11 técnicas de organização para recepção de clínica

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Última atualização em 09/07/2023

Os recepcionistas são o primeiro ponto de contato para clientes e visitantes, sendo fundamental que sejam profissionais e definam um tom adequado para a empresa, sendo assim, é fundamental que saiba 11 técnicas de organização para recepção de clínica. Isso não é possível sem um alto nível de organização no front office.

1. Um espaço de trabalho organizado

11técnicas de organização para recepção de clínica

A organização da recepção garante que documentos importantes não se percam na confusão e que os visitantes da recepção tenham uma boa impressão sobre como o escritório funciona. Configure zonas em sua mesa para organizar materiais, como telefones e blocos de mensagens, correspondências e arquivos. As ideias de organização da mesa de trabalho incluem a configuração de zonas para ajudá-lo a chegar às coisas rapidamente e facilitar a multitarefa, evitando que as tarefas se sobreponham. Use organizadores atraentes para material de escritório, como canetas, blocos de notas e clipes de papel, para manter as coisas organizadas e acessíveis. Organizar uma mesa de escritório é uma responsabilidade contínua.

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2. Recepcionista Hospitalidade

Recepcionistas trabalham em uma ampla gama de indústrias em escritórios de todos os tamanhos e geralmente são a primeira pessoa a interagir com os clientes. A maioria tem pelo menos uma pequena área de recepção. Mantenha-o limpo e bem abastecido com itens de cortesia para os visitantes, como cartões de visita da empresa, folhetos, revistas e lenços de papel. Encha um copo elegante com canetas e lápis e coloque-o em um lugar de destaque, principalmente se você fornecer formulários de emprego ou outros documentos para visitantes. Comece cada dia verificando se há bebidas disponíveis para servir aos visitantes.

3. Sistema de arquivamento

Etiquete a caixa de entrada e as bandejas de arquivamento separadas para evitar que a papelada fique sobrecarregada. Dedique tempo para arquivar a papelada, como a última meia hora do dia de trabalho, e reserve tempo suficiente para contabilizar interrupções de colegas de trabalho e visitantes. Rotule cuidadosamente os armários de arquivo para que você não dependa da memória para encontrar coisas. Para tornar os documentos acessíveis aos colegas de trabalho quando você estiver fora do escritório, faça um mapa de texto do seu sistema de arquivamento, rotulando os armários com uma letra ou número e listando em seu mapa o que está arquivado em cada armário. Mantenha o mapa em um local fácil de encontrar.

4. Manutenção de calendários

Para transferir chamadas telefônicas com eficiência, cumprimentar os visitantes e ajudar a facilitar as reuniões, os recepcionistas precisam saber o paradeiro dos funcionários. Um bom sistema visual que também permite que outros funcionários saibam se os colegas de trabalho estão disponíveis é um quadro magnético de apagar a seco com os nomes dos funcionários e colunas para “entrada” e “saída”. Com um olhar para onde um ímã é colocado, todos sabem quem está no escritório. Use um sistema de calendário eletrônico para agendar reuniões, enviar convites para reuniões e acompanhar férias e licenças médicas para funcionários.

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5. Organizando para Backup

Recepcionistas precisam fazer pausas regulares e ir almoçar. Certifique-se de que um sistema de backup dedicado esteja instalado para que a recepção nunca fique desacompanhada. Coordene com assistentes administrativos ou gerentes de escritório para preencher durante seus intervalos e crie um cronograma para que todos saibam quem deve trabalhar na recepção e quando. Faça arranjos com bastante antecedência quando tiver férias programadas e assegure-se de que haja um sistema de contingência se estiver doente.

6. Aprenda a multitarefa

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Multitarefa é a capacidade de fazer duas ou mais tarefas ao mesmo tempo. Mas, assim como o alpinismo, nem todos podem aprender a fazê-lo. No entanto, isso não significa que você não pode experimentá-lo. Na verdade, você pode aprender a realizar várias tarefas ao mesmo tempo se remover certas distrações de sua agenda. Por exemplo, resista ao desejo de ler a mensagem de texto ou e-mail que você acabou de receber e concentre-se na tarefa em mãos. Essas atividades são bastante demoradas, pois alguns podem não gostar de pensar assim.

Quando você está trabalhando em um ambiente de ritmo acelerado, como uma clínica ou hospital, é melhor desligar as notificações do seu telefone e fazer um plano com antecedência. Isso permitirá que você multitarefa e aumente sua produtividade.

7. Utilize a tecnologia de forma eficaz

Hoje em dia, todos podem operar um computador ou um telefone celular, mas poucos sabem como usá-los de forma eficaz. Em primeiro lugar, as recepcionistas precisam obter uma cadeira ergonômica para evitar lesões nas costas, distensões e entorses. Em segundo lugar, eles precisam usar um mouse e teclado ergonômicos. Por fim, utilize as ferramentas de organização em seu computador e telefone celular que combinam listas de tarefas, calendários e catálogos de endereços.

Esses aplicativos facilitarão sua vida e seu trabalho como recepcionista médica, enviando lembretes e notificações de eventos cruciais, como prazos e emergências.

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8. Estabeleça rotinas diárias

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Criar uma programação regular pode ajudar as crianças a aprender o que esperar ao longo do dia. Use horários de imagens, relógios e outras estratégias de gerenciamento de tempo.

9. Tente diminuir os tempos de espera

Quando os pacientes ligam para um centro médico, eles podem ter uma situação de emergência ou uma pergunta urgente para fazer a um profissional de saúde. É importante que você tente diminuir o tempo que os chamadores esperam em espera enquanto tentam entrar em contato com a instalação. Se um médico não estiver disponível, em vez de ter um paciente esperando em espera, anote o nome do paciente, o número e o motivo da chamada para que o médico ligue de volta quando estiver disponível. Isso reduz o número de chamadores que você tem em espera, o que pode permitir que você atenda mais chamadores.

10. Atualize suas certificações

Alguns empregadores podem exigir que as recepcionistas médicas tenham certificações específica. É importante atualizar suas certificações para que você possa continuar atualizando seu conhecimento sobre avanços médicos ou procedimentos do setor para documentação de pacientes e arquivamento de seguro. Certifique-se de se comunicar com seu empregador sobre a atualização de suas certificações, pois alguns locais de trabalho cobrem as taxas de recertificação dos funcionários.

11. Tente se lembrar de pacientes regulares

Tente lembrar os pacientes que visitam o centro médico regularmente. Fazer isso pode mostrar sua compaixão, cuidado e motivação para fornecer um atendimento ao cliente de alta qualidade. Isso também pode ajudar os pacientes a se sentirem mais confortáveis ​​em um ambiente médico. Tente lembrar o primeiro nome dos pacientes com os quais você interage diariamente ou semanalmente. Considere criar uma lista de pacientes que você vê com frequência para tentar se lembrar do nome deles.

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