Última atualização em 09/07/2023
É comum que os profissionais enviem e-mail formal ao entrar em contato com colegas ou se comunicar com a gerência. Esses e-mails mantêm um tom profissional enquanto transmitem detalhes importantes sobre as operações comerciais. Aprender a escrever um e-mail com um tom formal pode ajudá-lo a fortalecer suas habilidades de comunicação escrita. Neste artigo, discutimos o que é um e-mail formal e fornecemos uma lista de etapas de como escrever um e-mail formal.
O que é um e-mail formal?
Um e-mail formal é uma mensagem que os profissionais podem usar ao realizar operações comerciais. Esses tipos de e-mails geralmente são mais curtos. Eles costumam ter de um a dois parágrafos. E-mails formais permitem que você comunique informações essenciais de forma clara e concisa. Muitos locais de trabalho usam esses e-mails para manter um ambiente de trabalho profissional.
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Como escrever um e-mail formal
Aqui estão cinco etapas que podem ajudá-lo a criar um e-mail formal:
1. Identifique seu objetivo
Antes de escrever um e-mail, primeiro pergunte a si mesmo o que deseja que o destinatário faça depois de lê-lo. Isso permite que você entenda o conteúdo que seu e-mail pode incluir, como se você estiver informando o destinatário das informações ou solicitando que ele conclua uma ação. Depois de determinar a finalidade do seu e-mail, você pode garantir que tudo o que inclui em sua mensagem seja compatível com essa ação.
Por exemplo, se você quiser que o destinatário revise um relatório que você anexou, informe qual é o relatório, por que você precisa que ele o revise, que tipo de feedback você precisa e quando você precisa que a tarefa seja concluída.
Veja também: 12 exemplos de e-mail marketing para seu negócio
2. Crie uma linha de assunto
Para iniciar seu e-mail, crie uma linha de assunto que forneça um breve resumo do conteúdo da mensagem. Isso permite que o destinatário tenha uma visão sobre o assunto do e-mail, para que possa priorizar o e-mail de acordo. Por exemplo, se você enviar um e-mail a um colega sobre uma proposta de projeto importante, ele poderá priorizar a leitura do e-mail o mais rápido possível.
3. Adicione saudações
A saudação é a abertura do seu e-mail. Inclua uma saudação que se dirige ao destinatário. Geralmente, é útil incluir o nome deles na saudação para personalizar a mensagem. Aqui estão alguns exemplos de saudações formais por e-mail:
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Olá Sr. Smith
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Prezada Sra. Hall
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Olá Allen
4. Indique a mensagem principal do e-mail
Após suas saudações, inclua uma frase de abertura que forneça informações sobre a mensagem principal do e-mail. Isso fornece ao destinatário contexto para o restante do e-mail. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um colega sobre um próximo evento da empresa, abra o e-mail com uma frase que inclua o nome e a data do evento. Aqui estão alguns exemplos de linhas de abertura:
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Estou enviando um e-mail hoje para informá-lo sobre uma próxima proposta de projeto que deve ser entregue em [data].
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Estou escrevendo para perguntar sobre sua participação no próximo evento da empresa em [data] às [hora].
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Estou escrevendo para obter sua permissão para acompanhar [nome da tarefa].
Veja também: Como fazer um e-mail profissional empresarial
5. Inclua informações relevantes
Ao informar o motivo do e-mail, inclua detalhes relevantes. Você pode incluir detalhes sobre por que a informação é importante ou pode explicar melhor os pontos-chave do e-mail. Por exemplo, se você enviar um e-mail a um colega para convidá-lo para um seminário da empresa, poderá incluir detalhes sobre a finalidade do seminário e informações sobre quais materiais seu colega de trabalho pode trazer para o seminário.
6. Forneça instruções
Se necessário, forneça instruções para o destinatário acompanhar depois de receber o e-mail. Certifique-se de fornecer instruções claras e acionáveis que sejam fáceis para o destinatário entender. Aqui estão alguns exemplos de instruções em um e-mail formal:
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Por favor, responda a este e-mail sobre sua participação na conferência da empresa.
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Por favor, termine o rascunho da proposta de projeto e envie-me até terça-feira.
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Entre em contato com seus clientes para que eles saibam que nossa empresa está fechada em 19 de junho.
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Preencha a pesquisa anexada a este e-mail até 20 de maio.
7. Inclua um fechamento
No fechamento do seu e-mail, agradeça ao destinatário pelo tempo e incentive-o a entrar em contato com você com perguntas ou para obter mais informações. Inclua um sentimento de fechamento profissional. Aqui estão alguns exemplos de fechamentos formais para um e-mail:
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Atenciosamente
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Sinceramente
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obrigado novamente
Dicas para escrever e-mails formais
Aqui estão algumas dicas a serem consideradas ao enviar um e-mail com um tom formal:
Lembre-se de acompanhar
A maioria das pessoas recebe vários e-mails por dia, então podem perder ou esquecer de responder à sua mensagem. Se o destinatário não responder dentro de dois dias úteis, considere entrar em contato com um e-mail de acompanhamento amigável.
