Gerentes de tarefas: Como eles podem ajudar a sua equipe

Tempo de leitura estimado: 10 minutos

Última atualização em 21/05/2021

É o casamento do seu melhor amigo e como seu padrinho, você tem que planejar uma despedida de solteiro que será lembrada por muito tempo. Para planejar uma festa, você terá que escolher o lugar, planejar diferentes atividades, enviar convites e uma dúzia de outras coisas.

No cenário acima, planejar a festa era seu projeto e as diferentes coisas que você tinha que fazer eram suas tarefas.

Em um ambiente de escritório, você geralmente lidaria com vários projetos e tarefas simultaneamente.

A conferência para a qual sua equipe está se preparando, por exemplo. Você precisaria dos slides para a palestra, material de leitura e brindes para os brindes, blogs pré-evento, banners sociais e muito mais.

Quais são projetos e quais são tarefas?

Esses dois termos são usados muito em contextos semelhantes, por isso pode ser bastante confuso. Se você não consegue diferenciar gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas, não se preocupe.

 

Gerentes De Tarefas

O que é gerentes de tarefas?

Os projetos são compostos de tarefas, e saber como gerenciar suas tarefas (e as de todos os outros) é o segredo para concluir seus projetos no prazo.

Na sua forma mais simples, o gerenciamento de tarefas é ter uma lista de tarefas, mas você logo descobrirá que as listas de tarefas não serão suficientes para gerenciar as cargas de trabalho do projeto.

O gerenciamento de tarefas é um processo onde se identifica, monitora e avança o trabalho que precisa ser feito durante o dia. Em termos de gerenciamento de projetos, o gerenciamento de tarefas é como o fluxo de trabalho é organizado de forma eficiente.

É orientado para a tarefa, detalhado e parte da programação maior de um projeto.

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Uma tarefa, assim como um projeto, tem um ciclo de vida. Ele começa quando a tarefa está pronta e, em seguida, é atribuída, iniciada, concluída e verificada.

Ele também pode ser encerrado, expirado, pausado ou com falha. Algumas tarefas podem depender de outras para começar ou terminar.

O gerenciamento de tarefas é uma disciplina complicada, que requer grande atenção aos detalhes, flexibilidade e as ferramentas certas.

 

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos requer que você lide com diferentes aspectos de um projeto, mantendo o panorama geral em mente.

O gerenciamento de projetos abrange o processo de iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar o trabalho para atingir os objetivos específicos de curto ou longo prazo de uma empresa.

Os projetos têm critérios de sucesso específicos com início e fim claramente definidos.

No gerenciamento de projetos, você não verá muitas vezes atividades repetidas e o processo de planejamento estratégico do projeto será mais detalhado.

Um gerente de projeto também terá que se preocupar com fatores como custo, escopo, prazos e recursos disponíveis.

 

O Que E Gerentes De Tarefas

Gestão de Projetos vs Gestão de Tarefas

Mas primeiro, como eles estão relacionados?

Desmond Tutu, ganhador do prêmio da paz de 1984, disse a famosa frase: “Só existe uma maneira de comer um elefante. Uma mordida de cada vez. ”

Quase todos os gerentes de projeto operam com essa filosofia – eles dividem seus projetos em um conjunto de tarefas pequenas e gerenciáveis.

O gerenciamento de projetos e o gerenciamento de tarefas andam de mãos dadas, pois você precisa gerenciar com eficácia suas tarefas e ter as habilidades e competências de gerenciamento de projetos para se tornar um gerente de projeto de sucesso.

Para entender a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas, primeiro você precisa entender quais são esses conceitos. Muitos gerentes não conseguem distinguir entre projetos e tarefas, o que complica as coisas para todos os envolvidos.

Os projetos têm datas de início e término específicas.

Eles têm marcos e um resultado claro. Há um produto ou serviço completo no final. As tarefas são unidades únicas de trabalho, no nível individual, para concluir um projeto.

 

Agora, como exatamente eles são diferentes?

