodos de trabalho entre kanban e scrum:
Scrum |
Kanban |
|
|---|---|---|
| Cadência | Sprints regulares de duração fixa (ou seja, 2 semanas) | Fluxo contínuo |
| Metodologia de liberação | No final de cada sprint | Entrega contínua |
| Funções | Proprietário do produto, scrum master, equipe de desenvolvimento | Nenhuma função necessária |
| Métricas principais | Velocidade | Prazo de execução, tempo de ciclo, WIP |
| Mudar filosofia | As equipes não devem fazer alterações durante o sprint. | A mudança pode acontecer a qualquer momento |
Como o Kanban funciona? – O conceito
O Kanban é um sistema de gerenciamento de mudanças evolutivas sem interrupções. Isso significa que o processo existente é aprimorado em pequenas etapas. Ao implementar muitas pequenas alterações (em vez de grandes), o risco para o sistema geral é reduzido. A abordagem evolutiva do Kanban leva a pouca ou nenhuma resistência na equipe e nas partes interessadas envolvidas.
O primeiro passo na introdução do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Isso é feito na forma de um Quadro Kanban composto por um quadro branco simples e notas ou cartões. Cada cartão no quadro representa uma tarefa.
Em um modelo clássico de placa Kanban, há três colunas, como mostra a figura acima:
- “A Fazer”: Esta coluna lista as tarefas que ainda não foram iniciadas. (também conhecido como “lista de pendências”)
- “Fazendo”: Consiste nas tarefas que estão em andamento.
- “Concluído”: Consiste nas tarefas concluídas.
Essa visualização simples por si só leva a uma grande transparência sobre a distribuição do trabalho, bem como a gargalos existentes, se houver. Obviamente, os painéis Kanban podem mostrar fluxos de trabalho elaborados, dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e da necessidade de visualizar e examinar partes específicas do fluxo de trabalho para identificar gargalos e removê-los.
O conceito de FLUXO do Kanban
No cerne do Kanban está o conceito de “Fluxo”. Isso significa que os cartões devem fluir pelo sistema o mais uniformemente possível, sem longos tempos de espera ou bloqueios. Tudo o que atrapalha o fluxo deve ser examinado criticamente. O Kanban possui diferentes técnicas, métricas e modelos e, se forem aplicados de forma consistente, podem levar a uma cultura de melhoria contínua (kaizen).
O conceito de Flow é crítico e, medindo as métricas de Flow e trabalhando para aprimorá-las, você pode melhorar drasticamente a velocidade de seus processos de entrega, reduzindo o tempo de ciclo e melhorando a qualidade de seus produtos ou serviços, obtendo feedback mais rápido de seus clientes – internos ou externos. externo.
Estes são tratados com grande detalhe no livro intitulado ” Actionable Agile “, de Dan Vacanti.
Limites WIP do Kanban
Um aspecto fundamental do Kanban é reduzir a quantidade de tarefas multitarefas que a maioria das equipes e profissionais do conhecimento estão propensos a fazer e, em vez disso, incentivá-los a “Parar de Começar! And Start Finishing! ”, Um mantra cunhado pelo Dr. Arne Roock (do www.Software-Kanban.de). WIP – Trabalho em andamento – Os limites definidos em cada estágio do fluxo de trabalho em um quadro Kanban incentivam os membros da equipe a concluir o trabalho em mãos e, somente então, realizar o próximo trabalho.
A maneira Kanban de organizar projetos e tarefas
Como o Kanban é um fluxo de trabalho visual, ele usa uma placa física ou digital para planejar e rastrear tarefas. Um quadro kanban usa cartões, colunas e o conceito de melhoria contínua para controlar e comprometer uma equipe ao trabalho que precisa ser concluído continuamente.
David Anderson, um dos avós dessa metodologia, estabeleceu a estrutura para a estrutura do conselho kanban. Possui cinco componentes:
- Sinais visuais (normalmente cartões)
- Colunas ou listas
- Limites do trabalho em andamento
- Um ponto de compromisso
- Um ponto de entrega
Um dos fluxos de trabalho kanban mais comuns e simples é “Tarefas”, “Em andamento” e “Concluído”, e todas as listas adicionais, dependendo da complexidade do projeto. Vamos usar este quadro do Trello para nos aprofundar em cada elemento de um quadro kanban.
- Lista de pendências: é nesta lista que as tarefas do projeto são divididas em cartões individuais. Essa lista também abriga tarefas nas quais a equipe pode querer trabalhar ou precisará trabalhar no futuro, mas ainda não deve ser movida para a lista “Tarefas pendentes”.
- Design: Esta lista serve como o espaço no qual os cartões do backlog são movidos para se tornarem mais detalhados. É quando a equipe precisa fazer mais pesquisas ou projetos antes de avançar.
