Última atualização em 09/07/2023
Apresente sua marca a seus novos clientes e reúna informações importantes para desenvolver um relacionamento duradouro.
Quem precisa preencher uma ficha de cadastro de clientes?
Novos clientes devem preencher um novo formulário de registro de cliente ao iniciarem o relacionamento com sua empresa.
Algumas empresas só usam esses formulários quando um cliente realmente compra algo ou começa a usar seus serviços.
Essas empresas colocam as pessoas que estão interessadas, mas na verdade não compraram nada, em uma lista de mala direta separada.
A vantagem de usar formulários diferentes é que você pode adaptar melhor os materiais de marketing e outras comunicações.
Se seus clientes forem pessoas físicas, peça a cada cliente adulto que preencha um formulário.
Se sua empresa atende crianças, os pais ou responsáveis devem preencher o formulário e incluir os nomes e idades dos filhos.
Se seus clientes forem, em sua maioria, empresas ou outras organizações, o formulário deve ser preenchido pelo seu contato principal na organização ou pela pessoa responsável pela compra – ou, em alguns casos, por ambos.
Registro do perfil do cliente e emissão do certificado de registro comercial
Todos os clientes que criaram uma conta online precisam fornecer informações de registro do cliente, que são usadas para capturar o perfil do cliente, bem como gerar e emitir certificado de registro comercial.
Depois de fazer login no sistema pela primeira vez, os clientes recebem uma interface semelhante a um assistente que permite fornecer as informações necessárias para capturar o perfil do cliente e gerar o certificado de registro comercial.
O processo de registro do cliente tem as seguintes etapas:
- Passo 1: iniciar o processo
- Passo 2: Forneça o Perfil do Cliente
- Passo 3: Forneça o Perfil de Gerente
- Passo 4: Forneça nomes de empresas (para empresas)
- Passo 5: Anexar documentos (opcional)
- Passo 6: enviar inscrição
O formulário com guias que apresenta as etapas mencionadas é mostrado abaixo.
Etapa 1: iniciar o processo
Quando os clientes clicam no botão “Iniciar” disponível neste formulário, o sistema gera um registro de data e hora que indica a data e hora em que o processo foi iniciado e gera o número do caso que é usado para rastrear a solicitação de serviço específica.
Passo 2: Forneça o Perfil do Cliente
Nesta etapa, os clientes são solicitados a fornecer informações sobre seus negócios, endereço do cliente e TIN e detalhes de registro comercial, se já os tiverem antes.
Os dados de registro comercial são necessários apenas se o cliente tiver obtido previamente o TIN e os certificados de registro comercial dos órgãos governamentais pertinentes.
O cliente é obrigado a preencher os campos obrigatórios marcados com (*) ao lado da legenda de cada item de dados.
Assim que o formulário for salvo com sucesso, o cliente será redirecionado para a próxima etapa.
Passo 3: Forneça o Perfil de Gerente
Os clientes são obrigados a inserir dados sobre o gerente, cujos detalhes apareceriam no certificado de registro comercial.
A interface para captura de dados sobre um gerente é mostrada a seguir.
O cliente preenche o formulário e clica no botão Salvar. Se o formulário for validado com sucesso, o cliente é redirecionado para a próxima etapa.
Passo 4: Forneça nomes de empresas (para empresas)
Os investidores cujo status legal é diferente de “Propriedade individual” são obrigados a fornecer três nomes de empresas que ainda não tenham sido usados anteriormente por outros clientes.
Os nomes de empresas fornecidos são pesquisados e verificados, um de cada vez, em relação ao banco de dados existente de nomes de empresas.
Se todos os nomes fornecidos forem aceitos, o diretor da EIC notifica o cliente para fornecer outro conjunto de nomes de empresas.
Depois que o cliente fornece os nomes de empresa necessários e o formulário é salvo com sucesso, o usuário é redirecionado para a próxima etapa – Fornecer anexos do documento.
