Última atualização em 13/07/2023
Neste artigo, discutiremos sete boas práticas essenciais ao escrever um email profissional. Abordaremos a importância de ser claro e conciso, utilizar uma saudação adequada, ser profissional e polido, evitar erros gramaticais e de ortografia, manter o assunto relevante, utilizar um tom apropriado, e finalizar o email de forma cortês. Ao seguir essas práticas, você estará garantindo uma comunicação eficaz e profissional por meio de seus emails.
7 Boas Práticas Essenciais ao Escrever Email Profissional
Escrever emails profissionais é uma habilidade crucial no mundo corporativo atual. A comunicação por email é uma forma eficiente de transmitir informações, estabelecer relacionamentos e garantir uma comunicação clara e concisa. No entanto, é importante seguir algumas boas práticas para garantir que seus emails profissionais sejam eficazes e transmitam a mensagem desejada. Neste artigo, discutiremos sete boas práticas essenciais ao escrever um email profissional de sucesso.
1. Use um Assunto Descritivo
O assunto de um email é a primeira coisa que os destinatários veem e pode determinar se eles abrem ou não sua mensagem. Certifique-se de usar um assunto descritivo que resuma o conteúdo do email de forma clara e concisa. Evite assuntos genéricos, como “Olá” ou “Sobre o Projeto”. Em vez disso, seja específico e informativo, por exemplo, “Reunião Agendada para Discutir o Projeto XYZ – Ação Necessária”.
2. Seja Conciso e Direto
Quando escrever o corpo do email, seja conciso e direto ao ponto. Evite divagações e informações desnecessárias. Lembre-se de que a maioria das pessoas tem uma quantidade limitada de tempo para ler seus emails, então torne o conteúdo fácil de ser compreendido. Use frases curtas e parágrafos curtos para facilitar a leitura e a compreensão.
3. Seja Profissional na Linguagem e Tom
Manter um tom profissional é essencial ao escrever um email profissional. Use uma linguagem adequada e evite gírias, abreviações ou linguagem coloquial. Certifique-se de que seu email seja educado e cortês, mesmo ao lidar com situações difíceis. Evite usar letras maiúsculas, pois isso pode ser interpretado como gritar.
4. Revise e Corrija Antes de Enviar
Antes de enviar seu email, revise-o cuidadosamente em busca de erros gramaticais, ortográficos e de pontuação. Erros podem prejudicar sua credibilidade e transmitir uma má impressão aos destinatários. Utilize ferramentas de correção ortográfica e gramatical disponíveis em programas de email ou softwares de edição de texto para garantir que seu email esteja impecável.
5. Utilize um Cumprimento Adequado
Comece seu email profissional com um cumprimento adequado. Use “Prezado(a)” ou “Caro(a)” seguido pelo nome do destinatário. Evite cumprimentos informais, como “Oi” ou “E aí”. Se você não souber o nome do destinatário, utilize “Prezado(a) Senhor(a) / Equipe”.
6. Seja Consciente do Uso de Anexos
Ao enviar anexos, certifique-se de que são relevantes para o conteúdo do email e que estão corretamente formatados. Evite enviar anexos muito grandes, pois podem sobrecarregar a caixa de entrada do destinatário. Considere a possibilidade de compactar arquivos grandes ou utilizar serviços de compartilhamento de arquivos, como Dropbox ou Google Drive.
7. Responda em tempo hábil
Responda aos emails profissionais de forma oportuna. Seja diligente em verificar sua caixa de entrada regularmente e responder prontamente. Se você precisar de mais tempo para fornecer uma resposta completa, envie um email breve informando que está trabalhando na resposta e quando o destinatário pode esperar recebê-la.
Ao seguir essas sete boas práticas essenciais ao escrever um email profissional, você estará garantindo uma comunicação eficiente, clara e respeitosa. Lembre-se de que a forma como você se comunica por email pode influenciar sua imagem profissional, então é importante dedicar tempo e esforço para escrever emails de alta qualidade.
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