Última atualização em 09/07/2023
A gestão de consultório é um grande trabalho e envolve muitas partes interessadas. Trata-se de mais do que distribuir material de consultório e lidar com outras tarefas administrativas — trata-se, na verdade, de garantir que seu consultório moderno e todos nele funcionem harmoniosamente.
Neste guia, veremos a gestão de consultório, como é feito por gerentes de consultório modernos. Examinaremos as demandas do trabalho de gestão de consultório, as habilidades necessárias para ter sucesso, como o papel está mudando e como você pode se destacar nessa área.
O que é gestão de consultório?
A gestão de consultório é um trabalho que se concentra em melhorar a produtividade, a eficiência e as condições de trabalho dentro de um consultório. Pode envolver uma ampla gama de responsabilidades, incluindo gerenciamento de um local de trabalho moderno, manuseio de equipamentos de consultório, construção de um ambiente de consultório acolhedor, gerenciamento de orçamento de consultório, boas-vindas a visitantes e novos funcionários no local de trabalho, organização de atividades no consultório e eventos externos para o consultório pessoal, planejamento e reserva de viagens para funcionários, gerenciamento de comunicações internas, aquisição de móveis de consultório e muito mais.
Gestor de consultório é um cargo específico cujo trabalho varia muito de empresa para empresa, dependendo do setor, do tamanho da empresa e da composição de outros departamentos. A administração do consultório será muito diferente dependendo se você trabalha para uma grande ou pequena empresa.
Existem vários títulos alternativos para o papel, como:
- Gerente do local de trabalho
- Chefe de Operações do consultório
- Gerente de instalações
- Diretor Administrativo
Habilidades do gestor de consultório
As habilidades sociais são vitais para um bom gestor de consultório, acima de tudo. Os gerentes de consultório geralmente servem como intermediários para diferentes departamentos, seja na comunicação entre a alta administração e a equipe, entre o RH e os funcionários, ou entre a empresa e outros trabalhadores do prédio, como a equipe de custódia.
Isso não quer dizer que as competências técnicas não sejam importantes, elas certamente podem agregar valor. Especialmente porque o papel do gerente de consultório continua a mudar ao longo do tempo, a experiência técnica e a educação, como a capacidade de usar software ou a compreensão das leis trabalhistas, crescem em importância.
Com isso dito, as principais habilidades e deveres de um gerente de consultório devem se concentrar são:
- Habilidades organizacionais e habilidades de gerenciamento de tempo, pois a quantidade e a variedade de demandas sobre a função significam que apenas os gerentes de consultório mais bem organizados terão realmente um bom desempenho.
- Habilidades interpessoais e de liderança, que lhes permitirão manter funcionários felizes, causar uma boa primeira impressão com os visitantes e difundir desacordos tensos entre as equipes. Você também precisará trabalhar com vários departamentos diferentes, incluindo equipe administrativa, funções de secretariado, equipes financeiras, recursos humanos e muito mais.
- Habilidades de comunicação, para que os membros da equipe tenham uma ideia clara do que a alta administração está planejando para o futuro e o que eles esperam da equipe. Isso provavelmente exigirá algumas habilidades em PowerPoint.
- Habilidade de negociação, para melhorar quaisquer acordos que a empresa possa ter com fornecedores externos. Por exemplo, se você estiver mudando de prédio de consultórios, precisará ter habilidades de negociação e capacidade de tomada de decisão para obter o melhor negócio para sua empresa.
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Como funciona a gestão de consultório?
No setor de saúde, os gerentes de consultório são frequentemente empregados em hospitais, consultórios médicos e consultórios odontológicos. Nesse caso, os gerentes de consultório geralmente precisam ter um certo nível de conhecimento relevante do setor. Isso pode incluir educação em saúde ou anatomia, procedimentos de laboratório e até mesmo a lei em torno da saúde.
Um gerente de consultório que trabalha na área da saúde ainda é responsável pelo espaço de trabalho, com foco na criação de um ambiente adequado para os pacientes. Acima de tudo, a limpeza rigorosa é vital em toda a instalação.
O conforto e a sensação de bem-estar dos pacientes também são importantes, portanto, as salas de espera e as salas de cirurgia devem ter uma estética calmante e segura, e a equipe deve ser incentivada a ter uma presença semelhante ao lidar com os pacientes.
