Dicas de Etiqueta para Evitar escrever e-mails desleixados

Você ainda não conhece sua perspectiva bem depois de uma chamada de descoberta, então é melhor manter sua linha de assunto descritiva e sua saudação formal. No exemplo acima, você os lembrou de sua conversa anterior e manteve as coisas pessoais e amigáveis.

Você confirmou sua reunião agendada e clamou o anexo da agenda, para que não se perca mais abaixo.

Finalmente, você assinou formalmente, o que é adequado para essa etapa do processo de vendas. E você reviu.

Formato de e-mail inadequado

A linha de assunto deste e-mail não diz nada ao cliente sobre o conteúdo – então, por que ele o abriria? Além disso, a saudação é casual demais, não há nada personalizado sobre o e-mail em si e nenhuma confirmação de reunião foi incluída.

O envio de URLs longos também é uma etiqueta de e-mail, não, não, a aprovação é casual demais e os erros de digitação deixam claro que a pessoa que a escreveu tem uma gramática muito ruim ou não dedicou tempo para lê-la.

Pontuação de e-mail

A pontuação é sutil quando você a usa corretamente e é óbvia quando você não a usa. Não desanime seus destinatários – memorize essas regras e siga-as religiosamente.

1. Pontuação do Terminal

Cada linha deve terminar com um sinal de pontuação terminal, ou seja, um período, ponto de interrogação ou ponto de exclamação. Se você pular pontuação terminal, vai parecer que você nunca completou o seu pensamento.

Aqui está um exemplo:

Errado:

Eu conversei com Finanças, e eles aprovaram o acordo

Certo:

Conversei com o departamento financeiro e eles aprovaram o acordo.

Use pontos de interrogação com moderação. Se você usar muitos pontos de interrogação em um e-mail, vai parecer que está interrogando o destinatário.

“Qual é o seu status? Você já conversou com sua equipe? Você está livre para uma ligação amanhã ao meio-dia para que possamos discutir possíveis mudanças?”

2. ponto e vírgula (;)

Um ponto-e-vírgula também pode conectar duas sentenças únicas, mas relacionadas. Não pode agir como uma vírgula.

Errado:

Ela pode me ligar amanhã, ela pode me dar uma resposta então.

Certo:

Ela pode me ligar amanhã; ela pode me dar uma resposta então.

3. vírgula (,)

Um dos erros mais comuns é adicionar vírgulas onde elas não pertencem. Enquanto eu poderia dedicar um post inteiro ao uso adequado da vírgula, aqui estão as regras mais importantes:

Use antes de uma conjunção de coordenação (e, mas, para, ou, nem, assim, ainda) que está conectando duas cláusulas independentes.

“Trabalhei com um cliente semelhante no ano passado e as taxas de abertura aumentaram 20% em um mês.

Use após uma cláusula dependente no início de uma frase.

“Depois de melhorar suas linhas de assunto, as taxas de abertura melhoraram drasticamente.

Use para separar itens em uma lista.

“Eu me concentrei no tamanho, na legibilidade e no conteúdo do e-mail.

4. Pontuação de Saudação

Existem algumas maneiras diferentes de pontuar sua saudação (a primeira linha do seu e-mail onde você se dirige ao destinatário pelo nome).

Se for um e-mail formal, use dois pontos.

Prezada Sra. Frost:

Se for um e-mail relativamente casual, use uma vírgula.

Caro Aja

E se você está de perto com alguém, você pode usar um traço.

Oi Aja –

5. Ponto de Exclamação

Use pontos de exclamação com moderação ao usar pontos de interrogação. Se você for ao mar com pontos de exclamação, você se tornará hiper e superexcitado.

“Obrigado novamente por uma conversa produtiva ontem! Boas notícias, eu falei com Finanças e estamos prontos para ir! Mal posso esperar para trabalhar juntos!”

Em geral, os pontos de exclamação não são considerados muito profissionais. Então, deixe-os para suas mensagens de texto de happy hour para amigos.

Gramática de e-mail

A menos que dedique toda a sua atenção ao estudo da gramática (que é muito menos lucrativo que as vendas), você cometerá um erro ocasional. Mas ninguém se importará se eles nunca ouviram falar dessa regra esotérica também. Apenas evite as misturas básicas que a sua perspectiva definitivamente vai pegar, e você será de ouro.

Conheça a diferença entre:

• Há / eles / seus
• É / é
• Efeito / afetar
• Seu / você é
• Demasiado / dois / para
• Solta / perde
• Eu / eu / eu mesmo

Dica profissional: você já desejou ter um editor lendo sobre seu ombro? Você pode – mais ou menos. Grammarly é uma ferramenta gratuita que escaneia tudo o que você escreve para erros de gramática e ortografia. Além de detectar problemas em tempo real, também enviará um relatório semanal que destaca tendências comuns.