Em seu e-mail de acompanhamento, informe que você deseja ter certeza de que eles receberam seu e-mail e inclua um breve resumo do conteúdo do e-mail anterior. Certifique-se de informar que você pode reenviar o e-mail se eles não tiverem recebido o primeiro.
Considere seu público
Ao redigir uma mensagem de e-mail, certifique-se de que seu tom corresponda ao seu público. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um executivo de negócios que nunca conheceu, mantenha o e-mail polido e livre de piadas ou informalidades. Por outro lado, se você estiver enviando um e-mail para um colega com quem tem um bom relacionamento, pode usar uma abordagem menos formal e mais amigável.
Revise seu e-mail
Um e-mail sem erros demonstra diligência e profissionalismo. Antes de enviar um e-mail, verifique se há erros de ortografia, gramática ou sintaxe. Além disso, verifique novamente para garantir que você incluiu todos os anexos que você pode ter referenciado em sua mensagem. Se for um e-mail importante para partes interessadas importantes, você pode pedir ao seu supervisor direto ou a um colega de confiança que o leia antes de enviá-lo.
Mantenha-o conciso
Seu público pode ter pouco tempo para ler seu e-mail, portanto, seja o mais breve possível sem deixar de fora informações importantes. Tente não abordar muitos assuntos ao mesmo tempo, pois isso pode tornar sua mensagem longa, difícil de ler e difícil de agir.
Ao editar seu e-mail, retire qualquer informação que seja irrelevante para o tópico que você está abordando. Use frases curtas e simples, removendo palavras de preenchimento e informações irrelevantes. Isso tornará sua nota mais curta e mais fácil de ler.
Use a etiqueta adequada
Inclua uma saudação cortês e uma declaração de encerramento para parecer amigável e educado. Além disso, seja atencioso com o destinatário e seu tempo. Por exemplo, a menos que seja uma emergência, evite enviar um e-mail para um contato pedindo algo fora do expediente ou enquanto estiver de licença.
Modelos de e-mail formal
Aqui estão alguns modelos de e-mails profissionais que você pode usar ao criar o seu próprio:
Modelo 1
Aqui está um modelo de e-mail ao fornecer informações:
Assunto: [ Breves detalhes relevantes para o conteúdo do e-mail ]
Prezado [ nome do destinatário ],
Estou enviando um e-mail hoje para informá-lo sobre [ descrição da informação ] . Junto com isso, é importante ter em mente que [ detalhe relevante ] e [ detalhe relevante ].
Ao receber este e-mail, por favor [ descrição das instruções ] até [ data ].
Obrigado pelo seu temo em analisar este e-mail. Entre em contato comigo com perguntas ou para obter mais detalhes sobre [ tópico ] .
Obrigado novamente,
[ Seu nome ]
Modelo 2
Aqui está um modelo para um e-mail que faz uma pergunta:
Assunto: [ Detalhes relevantes para o conteúdo do e-mail ]
Prezado [ nome do destinatário ] ,
Estou enviando um e-mail hoje para saber sobre [ pergunta ] . Isso é importante porque [ motivo ] . Responda a este e-mail com informações sobre [ detalhe ].
Muito obrigado pelo seu tempo e estou ansioso para ouvir de você. Entre em contato comigo para obter mais detalhes sobre [ tópico ].
Atenciosamente,
[ Nome completo ]
Exemplos de e-mail formal
Aqui estão alguns exemplos de e-mails que mantêm um tom formal:
Exemplo 1
Aqui está um exemplo de um e-mail que fornece informações sobre uma proposta de projeto:
Assunto: Alteração na data de vencimento da proposta do projeto
Prezada Sra. Smith,
Estou enviando um e-mail hoje para informá-lo sobre uma mudança na data de vencimento do projeto de pesquisa. O projeto de pesquisa agora está previsto para 20 de junho, em vez da data original de 18 de maio. Além disso, é importante ter em mente que o restante das instruções do projeto permanecem as mesmas.
Ao receber este e-mail, responda para que possamos garantir que você recebeu este e-mail sobre a alteração em tempo hábil.
Obrigado pelo seu tempo em analisar este e-mail. Entre em contato comigo com perguntas ou para obter mais detalhes sobre a alteração.
Obrigado mais uma vez,
Emily Adams
Exemplo 2
Aqui está um exemplo de um e-mail que faz uma pergunta sobre a participação de um funcionário em um próximo evento da empresa:
Assunto: Participação no evento de aniversário
Prezada Eliza,
Estou enviando um e-mail hoje para saber sobre sua participação no evento do 20º aniversário de nossa empresa em 5 de maio. Isso é importante porque o comitê de planejamento da festa gostaria de ter uma estimativa do número de participantes. Por favor, responda a este e-mail com informações sobre sua participação, juntamente com o número de convidados que você planeja trazer.
Muito obrigado pelo seu tempo e estou ansioso para ouvir de você. Entre em contato comigo para mais detalhes sobre o evento.
Atenciosamente,
Adam Johnston