Tarefas adicionais para gerentes de consultório na área da saúde podem incluir lidar com a confidencialidade dos pacientes, garantir que as práticas adequadas para descarte de resíduos médicos sejam seguidas e possivelmente até supervisionar assistentes médicos.
Como o conceito de gerenciamento de consultório está mudando?
A gestão de consultório evoluiu consideravelmente nos últimos anos. Esses funcionários passaram de recepcionistas e secretárias encarregadas de fazer fotocópias e retransmitir mensagens, agora para funções de nível mais estratégico na empresa.
Muitos gerentes agora se reúnem regularmente com a equipe sênior, pois são responsáveis por decisões importantes, como localização do consultório, melhorias de produtividade e muito mais.
Gerenciamento de consultório moderno
Espera-se que os gerentes de consultório modernos tenham um impacto mais direto na geração de receita da empresa. Eles são encarregados de planejar, executar e analisar seus próprios projetos, assim como outros departamentos da empresa – tudo com o objetivo de agregar valor real à empresa.
Cada vez mais, os gerentes de consultório estão se envolvendo com o trabalho de outras equipes – como ajudar a criar grandes campanhas de marketing e branding, ajudar a planejar eventos da empresa e ajudar a equipe de RH com projetos destinados a melhorar a satisfação e a produtividade dos funcionários.
O gerente do consultório normalmente pode ser encarregado de encontrar e estabelecer programas adequados de bem-estar para os funcionários, geralmente em coordenação com o RH.
Com essa responsabilidade extra e espaço para crescimento na carreira, vêm as expectativas mais altas. Um gerente de consultório de sucesso deve ter experiência e conhecimento nos diversos softwares utilizados pela empresa.
As habilidades de gerenciamento de projetos são obrigatórias, pois o papel se torna mais importante e auto-iniciado. É importante que eles se mantenham atualizados com o conhecimento do setor, como tendências, regulamentações e notícias.
Um gerente de consultório pode ser solicitado a usar muitos chapéus diferentes. Não apenas duas empresas podem ter um conjunto muito diferente de expectativas para o cargo, mas as responsabilidades de um gerente de consultório em uma empresa podem mudar significativamente de semana para semana.
Se outros departamentos iniciarem projetos que precisam de ajuda, ou se um grande evento da empresa se aproximar, ou se ocorrer uma mudança repentina no setor, o gerente do consultório poderá ser solicitado a abandonar suas tarefas atuais e ajudar a compensar.
Quais são as principais funções da gestão de consultório?
As responsabilidades de um gerente de consultório dentro de uma empresa dependerão de muitos fatores, como o setor, o tamanho e a cultura da empresa. Portanto, esta lista se concentrará nas responsabilidades típicas de um gerente de consultório moderno em um consultório corporativo.
Os campos típicos de gerenciamento de consultório podem ser divididos em:
- O espaço do consultório
- Gestão de funcionários
- Planejamento de eventos
- Viagem de funcionários
- Pessoal da instalação
- Comunicação interna
- Segurança e proteção
O espaço do consultório
Em uma função de gerenciamento de consultório padrão, essa é geralmente a principal responsabilidade. É importante encontrar um equilíbrio entre forma e função – garantindo uma atmosfera positiva, ao mesmo tempo que conduz a um alto desempenho.
Exemplo de tarefas:
- Garantir que a estética do espaço de consultório corresponda à marca e às pessoas que trabalham lá.
- Definir a cultura, as normas e a organização do trabalho no consultório.
- Criar um espaço de trabalho apropriado para os funcionários para melhorar a produtividade e o moral.
- Substituição de equipamentos quebrados, usados ou obsoletos.
- Manipulação dos espaços de reunião usados por diferentes equipes.
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Gestão de funcionários
Muitas vezes, embora não sem alguma controvérsia, o gerente do consultório será solicitado a ajudar o RH com o restante da equipe. E em empresas pequenas e emergentes, pode não haver nenhuma equipe de RH, e a totalidade dessas responsabilidades pode recair sobre o gerente do consultório.
Nesses casos, um gerente geral de consultório não deve ser considerado, mas alguém com amplo conhecimento de direito trabalhista deve ser contratado.
De qualquer forma, envolver o gerente do consultório nas responsabilidades de RH pode incluir tarefas mais leves, como ouvir preocupações e feedback da equipe, bem como tarefas relacionadas a salários e benefícios.
