Última atualização em 02/09/2023
Introdução
A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. É por meio dela que os colaboradores se mantêm informados sobre as metas, objetivos, mudanças e demais aspectos relevantes para o seu trabalho. Um plano de comunicação interna bem estruturado é fundamental para garantir a eficácia desse processo.
O que é um plano de comunicação interna?
Um plano de comunicação interna é um documento que estabelece as diretrizes e estratégias para a comunicação dentro da empresa. Ele define os objetivos, públicos-alvo, canais de comunicação, mensagens e indicadores de sucesso. É um guia que orienta ações e garante que a comunicação seja planejada, consistente e eficiente.
Passo 1: Definir os objetivos
Antes de iniciar a elaboração do plano de comunicação interna, é necessário definir quais são os objetivos que se deseja alcançar com ele. Os objetivos podem variar de acordo com a empresa, mas alguns exemplos comuns são:
Engajar os colaboradores
Um dos principais objetivos da comunicação interna é engajar os colaboradores com a empresa, fazendo com que se sintam parte dela e se identifiquem com seus valores e propósito. Para isso, o plano de comunicação deve incluir ações que promovam a integração, a motivação e o reconhecimento dos colaboradores.
Informar sobre metas e objetivos
É importante que os colaboradores estejam alinhados com as metas e objetivos da empresa. O plano de comunicação deve prever a divulgação dessas informações e explicar como cada colaborador pode contribuir para alcançá-las.
Facilitar a comunicação entre os setores
A comunicação interna também tem o papel de facilitar a troca de informações entre os diferentes setores da empresa. O plano deve incluir a criação de canais de comunicação que facilitem essa interação e promovam a colaboração entre as equipes.
Passo 2: Identificar os públicos-alvo
Cada empresa possui diferentes públicos internos, ou seja, grupos de colaboradores que precisam receber informações específicas. Pode ser útil fazer uma análise para identificar quais são esses públicos e quais são as mensagens que devem ser direcionadas a cada um deles.
Colaboradores de diferentes níveis hierárquicos
É comum que a comunicação precise ser adaptada de acordo com o nível hierárquico dos colaboradores. Enquanto para os líderes é importante receber informações estratégicas, os colaboradores de nível operacional podem necessitar de instruções mais detalhadas sobre suas tarefas diárias.
Colaboradores de diferentes áreas
Cada área da empresa possui particularidades que devem ser consideradas na comunicação. É importante identificar quais são as áreas e definir a melhor forma de transmitir as informações relevantes para cada uma delas.
Passo 3: Escolher os canais de comunicação
A escolha dos canais de comunicação é fundamental para garantir que as mensagens cheguem aos colaboradores de forma eficiente. Existem diversas opções disponíveis, desde os canais tradicionais, como e-mail e murais informativos, até os canais digitais, como intranet e redes sociais corporativas.
O e-mail é uma ferramenta de comunicação amplamente utilizada nas empresas. É uma forma eficaz de transmitir informações detalhadas e formais para um grande número de pessoas ao mesmo tempo. No entanto, é importante ter cuidado para que as mensagens não sejam excessivas e acabem sendo ignoradas pelos colaboradores.
Intranet
A intranet é um ambiente virtual interno onde os colaboradores têm acesso a informações relevantes para o seu trabalho. É uma ferramenta útil para divulgar comunicados, documentos e manuais de forma centralizada e de fácil acesso para todos os colaboradores.
Reuniões
As reuniões presenciais ou virtuais são ótimas oportunidades para promover a interação e a troca de informações entre os colaboradores. Elas permitem esclarecer dúvidas, discutir projetos e alinhar expectativas de forma mais dinâmica e participativa.
Passo 4: Definir as mensagens
As mensagens a serem transmitidas devem estar alinhadas com os objetivos definidos anteriormente. É importante que sejam claras, objetivas e relevantes para os colaboradores. Algumas dicas para definir as mensagens são:
Valorizar as conquistas
É importante reconhecer e valorizar as conquistas da empresa e dos colaboradores. Isso ajuda a fortalecer o vínculo entre eles e a motivá-los a continuar se empenhando em suas atividades.
Explicar os processos e procedimentos
Muitas vezes, os colaboradores têm dúvidas sobre os processos e procedimentos da empresa. O plano de comunicação deve prever a divulgação dessas informações de forma clara e acessível, para que todos entendam como as coisas funcionam.
Divulgar mudanças e novidades
Toda empresa passa por mudanças e é importante que os colaboradores sejam informados sobre elas. Seja uma reestruturação interna, uma nova política ou um lançamento de produto, é fundamental que as novidades sejam divulgadas de forma adequada.
Passo 5: Estabelecer indicadores de sucesso
Para garantir que o plano de comunicação interna está sendo eficaz, é necessário estabelecer indicadores de sucesso. Alguns exemplos de indicadores que podem ser utilizados são:
Taxa de abertura de e-mails
A taxa de abertura de e-mails é um indicador que mostra quantos colaboradores estão lendo as mensagens enviadas. É importante monitorar esse indicador para garantir que as mensagens estão sendo recebidas e lidas pela maioria dos colaboradores.
Pesquisas de satisfação
Realizar pesquisas de satisfação periodicamente é uma forma de avaliar a eficácia do plano de comunicação interna. As pesquisas podem abordar diferentes aspectos, como clareza das informações, relevância das mensagens e qualidade dos canais de comunicação utilizados.
Conclusão
Um plano de comunicação interna bem estruturado é fundamental para garantir que as informações sejam transmitidas de forma eficiente e que os colaboradores estejam alinhados com os objetivos da empresa. Ao seguir os passos apresentados neste artigo, é possível desenvolver um plano de comunicação interna que atenda às necessidades da empresa e promova o engajamento dos colaboradores.
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