- Tarefas : Uma vez que a tarefa é totalmente desenvolvida, ela é movida para aqui para sinalizar à equipe que está pronta para ser trabalhada. Nesse ponto, um membro da equipe é designado para possuir a tarefa e as datas de vencimento são definidas.
- Fazendo: Como a equipe está trabalhando em suas tarefas, eles movem os cartões para esta lista. De relance, toda a equipe pode ver quem está trabalhando no quê de relance. Os cartões do Trello também facilitam a colaboração e a realização de perguntas sobre determinadas tarefas, graças à funcionalidade de comentários.
- Revisão / teste: Quando a tarefa está quase concluída, ela é movida para esta lista para sua revisão ou segundo conjunto de olhos. (No modelo acima, o exemplo usado é “Revisão de código”, mas pode ser um estágio de revisão para qualquer trabalho!)
- Concluído: Depois que a tarefa é revisada e aprovada, ela é movida para esta lista! Sugira o confete – sua equipe está realizando suas tarefas 🎉
Lembre-se – o principal objetivo do método Kanban é controlar o trabalho em andamento . Isso significa que a equipe deve trabalhar apenas algumas tarefas por vez para um determinado projeto. Ao limitar a quantidade de trabalho em andamento, toda a equipe pode identificar facilmente quais tarefas precisam de suporte ou de tempo adicional para serem concluídas. O treinador ágil de Atlassian explica:
“Os limites de WIP melhoram a taxa de transferência e reduzem a quantidade de trabalho” quase pronto “, forçando a equipe a se concentrar em um conjunto menor de tarefas. Em um nível fundamental, os limites do WIP incentivam uma cultura de “feito”. Mais importante, os limites de WIP tornam visíveis os bloqueadores e gargalos. ”
Para garantir que as tarefas, os projetos e a equipe estejam em um estado constante de fluxo (pense no yoga da manhã de domingo, mas no estilo da área de trabalho), sua equipe pode usar os seguintes itens de força do Trello:
- Inicialização dos limites da lista: Esta inicialização permite definir um limite para o número de cartões que podem existir em uma lista. Quando muitos cartões são adicionados a uma lista, a lista será destacada automaticamente para fornecer a todos uma pista visual de que uma parte do fluxo de trabalho está preenchendo com gargalos.
- Power-Up do envelhecimento do cartão : Você tem muitas idéias na sua lista de pendências? Use o Power-Up de Envelhecimento de Cartas para identificar facilmente quais cartas do tabuleiro não estão ativas. Os cartões mais antigos começam a mudar visualmente sua aparência para que você saiba que é hora de tirar o pó deles.
- Inicialização das aprovações : depois que as placas são movidas para qualquer uma das listas de revisão, você pode ativar esta Inicialização para que os gerentes possam aprovar tarefas com um clique de um botão (e todos recebem o sinal de quando podem mover a tarefa para “Concluído ”).
Independentemente de onde ou quando os membros da equipe estiverem trabalhando em um determinado dia, um quadro Kanban digital facilita o acesso a uma visão compartilhada de todo o trabalho, a colaboração com outras pessoas e a atualização valiosa. Um quadro Kanban no Trello também serve como uma “fonte de verdade”, graças à capacidade de comentar em cartões, anexar arquivos e muito mais.
O método kanban é uma das maneiras mais produtivas, flexíveis e transparentes para as equipes trabalharem juntas.
5 maneiras não técnicas de usar o Kanban
O método kanban é um fluxo de trabalho interessante porque é realmente adaptável. Só porque foi projetado em uma fábrica e depois popularizado pelas equipes de software, não significa que apenas certos tipos de equipes ou projetos possam usá-lo para organizar tarefas e realizar o trabalho. O Kanban é para todos – é até popular para rastrear projetos e tarefas pessoais !
Aqui estão algumas maneiras pelas quais todos os tipos de equipes e indivíduos estão usando o método Kanban no trabalho e em casa.
1. Para publicar artigos online
A equipe do The Telegraph usa o Trello para gerenciar seu processo de conteúdo digital. É um fluxo de trabalho que lhes permite desenvolver cada artigo por meio desse planejamento, produção e publicação. As listas não têm os mesmos títulos que a estrutura típica “Tarefa”, “Execução” e “Concluído”, mas este é um ótimo exemplo de como o fluxo de trabalho do kanban é adaptável à maneira como sua equipe trabalha.
Os artigos são criados como cartões no quadro e passam por cada lista à medida que são pesquisados, escritos, aprovados e publicados. Por exemplo, quando um cartão é movido para a lista “Conteúdo criado”, a equipe Jurídica é alertada de que o artigo está pronto para revisão.