Uma coisa importante que diferencia o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de tarefas são as dependências de tarefas.

Como afirmado antes, o gerenciamento de projetos exige que você considere o quadro geral e planeje de acordo.

Para explicar o que são as dependências de tarefas, vamos falar sobre como planejar uma festa novamente.

Você definitivamente enviará os convites após finalizar o local.

Enviá-los antes seria inútil, pois você terá que entrar em contato com todos novamente para fornecer a localização.

Isso pode ser um pequeno inconveniente neste caso, mas os projetos industriais são muito diferentes.

Nesses projetos, você terá recursos limitados e prazos apertados e um erro como esse pode custar caro.

No gerenciamento de projetos, existem várias tarefas que exigem que algumas outras tarefas sejam concluídas antes de começar. No entanto, esse não é o caso no gerenciamento de tarefas.

Os gerentes de projeto lidam com vários projetos ao mesmo tempo.

Da mesma forma, você também terá que lidar com várias tarefas de diferentes projetos simultaneamente e isso permitirá que você melhore suas habilidades gerais de gerenciamento.

 

Quando usar o gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas?

Muitos profissionais se sentem confusos sobre o debate entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas.

Frequentemente, eles não conseguem reconhecer as diferenças sutis, mas importantes, entre o gerenciamento de tarefas e o gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de tarefas costuma ser usado exclusivamente para lidar com tarefas repetitivas e independentes. Não importa se você está trabalhando sozinho ou faz parte de uma grande equipe de projeto.

Se você precisa criar uma estratégia adequada e planejar o processo de fluxo de trabalho apenas para diferentes tarefas, ele é feito para você.

Os gerentes de projeto lidam com muitas coisas ao mesmo tempo e precisam ser eficazes no gerenciamento de tarefas e projetos.

O gerenciamento de projetos é aplicado em situações em que você precisa planejar o escopo do projeto, monitorar recursos e progresso, negociar com diferentes partes, criar faturas e muito mais.

Gerentes De Tarefas 2

Como a tecnologia pode ajudá-lo a gerenciar projetos e tarefas

O software de gerenciamento de projetos vem equipado com recursos de gerenciamento de tarefas porque você não pode ser um gerente de projeto eficaz sem ser um bom gerenciador de tarefas. Ferramentas baseadas em nuvem, como o projeto Kissflow, permitem aos usuários planejar, atribuir, priorizar e rastrear o status de suas tarefas individuais com facilidade.

Você pode visualizar todo o seu projeto e implementar estratégias de gerenciamento eficazes para maximizar a produtividade da sua equipe. Cadastre-se gratuitamente hoje.

 

O que é o software de gerenciamento de tarefas?

O software de gerenciamento de tarefas simplifica o processo de gerenciamento de tarefas.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas vêm em muitas formas, como planilhas básicas ou aplicativos de gerenciamento de projetos online.

Em todos os níveis, as ferramentas de gerenciamento de tarefas ajudam as pessoas:

  • Trabalhe com eficiência e reduza o desperdício
  • Mantenha-se organizado
  • Certifique-se de que as equipes e os indivíduos estão sendo utilizados da maneira correta
  • Cumprir prazos

Componentes-chave de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

As ferramentas de gerenciamento de tarefas atendem a uma necessidade geral de organizar, priorizar e visualizar o trabalho.

Por meio da análise, você aprende como fazer as coisas de maneiras mais eficazes.

Em seu nível mais básico, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é usada para ajudar indivíduos, equipes ou empresas a se manterem organizados.

Parte da organização inclui definir prioridades para tarefas, visualizar o andamento das tarefas à medida que passam pelos estágios de conclusão e compilar análises ou relatórios para direcionar tarefas e fluxos de trabalho futuros.

Priorização

Um quadro de tarefas permite que você organize suas tarefas por prioridade para que possa garantir que as coisas mais importantes sejam concluídas primeiro.

Dito isso, as ferramentas de gerenciamento de tarefas são fáceis de atualizar. Ao priorizar as tarefas, podemos nos concentrar em como o trabalho deve ser atacado, em vez de pular de um item para outro sem nenhuma direção.

