Última atualização em 09/07/2023
O onboarding é o que preenche a lacuna entre a experiência do candidato e do funcionário. Esta fase de transição é sutil e rápida, mas, quando dada a devida consideração e cuidado, compensa em dividendos a longo prazo.
A integração é um dos blocos de construção fundamentais do Hiring Success. Infelizmente, muitas vezes é um processo que é negligenciado e subestimado. Como introdução formal, um onboarding eficaz pode colocar novos funcionários no caminho do sucesso em sua empresa ou orientá-los na direção oposta.
Em uma época em que as empresas estão investindo mais do que nunca na aquisição e retenção de talentos – por que fazer algo menos do que guiar os funcionários, em cada etapa da jornada, para o sucesso total?
Vamos dar uma olhada no verdadeiro valor da integração, o que contribui para uma experiência de integração memorável, bem como o que sua empresa pode fazer para medir, construir e melhorar continuamente seu processo.
O que é Onboarding?
A integração de funcionários é o onboarding formal de novos funcionários em sua organização, fazendo com que eles se sintam bem-vindos e imersos na cultura de sua empresa, além de apresentá-los às ferramentas e equipes com as quais trabalharão.
A integração pode assumir muitas formas e formatos. Em algumas empresas, consiste em reuniões e apresentações nas quais os novos contratados aprendem passivamente políticas e procedimentos. Em outros, é um assunto muito mais descontraído e pode consistir em jogos, esquetes, fantasias, música forte e barras de limbo.
Não importa a abordagem, o principal objetivo da integração é garantir que os recém-chegados se sintam bem-vindos e confortáveis em seu novo ambiente e fornecer a eles as habilidades, o conhecimento e os recursos necessários para iniciar seu relacionamento de trabalho com sua empresa de forma positiva e produtiva .
Por que isso importa
De muitas maneiras, o onboarding não é tão diferente do primeiro dia de aula – uma experiência que é quase universalmente considerada causadora de ansiedade. Não precisa ser, no entanto.
Tudo o que é necessário para preencher a lacuna entre dois estranhos é um aperto de mão e um olá. Pense na integração como um aperto de mão estendido e olá; um quebra-gelo para facilitar a construção de relacionamentos entre novos contratados e seus colegas. Quanto mais cedo eles estiverem confortáveis, mais cedo eles se sentirão à vontade, confiantes e prontos para mergulhar em seu trabalho.
Não fazer isso, no entanto, poderia deixar os funcionários se sentindo desintegrados, desengajados e, em última análise, desinteressados. Além disso, a ausência de um onboarding formal pode prejudicar a produtividade de novos funcionários, bem como de seus colegas e supervisores.
Não tome nossa palavra para isso, no entanto. De acordo com a Click Boarding, uma plataforma de tecnologia de RH com sede em Minnesota, existem alguns dados bastante convincentes que destacam a importância da integração.
- As empresas com um programa de integração envolvente retiveram 91% de seus funcionários do primeiro ano.
- Novas contratações com um programa de integração bem estruturado tiveram 69% mais chances de permanecer em uma empresa por até três anos.
- A integração melhora o ROI da empresa em mais de US$ 79.000/ano.
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Os essenciais
1) Não espere pelo primeiro dia
Como diz o velho ditado: “Por que deixar para amanhã o que você pode começar hoje?” A integração não é exceção. Você não precisa esperar até a orientação real para começar a trazer novas contratações para o rebanho.
Pequenos gestos como enviar um e-mail de boas -vindas ou uma nota escrita à mão para seus futuros colegas – ou incentivar sua equipe a entrar em contato no LinkedIn e dizer “oi” – são altamente incentivados durante o onboarding. Requer apenas alguns minutos do seu tempo e envia um sinal de aceitação aos recém-chegados que eles certamente apreciarão.
2) Todo mundo adora uma boa história
Você não pode esperar realisticamente que alguém que vai trabalhar para você se torne profissionalmente investido em sua empresa sem uma boa razão. Claro, você sempre pode argumentar que o pagamento é um bom motivador, mas os acordos transacionais só podem levá-lo até certo ponto. Além disso, os tempos mudaram e as prioridades dos funcionários no local de trabalho também.
Como você transmite a importância da sua empresa para as novas contratações, então? É bem simples, na verdade. Conte-lhes uma história honesta e à moda antiga.
Tente pensar em um amigo ou membro da família que possua o dom e cujas palavras possam encantar e deixá-lo fascinado, querendo saber mais. A narrativa pode ser cativante e persuasiva – isso se aplica não apenas a pessoas individuais, mas também a grupos de pessoas (empresas).
Pense sobre isso por um minuto. Há uma boa chance de você estar pelo menos um pouco familiarizado com a história de vida de alguém como Bill Gates; que fundou a Microsoft em uma garagem nos anos 70, em uma década se tornou o bilionário mais jovem de todos os tempos, aos 31 anos , e além de ser um empresário de enorme sucesso, dedicou-se a uma vida de filantropia. A história dele (e da Microsoft) é bem conhecida.
Nem toda empresa terá uma história para contar que esteja a par da da Microsoft, mas uma história de fundo dessa magnitude nem é necessária. Se você puder explicar honestamente o “quem”, o “o que” e o “porquê” da sua empresa, isso já a tornará mais relacionável do que um negócio impessoal cujas intenções e caráter são deixados para especulação.
Alguém em sua empresa certamente já tem um ótimo pitch de elevador para investidores. Monte um para as pessoas que investirão seu tempo e esforço no sucesso de sua empresa.