Emojis no e-mail

Eu entendo o desejo de adicionar um rosto sorridente a uma sentença potencialmente dura ou calar uma piada com um emoji risonho.

No entanto, a menos que seu destinatário já tenha usado um, resista à tentação. Pesquisas revelam que incluir emojis em e-mails de trabalho é ruim para sua reputação: eles fazem você parecer menos competente (e eles não afetam o quanto você parece ser amigável).

Linhas de assunto de e-mail

Sua linha de assunto deve ser descritiva e relativamente curta. Idealmente, deve dar ao destinatário uma boa ideia se deseja abrir sua mensagem.

Linha de assunto ruim:

“Oi

O que você está enviando por e-mail? Não está claro.

Boa linha de assunto:

“Resumo da chamada 12/2

Esta linha não deixa dúvidas sobre o conteúdo do e-mail.

Saudações por e-mail

Acima, cobrimos a pontuação a ser usada na saudação. Você também precisa escolher uma saudação – que pode ser formal ou informal, dependendo de quem você está enviando e como é seu relacionamento.

Na maioria das vezes, uma saudação casual é apropriada. Você definirá um tom amigável e descontraído e transmitirá confiança.

Saudações casuais por e-mail incluem:

• Oi
• Ei
• Oi /Olá
• Bom [manhã, tarde]
• [Nome]

Se você está buscando alguém pela primeira vez – ou eles trabalham em uma indústria conservadora – distorça mais formalmente.

As saudações formais por e-mail incluem:

• Caro [primeiro nome]
• Caro Sr. / Sra. [último nome]

E quais você nunca deve usar (nem mesmo como uma piada)?

• Yo: informal demais
• Ei !: Muito íntimo e ansioso
• [Nome] !: Muito decepcionante
• Para quem possa interessar: muito impessoal
• Caro senhor ou senhora: muito duro
• Oi amigo: muito assustador
• Senhores: Demasiado antiquado
• Todos: muito frio

Confirmações por e-mail

A assinatura correta complementará o tom e o conteúdo do seu e-mail. Uma vez que é a última coisa que seu destinatário lê, essa linha influencia sua impressão duradoura.

Se o seu tom de voz for alegre, termine com uma assinatura calorosa.

Assinaturas informais:

• obrigado
• obrigado novamente
• Melhor
• Felicidades
• Feliz [dia da semana]
• Aproveite o final de semana
• Falar em breve
• Falo com você [amanhã, na quarta-feira, quando você voltar]
• Ansioso para trabalhar juntos
• Ansioso para nossa próxima conversa
• Animado para ouvir seus pensamentos

Se o seu tom é mais reservado, a sua assinatura deve ser também.

Inscrições formais:

• Obrigado
• Obrigado pelo seu tempo
• Tenha um maravilhoso [dia, final de semana]

E aqui estão as linhas de fechamento que você não deveria estar usando:

• Atenciosamente: Muito desatualizado
• Atenciosamente: muito hostil
• Atenciosamente: Demasiado anormal
• Calorosamente: relaxado demais
• Respeitosamente: muito aleatório
• Xoxo: muito íntimo
• Cordialmente: muito empolado
• – [Seu nome]: muito abrupto

Nomes de destinatários

Verifique se você digitou corretamente o nome do seu destinatário. Leva dois segundos: basta acessar o perfil do LinkedIn e comparar o título com o nome que você usou.

E não encurte o nome, a menos que eles assinem o e-mail de acordo. Você pode assumir que “Michael se torna“ Mike, mas ele pode preferir ir pelo segundo. Verifique sua assinatura. Se ele diz “Mike, você pode usar o apelido; se é “Michael, é por isso que você deveria se dirigir a ele.

Caso de sentença

Quando você está enviando mensagens de texto ou no Slack, você provavelmente não capitaliza muito – ou nada. Mas quando você está escrevendo um e-mail profissional, use a sentença. Em outras palavras, capitalize a primeira letra da primeira palavra em uma frase e nomes próprios.

Exemplo:

Cães são bem-vindos na PlanejadorWeb.

Tom de e-mail

É incrivelmente difícil conseguir o tom certo através de e-mail. Pesquisas mostram que as pessoas superestimam drasticamente a frequência com que seus destinatários identificariam corretamente se seu tom era sarcástico ou sério.

Enquanto eles acreditavam que os destinatários acertariam 80% do tempo, a realidade estava mais perto de 56% .

Isso significa que metade dos seus e-mails serão mal interpretados? Não. Mas isso significa que você deve pensar cuidadosamente sobre as palavras que você está usando e como alguém poderia lê-las.