Visualização

A visualização de tarefas não apenas o ajudará a lembrar o que você precisa fazer, mas também o ajudará a entender melhor um projeto como um todo.

Isso significa que as ferramentas de gerenciamento de tarefas são facilmente acessíveis a todos.

Quando cada item é organizado de uma maneira fácil de compreender, as dependências tornam-se claras e a colaboração é natural.

Análise

As ferramentas de gerenciamento de tarefas sempre fornecem alguma forma de análise, seja uma fórmula que você criou ou algo embutido na ferramenta.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas produzem dados concretos que podem ser revisados e digeridos para que os usuários finais possam compreender facilmente o que estão fazendo, o que fizeram e como as coisas podem ser melhoradas.

Esta é uma parte essencial para melhorar a forma como as coisas são feitas.

 

Tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas

Dependendo da necessidade, as ferramentas de gerenciamento de tarefas podem ser bastante simples ou fornecer informações incrivelmente detalhadas.

Embora todos compartilhem uma função central, a organização do trabalho, há várias maneiras diferentes de abordar o gerenciamento de tarefas.

Na maioria dos casos, as ferramentas de gerenciamento de tarefas são representadas por um sistema de grade de linhas e colunas e são comumente chamadas de quadros de gerenciamento de tarefas.

Os sistemas de gerenciamento de tarefas também incluem indicadores ou símbolos usados para representar várias tarefas ou elementos de uma tarefa. Podem ser qualquer coisa, desde imagens a notas adesivas ou apenas dados em uma célula de planilha.

A maioria das ferramentas de gerenciamento de tarefas pode ser dividida em três categorias específicas:

  • Gestão Manual de Tarefas
  • Gerenciamento Eletrônico de Tarefas
  • Gerenciamento de Tarefas Online

Vamos definir rapidamente cada um desses tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas para que possamos entender melhor como eles diferem uns dos outros.

 

Ferramentas de gerenciamento de tarefas manuais

As ferramentas de gerenciamento manual de tarefas são uma das formas mais básicas de um sistema de gerenciamento de tarefas.

Eles geralmente são compostos de itens físicos, como um quadro branco, quadros de cortiça ou até mesmo longos trechos de papel fixados nas paredes.

Não há virtualização por trás dessas ferramentas, daí o termo manual.

Sendo um sistema um tanto básico, esses tipos de ferramentas funcionam melhor para pessoas ou equipes que lidam com um pequeno número de tarefas que raramente mudam.

Organizações ou setores com tarefas muito padronizadas costumam usar ferramentas de gerenciamento de tarefas manuais porque exigem menos atenção e as atualizações são menos frequentes ou intensivas.

Isso torna o sistema flexível e fácil de alterar.

 

Ferramentas de gerenciamento eletrônico de tarefas

Aproveitando o poder da computação, as ferramentas eletrônicas de gerenciamento de tarefas fornecem flexibilidade e funcionalidade expandidas.

As ferramentas digitais ou eletrônicas de gerenciamento de tarefas não se limitam ao espaço físico, mas permitem que os usuários adicionem quantas ou poucas informações desejarem.

Eles geralmente incluem um espectro mais amplo de recursos, como rastreamento e análise.

Ao contrário das placas manuais, as ferramentas de gerenciamento eletrônico de tarefas podem ser levadas com você para qualquer lugar que você vá com seu computador ou dispositivo.

Os sistemas eletrônicos geralmente vêm em uma ampla variedade de formas, desde planilhas básicas até aplicativos intensivos de gerenciamento de tarefas.

Essas ferramentas também podem ser integradas com outras tarefas e aplicativos organizacionais para construir uma solução completa de gerenciamento de tarefas corporativas.

 

Ferramentas de gerenciamento de tarefas online

Combine a profundidade de uma ferramenta eletrônica de gerenciamento de tarefas com a capacidade de expansão ilimitada da Internet e você terá o gerenciamento de tarefas online.

