Última atualização em 09/07/2023
Aprender como fazer planilha de vendas usando ferramentas populares como Excel, PowerPoint e Freshbooks são considerados itens básicos na dieta de qualquer gerente de campo.
Feito corretamente, eles fornecem um nível básico de percepção do desempenho de uma equipe e informam os gerentes sobre o progresso que está sendo feito para atingir suas metas de vendas.
Os gerentes podem analisar:
- Receita de vendas semanais
- Número de chamadas feitas
- Visitas de vendas cara a cara
- Aumento da participação de mercado
- Taxa de vitória de oportunidade
- Cobertura do fluxo de vendas
- Números de retenção de clientes
Usando essas informações, os gerentes podem formalizar sessões de coaching individuais com membros individuais, fazer ajustes no processo de vendas ou pacote em uma apresentação de planilha de vendas para a gerência.
Além do mais, na maioria das vezes essas ferramentas são (gratuitas), visto que a maioria das empresas paga pelo pacote do Microsoft Office 365.
Eles também são razoavelmente fáceis de usar quando você pega o jeito.
Com isso dito, eu montei um processo simples de 5 etapas para mostrar a você como fazer um planilha de vendas usando o Excel.
Como fazer um planilha de vendas: um guia passo a passo
Agora, existem vários tipos diferentes de relatórios de vendas nos quais podemos nos concentrar.
Poderíamos coletar dados sobre ligações de vendas realizadas, número de clientes visitados, alocação de carteira, participação de mercado, números de aquisição de novos negócios, etc. etc.
Mas visto que isso é impraticável (para mim) e desnecessário para ensinar (você) como fazer um planilha de vendas, vamos apenas nos concentrar em uma métrica específica para você começar – a receita de vendas semanais.
Passo 1
A primeira coisa que você precisa fazer é reunir seus dados e colocá-los em uma tabela padrão como a abaixo em um novo documento do Excel:
Para este exemplo, estamos examinando os números da receita semanal de uma equipe de 6
representantes de vendas. Eu adicionei duas colunas adicionais:
- O valor total da receita da semana.
- A receita prevista para a semana.
Isso nos dará uma melhor representação visual do desempenho de nossa equipe de vendas, uma vez que os dados são plotados em um gráfico.
Passo 2
- Destaque TODOS os dados do gráfico (título, dias, representantes de vendas, números etc.).
- Clique na guia INSERIR no menu do cabeçalho.
- Na barra suspensa, selecione GRÁFICOS – INSERIR GRÁFICOS DE COLUNAS e, em seguida, COLUNA CLUSTERED.
Depois de clicar em GRÁFICOS CONCLUÍDOS, um gráfico deve aparecer como aquele ilustrado à direita da tabela de dados.
Etapa 3
Para continuar com nosso planilha de vendas semanal, precisamos:
- Clique com o botão direito no gráfico e selecione a opção SELECIONAR DADOS.
- Na caixa de seleção da fonte de dados, pressione SWITCH / ROW COLUMN
Isso mudará seus eixos X e Y em torno de:
- (X) Representantes de vendas
- (Y) Receita semanal vendida
Pode ser necessário alterar o título do gráfico e você pode fazer isso simplesmente clicando duas vezes na base de texto vazia na parte superior.
Você deve ficar com um gráfico semelhante ao abaixo:
Passo 4
A etapa final é alterar o valor da receita prevista para que seja representado como uma linha de dados de interseção.
Para fazer isso:
- Selecione a coluna de dados previstos “neste exemplo, aquele em azul) e clique com o botão direito e selecione ALTERAR TIPO DE GRÁFICO DE SÉRIE
- Agora, dentro da caixa Alterar tipo de gráfico, role para baixo até o tipo de gráfico “previsto” e altere-o de Coluna agrupada para LINHA.
Depois de clicar em Enter, seu gráfico terá mudado para algo assim:
Etapa 5
A etapa final é totalmente opcional, mas gosto de adicionar o valor numérico da receita prevista de cada representante logo acima de sua linha de destino.
Para fazer isso:
- Destaque a linha de receita prevista e clique no ícone da caixa com um sinal de mais dentro chamado ELEMENTOS DO GRÁFICO
- Selecione DATA LABELS
- Clique na seta direcional preta e selecione ACIMA
Com a linha verde representando a receita total feita por cada representante durante a semana, e a linha azul o valor obtido em seu processo de previsão de vendas, você pode acompanhar claramente o progresso e o desempenho de sua equipe de vendas.
Lembre-se de que você pode criar relatórios básicos de vendas para representar uma variedade de atividades diferentes.
Eu escolhi a receita como uma das métricas de vendas mais populares / comuns medidas por gerentes de vendas, mas você pode usar este modelo para analisar:
- Número de visitas de vendas
- Número de chamadas feitas
- Aquisição de novos negócios
- Medindo as taxas de retenção de clientes
- Quota de mercado
Literalmente, qualquer métrica de vendas que você considere necessária para medir o desempenho de seus representantes de vendas em campo.
No entanto, eu não recomendaria usar esse método, a menos que você operasse uma equipe de vendas menor de talvez 5, no máximo 6 representantes de vendas de campo.
Porque?
Porque assim que você aumentar a atividade de vendas, expandir para novos territórios ou contratar novos vendedores, você descobrirá que o modelo do Excel se torna cada vez mais difícil de gerenciar.
Lembre-se de que a principal função da TI no gerenciamento de vendas é fornecer uma visão do processo de vendas e do desempenho da equipe.