3) Forneça algum propósito
Ansiar por um propósito na vida é ser humano. Portanto, considerando o fato de que, como adultos, passamos a maior parte de nossas horas de vigília no trabalho, é lógico que as pessoas também anseiam por um propósito em suas carreiras.
Tenha isso em mente ao projetar seu onboarding. Qual objetivo sua empresa está tentando alcançar? Você tem metas e projetos para tornar esse propósito uma realidade? Isso não quer dizer que o propósito da sua empresa deva espelhar o de uma organização sem fins lucrativos se, por exemplo, for uma empresa de contabilidade. A definição exata de propósito é flexível. O importante é que você comunique claramente esse propósito durante a integração e depois.
Mesmo que seja um propósito simples e direto com metas e objetivos de apoio, ele ajudará sua força de trabalho a entender racionalmente o “como” e o “porquê” por trás de seu trabalho. Além disso, as pessoas tendem a ser mais cooperativas quando recebem um propósito/razão para suas ações.
4) O trabalho em equipe faz o sonho funcionar
Os principais ativos da sua organização são as pessoas que a fazem funcionar. Como as pessoas são animais sociais, é importante enfatizar valores como cooperação e confiança . Cultive uma apreciação por esses valores desde o primeiro dia, incorporando atividades relacionadas à sua integração. O desenvolvimento e manutenção das relações interpessoais no trabalho é uma tarefa permanente; impressionar a importância dessas relações desde o início.
5) Faça o papel de informante cultural
Certifique-se de que seus novos contratados conheçam o layout do escritório e os aspectos sociais que o acompanham. Por exemplo, se as pessoas da empresa costumam sair para tomar café à tarde, divulgue isso. Se jogos competitivos de pebolim são uma ocorrência regular, mas somente depois do almoço, informe-os. Dicas privilegiadas como essas ajudam os funcionários a entrar no redil com confiança.
6) Formas e Formalidades Formidáveis
Embora existam várias maneiras legais e não convencionais de tornar a experiência de integração realmente agradável, infelizmente existem outras que provavelmente nunca deixarão de ser um pouco chatas. Como preencher formulários de retenção de impostos estaduais e federais. No entanto, é uma parte muito importante do processo. Um que requer atenção aos detalhes, para o bem da sua empresa e dos funcionários que você está integrando.
Certifique-se de informar a si mesmo e aos novos funcionários sobre qual papelada terá que ser concluída antes do primeiro dia. Também é importante reservar um tempo para explicar detalhadamente as leis trabalhistas, regulamentos de segurança, requisitos de conformidade relacionados à empresa, bem como aqueles exigidos por órgãos governamentais locais, estaduais e internacionais. Por exemplo, os regulamentos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) ou a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA)
7) Seja visual e direto
Novos empregos podem ser assustadores. Às vezes, os novos contratados podem levar meses para se adaptar, entender todas as partes do trabalho e perceber como eles se encaixam no quadro geral. Há um monte de informações para absorver em primeiro lugar.
Portanto, se você puder encontrar uma maneira de explicar de forma clara e visual (indique seus organogramas!) a estrutura de sua empresa, a hierarquia de gerenciamento, a divisão geral do trabalho entre os departamentos e como tudo isso se relaciona fluxos de trabalho de novas contratações, isso definitivamente tornará toda a experiência um pouco mais digerível.
8) Seja engenhoso e amigável
Prepare seus funcionários para o sucesso, informando-os a quem recorrer se precisarem de algo. Lembre-se, pode demorar um pouco para ficar pronto durante as primeiras semanas (ou mais) no escritório. Os recém-chegados precisam de tempo para entrar no ritmo, estabelecer uma rotina, internalizar novos processos e assim por diante.
Inevitavelmente, eles terão muitas perguntas e lacunas em seu conhecimento. Isso não vem sem pelo menos um toque de ansiedade para a maioria das pessoas. Você pode ajudar a mitigar isso tendo recursos e repositórios de conhecimento para tudo relacionado aos processos, diretrizes, recursos e regulamentos da sua empresa. Isso pode ser algo tão simples quanto uma pasta compartilhada no Google Drive ou uma página completa do Confluence. Conhecimento é poder. Compartilhe.
Faça suas listas de verificação e verifique-as duas vezes
Dependendo do grau de envolvimento do onboarding da sua empresa, você – e os novos contratados que você integra – podem ter que cuidar de várias tarefas administrativas, como preencher formulários. Se você estiver integrando uma grande coorte, o número de tarefas que você enfrentará pode começar a se multiplicar rapidamente. Para ficar por dentro das tarefas em mãos, apoie-se em uma das ferramentas organizacionais disponíveis – a lista.
Não é a lista em si que é importante. Em vez disso, é o que representa e ajuda a realizar — organização e padronização. Ambos essenciais para a integração. Se você perder ou esquecer completamente de coletar um documento importante de um novo contratado, como as informações da folha de pagamento da permissão de trabalho, as consequências podem ser muito inconvenientes.
Ou imagine o seguinte cenário: um grupo de funcionários é integrado e informado sobre um benefício da empresa recém-implementado, como um orçamento anual de desenvolvimento pessoal para todos na empresa. No entanto, duas semanas depois, o próximo grupo de novos contratados não recebe essas informações durante o onboarding, apenas para descobrir semanas ou meses após o fato.
Pode parecer um pequeno descuido, e pode acontecer facilmente dependendo de quantas pessoas em sua empresa são responsáveis pela integração, mas não será visto dessa maneira por seus colegas se eles tiverem a impressão de que há uma falta de paridade na empresa quando se trata de benefícios.