Última atualização em 09/07/2023
A admissão se refere ao momento em que uma empresa contrata seus funcionários. Ele é responsável pela implementação de todos os processos internos, assim como pelo estabelecimento da relação jurídica de emprego.
Descubra aqui o que é e como fazer a admissão ideal na sua empresa.
O que é admissão?
A admissão é o processo de contratação de um colaborador e leva em consideração uma série de processos para autorizar a prestação de serviços via pessoa física ou pessoa jurídica.
Além do aspecto jurídico, é preciso encarar outras questões dentro deste processo: fazer com que a contratação atenda aos interesses da empresa e garantir a integração do recém-contratado à cultura da organização.
Logo, quando você vai contratar deve saber que haverá uma série de atividades importantes que precisam funcionar bem. O papel do RH é minimizar entradas (recursos, esforço, tempo) e maximizar saídas (competências agregadas, adaptação do profissional, redução do risco jurídico) em todas elas.
Como você provavelmente já encara esses desafios no seu trabalho, vamos falar bastante de dicas práticas e etapas para otimizar os seus resultados. Vamos lá?
Como fazer o processo de admissão ideal para sua empresa?
1.Recrutamento e seleção
Antes da admissão, é importante entender o processo de recrutamento e seleção. É assim que a empresa entende quais pessoas estão dentro do perfil procurado pela empresa.
O que é o recrutamento?
Recrutamento é o processo de atrair candidatos qualificados para entrevistar (e potencialmente trabalhar para) sua empresa. Seus especialistas de RH possuem todas as etapas necessárias para recrutar talentos.
Isso inclui postar vagas em sites como Indeed e desenvolver pacotes de remuneração que provavelmente atrairão e reterão os candidatos mais talentosos.
É essencial que essas etapas sejam rastreadas por meio de um software de processo de recrutamento que possa padronizar um processo em que muitas informações são coletadas e podem ser perdidas.
Aqui estão alguns dos passos mais comuns para encontrar profissionais qualificados:
- Descrição do cargo: características profissionais e perfil do funcionário procurado pela empresa;
- Anúncio de vaga: divulgação da descrição da vaga nos canais aos quais os candidatos têm acesso;
- Triagem de currículos: filtro para desconsiderar currículos que não condizem com a vaga;
- Contato por telefone: abordagem inicial para verificar disponibilidade, comprovar competências e discutir o interesse do candidato na vaga;
- Entrevista: a reunião pode ser conduzida pelos gestores ou pelo pessoal de RH, dependendo da cultura da empresa e do seu porte;
- Aplicação do teste: comprovação das habilidades e competências exigidas para o cargo.
- Depois de passar por todas as etapas, o melhor candidato para a vaga é escolhido.
2. Exame de Admissão
Esse exame serve para verificar a saúde do profissional, a fim de saber se ele está fisicamente apto a exercer as funções do cargo para o qual foi contratado na empresa.
Primeiro, precisamos garantir que o novo colaborador esteja apto a trabalhar.
Portanto, o segundo passo no processo de contratação de funcionários é solicitar que eles realizem o exame médico admissional obrigatório, conforme o PCMSO – sigla para Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional .
3. Entrega de documentos
Comece a recolher os seguintes documentos para a elaboração do registo do empregado:
- Carteira de Trabalho, também chamada de CTPS , para você fazer as anotações necessárias. Lembre-se de devolução em até 48 horas;
- Uma foto 3X4, que será anexada ao livro ou formulário de registro do funcionário.
Além destes, os documentos abaixo devem ser concedidos em cópias simples ou digitais.
A principal razão para recebê-los é poder ter certeza de que todos os números fornecidos são verdadeiros e que não houve deturpação:
- Bilhete de Identidade ou outro bilhete de identidade emitido por outros meios, como os dos Conselhos Regionais;
- CPF;
- Cartão de eleitor;
- Prova de endereço;
- PIS ou NIS;
- Carteira de habilitação, CNH – pode até substituir o RG e CPF, pois contém os números;
- Documento de reserva para homens maiores de 18 anos;
- Certidão de casamento para registro de dependentes;
- Certidão de nascimento de filhos menores de 21 anos para registro de dependentes;
- Cartão de vacinação para menores de 5 anos para inscrição no Bolsa Família e outros benefícios;
- Comprovante de escolaridade para filhos até 14 anos de idade para registro do Salário Família e outros benefícios.