Etapa 5: Anexar documentos (opcional)
Nesta etapa, o cliente deve fazer o upload de “Cópia do certificado TIN” e “Cópia do certificado de registro comercial” se o cliente já tiver obtido esses certificados dos órgãos governamentais pertinentes.
Esses documentos são usados pelo EIC para verificar se os dados fornecidos estão corretos.
Etapa 6: enviar inscrição
Até este ponto, os dados preenchidos pelo cliente são salvos como uma cópia “Rascunho” que está disponível apenas para o cliente.
Nesta etapa final, o cliente envia o aplicativo. O sistema exibe uma confirmação indicando que o aplicativo foi recebido com sucesso.
As inscrições enviadas ficam visíveis para os oficiais da EIC por meio do “Painel de solicitação de serviço”.
Para que é usado um novo formulário de registro de cliente?
Um novo formulário de registro de cliente é usado para coletar os principais detalhes de contato sobre novos clientes. Os detalhes de contato são geralmente adicionados a uma lista ou banco de dados de clientes.
As empresas geralmente usam essas listas para comunicações gerais com os clientes – como o envio de materiais de marketing ou anúncio de mudanças em uma política de negócios – bem como comunicações específicas.
Os novos formulários de registro de cliente fornecem o endereço para enviar suas faturas, bem como o nome e as informações da pessoa a ser contatada se houver problemas com um pedido do cliente.
Eles também podem ajudá-lo a descobrir em quais tipos de itens ou serviços um cliente pode estar interessado.
Um novo formulário de registro de cliente também costuma ser a primeira vez que um cliente interage com sua empresa. O formulário é uma das maneiras mais importantes de um novo cliente aprender sobre sua empresa.
Não comece com um formulário pouco profissional, desleixado ou difícil de preencher.
O que um novo formulário de registro de cliente deve incluir?
Um novo formulário de registro do cliente deve incluir os principais detalhes do cliente. Os detalhes importantes variam muito, dependendo da natureza do seu negócio.
A maioria dos formulários deve incluir o seguinte:
- Nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail do contato principal
- Nome e endereço da organização (se aplicável)
- Nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail da pessoa responsável pelo pagamento (se diferente do contato principal)
- Se a organização é isenta de impostos, bem como um espaço para informações de identificação fiscal
Além disso, dependendo do seu negócio, você pode incluir campos para o seguinte:
- A data de nascimento do cliente (você pode omitir o ano de nascimento)
- Os nomes, idades e datas de nascimento dos filhos do cliente
- Informações para contato de emergência
- Com que frequência o cliente gostaria de receber e-mails ou mensagens de texto seus
- Os tipos de produtos ou serviços que mais interessam ao cliente
- Informações ou preferências de pagamento
Você deve usar um modelo para criar um novo formulário de registro de cliente?
Qualquer empresa que coleta informações de clientes regularmente deve usar um modelo para seu novo formulário de registro de cliente.
Como o formulário é uma das primeiras análises que o cliente terá de como você conduz seus negócios, você deseja garantir que seu formulário seja consistente com sua marca.
A coleta de informações de novos clientes é uma das coisas mais importantes que uma empresa pode fazer para construir seus negócios, então você também desejará garantir que coletou detalhadamente os principais detalhes de cada novo cliente de uma maneira simples que seus clientes não encontrarão oneroso.
Os modelos do PandaDoc são totalmente personalizáveis para que você possa criar um modelo que seja consistente com a sua marca e inclua os campos importantes para o seu negócio.
Não use um formulário genérico que deixará de fora detalhes relevantes para o seu negócio ou que deixará seus clientes com uma primeira impressão ruim.
Conclusão
Espero ter ajudado até aqui! Existem dezenas de modelo de ficha de cadastro de cliente pela internet que você deve pesquisar com cuidado e ver quais as informações que você deseja de seus clientes.
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