Exemplo de tarefas:
- Gerenciamento de benefícios e programas de bem-estar.
- Compreender como os funcionários no consultório trabalham melhor e quais são suas necessidades e desejos.
- Atuação com RH em Recrutamento e Seleção.
- Administrar o pagamento e as promoções dos funcionários existentes
- Ajudar a criar motivação externa para os funcionários.
Gerenciando a equipe das instalações
Os funcionários da empresa geralmente não são as únicas pessoas que trabalham no espaço do consultório. Empreiteiros externos e funcionários do prédio alugado geralmente estarão presentes no consultório, e sua gestão geralmente fica sob a alçada do gerente do consultório.
Exemplo de tarefas:
- Trabalhar com pessoas que trabalham no espaço do consultório, mas que não são funcionários da empresa, como trabalhadores de manutenção, pessoal de custódia ou motoristas de entrega.
- Comunicar-se com o proprietário ou administrador da propriedade.
- Estabelecer relações com fornecedores externos.
Planejamento de eventos
Gerenciar os eventos que ocorrem no espaço do consultório é claramente do domínio de um gerente de consultório. Isso geralmente também se estende a eventos fora do consultório, sejam eles eventos de equipe de funcionários ou envolvendo clientes e prospects.
Exemplo de tarefas:
- Planejamento e organização de festas de fim de ano no consultório.
- Gerenciar viagens fora do local, como workshops, eventos de formação de equipes, retiros e assim por diante.
- Lidar com locais, fornecedores, estandes e itinerários.
Viagem de funcionários
Gerenciar as viagens dos funcionários é uma grande parte do gerenciamento de consultório moderno. Há muitas partes móveis a serem consideradas, e a carga de trabalho para gerenciamento de viagens pode ser imensa e muito caótica às vezes.
Complicações imprevistas com viagens podem ter consequências prejudiciais para uma empresa se não forem tratadas corretamente, pois pode significar perder um importante evento do setor ou perder um grande cliente em potencial.
Exemplo de tarefas:
- Gestão do orçamento de viagens dos colaboradores.
- Lidar com voos, transporte de e para aeroportos e alojamento.
- Lidar com emergências, como voos cancelados ou perdidos.
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Comunicação interna
A comunicação entre a alta administração de uma empresa e os funcionários que trabalham é extremamente importante para o trabalho produtivo de uma empresa. A gestão disso é muitas vezes atribuída ao gerente do consultório. Mesmo que uma empresa tenha um departamento de comunicação ou especialistas em comunicação dentro da equipe de marketing, o gerente do consultório pode ser solicitado a ajudar nesse tipo de trabalho.
Exemplo de tarefas:
- Comunicar as necessidades e os objetivos da empresa aos seus colaboradores.
- Atualizar os funcionários sobre as mudanças da empresa, como branding, contratações e atualizações departamentais.
- Ouvir e levar em consideração as preocupações e necessidades dos funcionários
Segurança e proteção
A importância de criar um ambiente de trabalho seguro não pode ser subestimada. Isso significa que as condições de trabalho dos funcionários devem ser seguras, e a empresa também deve estar protegida contra possíveis ameaças externas.
- Organizar e realizar exercícios, por exemplo, para incêndios ou atiradores ativos
- Garantir que o prédio esteja trancado à noite
- Gerenciamento de equipes de segurança ou CCTV
- Distribuição e rastreamento de chaves e passes para funcionários e convidados
- Garantir o acesso a equipamentos de segurança adequados
- Aprovar ferramentas e materiais a serem usados pelos funcionários certos
- (Em conjunto com TI) Segurança de dados
- (Em conjunto com o RH) Lidar com assédio, discriminação ou comportamento ameaçador entre funcionários, demonstrações de raiva e frustração da equipe
O papel do profissional de administração continua a evoluir, com mais demandas sobre o cargo a cada ano. Uma das melhores maneiras de comparar suas habilidades com o mercado é observar as descrições de cargos de gerente de consultório , você verá as altas expectativas que muitas empresas têm.
As empresas podem ver o impacto direto dos gerentes de consultório em seu ambiente de trabalho e, portanto, é provável que o papel não desapareça tão cedo. Para os gerentes de consultório, o papel é tão exigente que pode levar a cargos seniores na empresa, de chefe de equipe a diretor de operações.