- 4. Preenchimento da CTPS e ficha cadastral
Uma vez que tudo isso esteja em mãos, a empresa precisará preencher esses dados pessoais e outros dados relacionados ao contrato de trabalho na CTPS , livro de registro do empregado ou registros. São eles:
- Posição na empresa;
- Remuneração;
- Data de admissão;
- Nível de educação;
- Estado civil;
- Jornada de trabalho;
- Dependentes para o salário família;
- Dependentes para imposto de renda.
Caso a carteira não tenha espaço disponível nas páginas do Contrato de Trabalho, será necessário solicitar ao funcionário a retirada de um Cartão de Emprego Contínuo.
Ele pode agendar pelo telefone pelo telefone 158 ou no site do Ministério do Trabalho em http://saaweb.mte.gov.br/
Ao receber a nova carteira, anote os dados na carteira normalmente.
5. Compra de benefícios
A empresa também pode solicitar ao funcionário, por meio de documentos a serem preenchidos e assinados, se ele utilizará um Vale-Transporte. É importante já saber o trajeto completo e quanto será o gasto diário para comprar a modalidade certa e colocar créditos nos cartões.
Verifique se você também precisará de ajuda para abrir uma conta bancária para receber seu salário. Você pode precisar emitir uma carta explicando a abertura.
Se sua empresa oferece Plano de Saúde, você também precisará solicitar o número do Cartão SUS. Caso o funcionário não saiba ou não tenha, você pode ver o número neste link .
6. Documentação da empresa
Uma das práticas para o processo de admissão de funcionários é apresentar alguns documentos da empresa para facilitar o dia a dia de quem está chegando.
Nesses documentos, você pode ter uma apresentação mais detalhada da empresa e alguns dos benefícios oferecidos . Veja a documentação mais comum:
- Termo de Confidencialidade: Se o funcionário manuseia informações confidenciais de clientes e, portanto, todos assinam um termo de responsabilidade.
- Prazo de solicitação de vale-transporte: Termo obrigatório da lei que garante o transporte do empregado até o local de trabalho.
- Código de Conduta: documento que define o comportamento de seus integrantes e alinha os principais valores da empresa
Esses materiais de boas-vindas auxiliam o colaborador no novo ambiente de trabalho e informam sobre sua nova função e a empresa.
Tenha certeza de que todas as etapas do processo de contratação de funcionários mencionadas acima foram seguidas com muito cuidado.
Quando a rotina é mal executada ou não seguida, coloca em risco o empregador e o empregado, o que pode acarretar em multas ou até anulação de atos.
Preste muita atenção na coleta de todos os documentos para garantir a admissão bem-sucedida.
Por que os líderes devem se preocupar com os processos de RH ?
Os processos de RH funcionam como as artérias de uma organização, levando a força vital a todos os departamentos para nutrir a saúde de toda a empresa.
Por meio de uma abordagem sistemática, os líderes de RH podem promover processos que fluam de forma eficiente e harmoniosa, potencializando o colaborador:
- Produtividade
- Retenção
- Engajamento
Agora é hora de gerenciar pessoas
Depois de cumpridos todos os processos burocráticos de admissão de funcionários , a empresa deve dar o máximo de atenção possível à gestão de pessoas.
Essa etapa é essencial para que o colaborador integre a rotina da empresa o mais rápido possível.
Agora vamos conhecer algumas das fases que fazem parte da gestão de pessoas na contratação de funcionários.
1. Integração e apresentação do funcionário
A integração é um dos primeiros passos para o sucesso do colaborador na empresa.
Embora pareça um detalhe simples, é a partir desse momento que o colaborador começa a se engajar com o que a empresa tem a oferecer. É também neste momento que ele tem seu primeiro contato com os membros de sua equipe.
Se a primeira impressão é a que fica, é fundamental ter esse impacto positivo para o colaborador desde o primeiro contato com a rotina da empresa. Mas o que não pode faltar na integração?
Há várias questões-chave a serem planejadas nesta apresentação.
Desde uma mensagem de boas-vindas e apresentação para seus novos colegas, a equipe, até a exposição da história, cultura, instalações, missão, visão e valores da empresa.