Se os dados forem de baixa qualidade ou os gerentes não tiverem tempo para treinar e aconselhar sua equipe, esses relatórios de vendas vão atrapalhar, em vez de ajudar, sua capacidade de gerenciamento.
Vamos explorar algumas das opções alternativas de como fazer um planilha de vendas e por que elas são mais adequadas para equipes de vendas maiores
Gerenciamento de tempo
Não tenho certeza sobre você, mas montar esse gráfico me levou uma boa meia hora para fazer (e isso foi apenas para números de receita individual).
Imagine repetir esse processo para cada um de seus representantes de vendas:
- Resultados de negócios desejados
- Objetivos
- Atividades de vendas
É demorado para dizer o mínimo …
Além do mais, os dados que usei para esses exemplos são, (eu admito) completamente inventados.
Se eu quisesse uma representação verdadeira dos números de receita da minha equipe, teria que entrar em nosso aplicativo de gerenciamento de vendas e exportar / imprimir esses dados ou falar com cada representante de vendas individualmente para adquirir esses números.
Quanto tempo você acha que levaria? Algumas horas? Meio dia, no máximo? Provavelmente muito tempo.
O fato é que, quando estamos sem tempo, a primeira tarefa a ser retirada da nossa “lista de afazeres” são aquelas sessões de coaching 1 para 1.
No entanto, quando pensamos no que torna um grande gerente de vendas, você teria que argumentar que é a capacidade deles de treinar sua equipe de vendas.
Do jeito que está, gastamos tanto tempo elaborando o como fazer planilha de vendas mensal que o pouco tempo que resta é gasto “dizendo” aos representantes de vendas para “fazer isso” ou “seu pipeline de vendas parece vazio, faça mais ligações” em vez disso de sentar-se com eles individualmente e descobrir “por que é assim?”
Portanto, para evitar perder muito tempo valioso com uma grade do Excel, tente filtrar os campos em seu sistema de gerenciamento de vendas móvel e selecione aqueles que se aplicam à sua cadeia de atividades de desempenho de vendas específica.
Essas são as métricas vinculadas de forma confiável à atividade de vendas em campo que afeta diretamente os objetivos de vendas e os resultados comerciais desejados.
O resultado desejado sobre os negócios aqui é aumentar a receita em 25%.
Os dois objetivos eleitos para atingir este resultado final foram agregar 15 clientes adicionais de novos negócios e aumentar nossa participação de mercado em 10%.
Agora, as duas métricas de atividade de campo mensuráveis, neste caso, são o aumento de clientes SMB e as visitas de vendas de campo feitas por mês.
Armado com esse conhecimento, basta filtrar os campos apropriados e marcar “executar” em seu sistema de CRM.
Ele fornecerá um relatório conciso em questão de segundos que você poderá revisar individualmente com seu representante de vendas.
Você pode ver que eles estão aquém de sua meta de 5 clientes SMB por mês, ou talvez estejam 6 visitas de vendas de campo aquém de sua meta?
Seja o que for, não há perda de tempo inserindo dados manualmente em um excel.
Nenhum tempo perdido transformando aquela tabela de dados em um gráfico fantástico e ainda menos tempo gasto coletando todos esses dados em primeiro lugar.
Apenas mais tempo disponível para você treinar sua equipe e ajudá-la a atingir essas metas.
Entrada de dados
Outra vantagem de usar uma ferramenta de gerenciamento de vendas móvel é a maior taxa de absorção do usuário.
Uma das desvantagens dos sistemas tradicionais de CRM, especialmente nas vendas em campo, é que eles são difíceis de usar para os vendedores que estão em trânsito.
Alguns dos fornecedores tradicionais têm sistemas poderosos que, embora ótimos no escritório, são extremamente limitados no que diz respeito à mobilidade.
E os representantes de vendas que fazem visitas cara a cara com clientes em seus territórios precisam de mobilidade.
Eles precisam de um aplicativo móvel intuitivo e fácil de usar que possa ser usado para registrar certos dados de vendas e, em 10 segundos, ter o telefone de volta no bolso.
Do contrário, os sistemas não são adotados, os dados de vendas não são inseridos e os gerentes de vendas não têm dados suficientes para fazer relatórios de vendas bons e precisos.
Precisão de dados em tempo real
Um efeito indireto das altas taxas de adoção do usuário experimentadas após o emprego de uma solução de vendas mobile-first são os dados em tempo real.
Como a equipe de vendas de campo carrega informações no sistema assim que uma ligação de vendas ou visita cara a cara termina e não percorre quilômetros em seu território para retornar à sede, a qualidade e a precisão dos dados estão em segundo lugar Nenhum.
Isso significa que, ao criar a apresentação do seu como fazer planilha de vendas, você pode estar 100% confiante em sua validade e, consequentemente, nas decisões de negócios que toma.
Conclusão
Acho que é seguro dizer que, ao analisar como fazer um como fazer planilha de vendas, enquanto o Excel oferece uma opção básica para pequenas equipes de vendas, se você estiver liderando uma equipe baseada em campo com mais de 6 representantes de vendas e um gerenciamento de vendas móvel ferramenta é uma opção melhor.
Isso não apenas economiza aos gerentes uma grande quantidade de tempo que poderia ser mais bem gasto com o treinamento, mas também aumenta o foco e a precisão dos dados de seus relatórios de vendas e, consequentemente, sua capacidade de gerenciar sua equipe de vendas.
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