Primeiro, evite frases negativas. Eles podem fazer você parecer mais ansioso, irritado ou preocupado do que realmente é.

Exemplos: erros, problemas, falhas, atrasos, problemas, crises, problemas, infelicidade, conseqüência

Em segundo lugar, não seja sarcástico. Há uma boa chance de seu destinatário não entender a piada – e você vai parecer um idiota.

Exemplo: “Eu pedia à minha equipe para revê-lo amanhã, mas como você provavelmente sabe, ninguém trabalha na sexta-feira.

Terceiro, recorte adjetivos. Eles podem fazer você soar excessivamente emocional – você está atirando para a calma e profissional.

Exemplos: muito, muito, extremamente, grave, sério, profundamente

Em quarto lugar, copie seu destinatário. Seguir a liderança garante que você não os ofenderá acidentalmente. Se eles escreverem mensagens curtas e diretas, faça o seu também conciso. Se eles costumam incluir uma linha de construção de relacionamento (como “Eu vi que você estava em Bermuda; espero que você tenha se divertido muito” ), faça o mesmo.

Em quinto lugar, quando em dúvida, pegue o telefone. Sempre que estiver tendo uma conversa potencialmente complicada, é sempre uma boa ideia telefonar, Skype ou encontrar-se cara a cara com a pessoa.

Fontes e formatação

Quer fazer os olhos do seu destinatário doer? Use fontes malucas, cores divertidas e formatação pouco frequente.

Sim, o seu e-mail pode ser mais memorável, mas parece que você está completamente fora de contato com as normas de comunicação.

Sempre use a fonte padrão. Nunca use uma cor ao lado de preto. Atenha-se ao tamanho da fonte padrão. Não use negrito ou itálico em mais de uma palavra (ou sequência de palavras) em um único e-mail.

E se você estiver copiando e colando texto, certifique-se de destacá-lo e limpar a formatação. (Comando + \ em um Mac, Ctrl + Shift + N em um PC.) Caso contrário, o snippet aparecerá de forma diferente do resto do seu e-mail.

Hiperlinks

Colar URLs inteiros em seu e-mail ocupa espaço valioso e parece confuso. Em vez disso, crie hiperlinks ou insira um URL abreviado.

Errado:

Veja isso:

Confira este artigo sobre e-mails de vendas.

Certo:

Confira isso: https://bit.ly/2sl3DDH

Anexos

Indique em algum lugar em seu e-mail que você incluiu um anexo para que seu destinatário não o ignore.

Um simples “eu anexei um [documento, planilha eletrônica] para o X vai fazer o truque.

E certifique-se de que você está reconectando arquivos quando adicionar alguém a uma cadeia de e-mails ou eles não poderão visualizá-los. (Uma alternativa? Simplesmente encaminhe o tópico.)

Assinaturas de e-mail

Uma assinatura de e-mail ruim pode realmente fazer um número em seus relacionamentos. Mesmo que você escreva a mensagem mais eloquente e persuasiva do mundo, uma assinatura mal projetada fará com que você pareça um amador.

Tendo em mente que menos é definitivamente mais, o seu deve ser relativamente pequeno, simples e contido. Agora não é hora de incluir sua citação inspiradora favorita, headshot, ou todos os meios possíveis para chegar até você. Atenha-se ao seu nome, cargo, URL do LinkedIn e / ou site da empresa e número de telefone.

Campos de e-mail

Para: Este campo é simples. Adicione o endereço de e-mail da pessoa com quem você está tentando entrar em contato.

CC: Se você gostaria de incluir alguém na mensagem CC deles. Você está essencialmente dizendo: “Ei, leia isto, mas não se sinta obrigado a responder.

É necessário ter alguém quando há informações relevantes no e-mail ou você está conectando-as com o destinatário real.

BCC: o BCC também copia seu contato para o e-mail, mas ninguém além deles verá que o recebeu. Em outras palavras, se você enviar um e-mail para Michael Scott e BCC Jim Halpert, Michael não saberá que Jim também o fez.

Por que usar o BCC?

Para ocultar endereços de e-mail. O BCC pode ser usado para proteger o e-mail de alguém de ser exposto a outras pessoas. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail a um grupo de pessoas sobre um evento programado, poderá optar por todos os e-mails do BCC para não expor e-mails sem permissão.

General FYI: O BCC pode permitir que alguém veja uma mensagem sem realmente incluí-la em todos os tópicos a seguir.

Cortesia comum: o BCC permite que você remova educadamente pessoas dos tópicos da caixa de entrada. Por exemplo, se o seu chefe estiver apresentando você a alguém, é uma cortesia comum para o seu chefe na resposta (geralmente dizendo “Mover [nome] para o BCC para salvar sua caixa de entrada. ) Isso mostra que você respondeu sem inundar a caixa de entrada com o seguindo para frente e para trás.