Cada detalhe é importante para que o colaborador se sinta acolhido e confiante com o novo desafio.
Recomenda-se que a empresa não se esqueça de considerar o período de adaptação , a fim de fazer demandas mais concretas sobre a atuação do profissional.
2. Introdução do código de conduta e cultura da empresa
O código de conduta e cultura da empresa é a base sobre o que o colaborador deve ou não fazer dentro da organização.
É por meio dele que a empresa pode expor regras que de alguma forma alinham o perfil do funcionário com a cultura da empresa.
Ninguém pode seguir o que não lhe é exposto e apresentado. Portanto, não é possível cobrar de um funcionário alguma conduta se você nem mesmo lhe apresentou algum caminho que ele deva seguir.
E essa introdução do código de conduta da empresa na contratação de funcionários serve como um guia para que novos profissionais tomem decisões diárias.
Sem contar que com a missão, visão e valores da empresa expostos ao colaborador, as chances de sucesso na integração e adaptação do profissional aumentam.
É que o código de conduta pode conter informações básicas como o código de vestimenta que até mesmo conduz nas redes sociais ou linguagem em e-mails internos e de clientes. Isso dá maior segurança ao funcionário na realização de suas tarefas.
3. Treinamento
Ter um funcionário preparado para exercer sua função na empresa, esse é um ponto crucial para que a organização alcance bons resultados .
E este caminho está intimamente ligado à formação, que deve fazer parte da integração e admissão dos colaboradores .
Reserve um período para treinar o funcionário na função que é fundamental para engajá-lo com os objetivos da empresa. Quem trabalha sabendo exatamente o que tem que fazer, sem deixar pontas soltas, fica mais motivado na busca por resultados.
E esse treinamento, para preparar o funcionário, vem com treinamento . E não pense que esse treinamento é apenas um bônus para o profissional, ele tem um impacto total na rotina da empresa.
Isso porque com o treinamento você terá profissionais mais preparados para realizar as tarefas . A formação teórica de um novo funcionário é muito importante.
No entanto, é fundamental que o treinamento faça parte desse processo de contratação de funcionários .
Sem contar que qualquer forma de treinamento e qualificação, além de ser um processo de integração para o novo profissional, impacta diretamente na produtividade. Já que treinamentos e qualificações aprimoram as habilidades da equipe.
Automação de processos de RH
Os departamentos de RH eficazes impulsionam os objetivos organizacionais gerenciando os processos de RH, mas podem comprometer o crescimento usando métodos manuais.
Tarefas repetitivas de várias etapas e interações manuais entre ferramentas são altamente propensas a erros humanos e ineficiências que atrasam o tempo de ação.
A automação e a integração podem eliminar esses riscos, dando às equipes de RH mais tempo para se concentrar em outras prioridades.
O resultado é uma equipe de RH que consegue visualizar todos os processos em um único lugar, priorizar demandas importantes e gerenciar suas responsabilidades, colocando os funcionários em primeiro lugar.
Concentre-se nas pessoas, não na papelada
Os gerentes de RH bem-sucedidos sabem que é seu trabalho cuidar das pessoas, não apenas da papelada.
Afinal, os funcionários são o ativo mais valioso do seu negócio. Sua felicidade e bem-estar têm um impacto direto na satisfação do cliente, na eficiência do processo e na lucratividade do negócio.
A automação e a integração de processos de RH permitem que você desvie seu foco das minúcias de formulários, e-mails e planilhas para causar um impacto significativo para as pessoas em sua organização.
Melhore a visibilidade e o controle
Para melhorar a visibilidade e o controle, é essencial integrar ferramentas e automatizar tarefas manuais e repetitivas.
A automação permite que as organizações criem KPIs em torno de métricas importantes – como taxas de rotatividade – e ofereçam opções diferentes para criar relatórios em torno desses dados para automatizar os processos de entrega de informações para o planejamento de RH.
Ao usar ferramentas que enviam e respondem automaticamente a e-mails, as organizações podem padronizar e acelerar aspectos de solicitações de licenças, solicitações de férias, integração de funcionários e relações com funcionários.
Eles também podem canalizar processos relacionados ao recrutamento — como enviar feedback aos candidatos quando cartões de visita são recebidos — para dedicar mais tempo à escolha do melhor candidato em vez de apenas tentar não perder oportunidades em potencial.
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