Esses sistemas podem ser empacotados como software ou aplicativos online, permitindo que indivíduos ou equipes organizem e monitorem tarefas de qualquer local.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas online, como quadros Kanban e quadros de projetos, são especialmente úteis para equipes que realizam muitas tarefas com descrições e prioridades variadas, além de trabalhar com membros remotos da equipe.

Eles permitem que informações, métricas, relatórios, análises ou quaisquer outros arquivos sejam facilmente compartilhados por meio de uma conexão com a Internet.

A maioria das ferramentas de gerenciamento de tarefas on-line funcionam na nuvem para que os usuários possam alocar espaço de armazenamento e fazer backup de informações críticas sem sobrecarregar suas redes internas.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas online também oferecem às equipes melhores métodos de comunicação e colaboração.

Usando uma conexão com a Internet, os membros da equipe podem receber atualizações de status por e-mail ou discutir detalhes da tarefa.

 

Benefícios de usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

As ferramentas de gerenciamento de tarefas são um recurso eficaz para equipes, mas também podem ser utilizadas por indivíduos.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas ajudam os usuários finais a trabalhar de maneira mais inteligente, fazer mais e ter mais sucesso.

Quando aplicadas corretamente, as ferramentas de gerenciamento de tarefas podem:

  • Gerenciar e organizar cargas de trabalho: saiba o que você precisa fazer e quais itens têm prioridade. Atribuir e executar.
    Aumente a eficiência e a produção: Aplicar uma quantidade ideal de recursos e tempo a uma tarefa resulta em paradas menores no ciclo de produção.
    Melhore a qualidade do trabalho: a qualidade nunca é sacrificada pela velocidade de produção quando as tarefas são organizadas e as informações são utilizadas corretamente.
    Impulsione a colaboração: as equipes trabalham melhor quando há um entendimento compartilhado do que precisa ser feito e as ideias são facilmente comunicadas por meio de um sistema visual de gerenciamento de tarefas.
    Reduza o desperdício: elimine o tempo gasto pensando no que fazer a seguir ou retrabalhando tarefas que não foram concluídas corretamente na primeira tentativa.
    Cumprir os prazos: Com um sistema de gerenciamento de tarefas organizado, você e sua equipe trabalham com mais eficiência, tornando os prazos perdidos uma coisa do passado.

Escolhendo A Ferramenta Certa De Gerenciamento De Tarefas

Escolhendo a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas

A seleção da ferramenta de gerenciamento de tarefas que melhor se adapta às suas necessidades exige tempo e reflexão. Existem muitas ferramentas para escolher neste mercado.

Alguns são básicos, enquanto outros oferecem uma ampla gama de funcionalidades, fornecendo métricas suficientes para satisfazer até mesmo a mais ávida das equipes baseadas em números.

É fundamental ter em mente que a complexidade ou simplicidade de uma ferramenta não a torna a melhor solução.

Equilibrar suas necessidades em relação ao que uma ferramenta de gerenciamento de tarefas pode fazer para ajudar você e sua equipe a trabalhar melhor em conjunto, se tornarem mais organizados e aumentar a produção é essencial.

Aqui estão cinco coisas a serem consideradas ao procurar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.

  • Que tipo de tarefas você está executando?
  • Tamanho. É só você, cinco outros membros da equipe ou mais de 50 funcionários?
  • O acesso remoto é uma prioridade?
  • Quão importante é a análise de dados?
  • Ele precisa ser integrado a outros sistemas ou aplicativos?

Com as ferramentas certas de gerenciamento de tarefas à sua disposição, o gerenciamento de projetos se torna mais sobre como fazer as coisas da maneira certa, em vez de apenas fazê-las.

 

Conclusão

Agora que você já sabe o que faz os gerentes de tarefas e de projetos, utilize o conhecimento obtido neste post para contratar o melhor profissional possível para ajudar você e sua empresa a prosperarem no dia-a-dia que para qualquer empresa sempre tem muitas tarefas a fazer.

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