Responder vs. responder a todos

Resposta: quando você clica em responder, responde diretamente à pessoa que lhe enviou o último e-mail. Se você responder diretamente à mensagem inicial, sua resposta será enviada ao remetente original do e-mail. Mas se você responder ao e-mail de outra pessoa no tópico a seguir, você acabará respondendo apenas a essa pessoa.

Responder a todos: quando você seleciona Responder a todos, envia de volta todos os que estão nos campos “Para” ou “CC”. O benefício de Responder a Todos é permitir que os envolvidos no tópico saibam que um determinado problema foi resolvido. Também é útil quando você tem informações de que todos se importam.

Em caso de dúvida, o padrão é “Responder. Você não quer ser a pessoa chata que todo mundo está secretamente revirando os olhos.

Encaminhamento de e-mail

Há algumas dicas importantes para se ter em mente quanto à etiqueta adequada de encaminhamento de e-mail:

Alguns e-mails não são destinados a serem encaminhados. Se um contato estiver enviando informações particulares ou confidenciais, tome muito cuidado antes de encaminhá-lo.

Ao encaminhar um longo e-mail, uma cortesia comum é resumir o que está sendo discutido abaixo para que o destinatário saiba exatamente o que você quer dele. Não há nada pior do que encaminhar um encadeamento de 50 correntes com uma nota que diz apenas “veja abaixo.

Se você quiser que seu e-mail encaminhado inicie uma nova cadeia de e-mails (em vez de fazer parte de seu segmento atual), basta incluir seus próprios comentários na linha de assunto.

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Tempo de resposta de e-mail

Todos nós temos caixas de entrada sobrecarregadas e agendas lotadas, por isso nem sempre é possível responder a e-mails imediatamente. A janela de resposta apropriada depende da pessoa:

Colegas Imediatos:

Responda dentro de 12 horas. Sua equipe confia em você para trabalhar de maneira rápida e eficiente; Além disso, a maioria dos e-mails é sobre assuntos oportunos.

Colegas Gerais:

Para todos os outros com quem você trabalha, responda em até 24 horas. Não é possível atender a solicitação deles nesse período de tempo? Responda informando que você leu o e-mail dele e fará o acompanhamento por X hora.

Contatos Externos:

A menos que seja marcado como um e-mail urgente ou que precise de uma resposta ASAP, responder aos contatos externos até o final da semana em que foi enviado é perfeitamente apropriado. Portanto, se você recebeu o e-mail terça-feira, responda até sexta-feira dessa semana. Para contatos de alto valor, pode valer a pena responder dentro de um período de 24 horas.

Respostas de fora do escritório

Se você não estiver disponível por um período prolongado, uma “resposta automatizada” do OOO – ou uma resposta de ausência do escritório – pode permitir que quem estiver entrando em contato com você saiba que você não poderá responder à mensagem até que Data você estará no escritório novamente.

Alguns fazem e não fazem para respostas de OOO:

• DO: inclua por quanto tempo você estará indisponível.
• NÃO: Crie uma resposta OOO por um dia.
• FAZER: Inclua outra pessoa para entrar em contato para assuntos mais urgentes.
• NÃO: inclua um colega para entrar em contato sem deixar que o colega saiba que ele está na sua resposta do OOO.
• DO: inclua “OOO em sua linha de assunto para que as pessoas possam identificar facilmente a resposta automática.
• NÃO: inclua mais detalhes do que o necessário – como a localização exata de suas férias.

Se você estiver tirando férias por um longo período de tempo, pode ser útil ter uma maneira de chamar sua atenção para situações realmente urgentes, exigir atenção e situações. Aqui está um e-mail que HubSpotter Beth Dunn enviou antes de sua licença sabática de um mês:

Beth deixa claro que não responderá a e-mails, mas como está fora por um período prolongado, compartilhou uma maneira inteligente e fácil de atrair sua atenção quando necessário.

Acompanhamento de e-mail

Em vez de enviar passivo-agressivo “Você viu meu e-mail? mensagens, use uma ferramenta de rastreamento de e-mail. Você saberá o momento exato em que seu destinatário o abriu e, se ele não responder de forma razoavelmente rápida, você poderá encontrar um motivo não irritante para o acompanhamento, como: “Li um artigo no X que me lembrou você ; aqui está o link se você quiser dar uma olhada.

Enviado do seu telefone

Se você incluir “Enviado do meu iPhone ou “ Enviado via telefone – perdoe qualquer erro de digitação ? Eu não faria. Muitas pessoas tomam isso como uma desculpa para ser preguiçoso e renunciar a um olhar antes de você pressionar “Enviar.