Essa placa do Processo de publicação fornece um único local onde os produtores de conteúdo, a equipe de produção e os editores da Telegraph podem exibir o status de todo o conteúdo digital no pipeline de publicação. Ele permite que os funcionários vejam claramente quais tarefas são atribuídas a eles e sejam notificados quando novos trabalhos estiverem chegando.
2. Para o planejamento de projetos
Este conselho de gerenciamento de projetos é um ótimo local para os gurus da organização compreenderem o escopo e o plano dos projetos atuais e futuros.
As duas primeiras listas no quadro não servem como backlog típico, mas são um excelente ponto de referência para recursos e perguntas da ou para a equipe. O conselho passa para um fluxo de trabalho kanban típico, para que um gerente de projeto possa facilmente criar tarefas e entender quem está trabalhando no que a qualquer momento ou projeto.
Os gerentes de projeto podem usar este quadro para acompanhar um ou vários projetos, a fim de garantir que a equipe esteja trabalhando na tarefa e no prazo.
3. Para gerenciar um pipeline de vendas
Os quadros Kanban podem suportar processos fora da esfera do gerenciamento de projetos. Muitas organizações usam esse método (e o Trello) para gerenciar seu pipeline de vendas. Por exemplo, as bicicletas de Mike acompanham seu ciclo de vendas do início ao fim com um quadro Kanban no Trello.
Os clientes são adicionados como cartões à lista “Nova consulta” automaticamente por meio de uma integração com o Jotform. Como um membro da equipe os atende, eles são movidos pelo fluxo de trabalho com base em seu status no pipeline. As várias listas mostram à equipe, de uma só vez, se um cliente está com um pedido pendente ou precisa de acompanhamento. Uma vez configurados os equipamentos, o cartão do cliente é movido para a lista “Fechado” (também conhecido como “Estrada em uma bicicleta nova e brilhante”).
Como é fácil renomear listas, as equipes podem se divertir personalizando seus nomes e fluxos de trabalho para combinar com seu idioma e cultura internos – assim como o quadro Trello de Mike’s Bikes ‘!
4. Para planejar uma viagem
Quantas vezes você esqueceu de arrumar sua escova de dentes ou fazer uma reserva naquele restaurante imperdível para sua próxima viagem?
É fácil esquecer esses detalhes grandes e pequenos quando você está traçando o itinerário para sua próxima viagem ou férias . Use este quadro de Planejamento de viagens para gerenciar tudo o que você precisa fazer na preparação de sua viagem, adicionando tarefas às listas “Tarefas” e movendo-as pelo fluxo de trabalho à medida que você conclui cada uma.
Se você não quiser encher o tabuleiro com muitos cartões, poderá criar ‘Listas de verificação’ dentro de um cartão. Por exemplo, um cartão dedicado à embalagem pode ter uma lista de verificação para garantir que você não esqueça os itens necessários (você sabe, como aquela camisa que você nunca usou, mas insiste em trazer).
5. Por aprender um novo idioma para essa viagem internacional
Aprender um novo idioma exige tempo e prática consistentes. Você pode se tornar fluente em português o mais rápido possível, mas, sejamos honestos, é difícil !. Este quadro Aprender um idioma incentiva você a dividir esse objetivo de fluência em idiomas em tarefas pequenas e realizáveis.
Este fórum inspirado no Duolingo segue o método Kanban para acompanhar o progresso. As listas “Tarefas”, “Tarefas” e “Concluído” ajudam a planejar a imersão no idioma e na cultura. As listas adicionais para “Aprender” e “Aprendido” são uma maneira eficaz de acompanhar seus estudos e lições reais. Com este quadro, você pode acompanhar o seu progresso e até começar a pregar os sotaques regionais rapidamente, quando todas as cartas forem movidas para “Concluído” e “Aprendido”.
A maneira Kanban de manter a produtividade alta
O objetivo do método kanban é que indivíduos e equipes trabalhem de uma maneira que pareça menos irresistível … É difícil alcançar o mesmo nível de transparência e comunicação se sua equipe não puder ver o quadro geral e apenas falar em silos como e-mail e documentos (chato!).
Ao dividir os projetos em tarefas limitadas e limitar o trabalho em andamento, as equipes são capacitadas para entender rapidamente o que está funcionando e o que não é para um determinado projeto. Se as tarefas estão se tornando gargalos ou certos membros da equipe precisam de suporte, a natureza visual do quadro permite que todos vejam claramente quais áreas do processo ou projeto precisam ser aprimoradas.
Além disso, é realmente divertido mover essas cartas pelo tabuleiro e celebrar cada vez que uma tarefa é concluída 🍾
Se você está procurando uma nova maneira de acelerar os níveis de produtividade de sua equipe ou apenas deseja organizar melhor seus próprios projetos pessoais, você pode usar o Kanban.
