Última atualização em 09/07/2023
A maioria dos profissionais de contas a receber mal tem tempo para fazer todas as ligações necessárias e enviar todos os e-mails, muito menos fazer um aviso individualizado de atraso para cada etapa do processo de cartas de cobrança.
No entanto, o acompanhamento a cada poucas semanas com uma carta personalizada solicitando uma ação de um cliente inadimplente realmente ajuda a receber o pagamento no prazo. Como cada carta de cobrança subsequente deve mudar de tom e consequências do não pagamento, criamos modelos de carta de cobrança prontos para uso. Leia abaixo para descobrir o que cada carta deve dizer para receber o pagamento o mais rápido possível.
A primeira carta de cobrança
Só porque esta é a primeira carta de cobrança, isso não significa que este seja seu primeiro ponto de contato com o cliente. Até agora você enviou a fatura, enviou lembretes de data de vencimento e os informou quando a fatura venceu. A primeira carta de cobrança deve ser enviada ao cliente inadimplente assim que a fatura estiver vencida.
Como esta é apenas a primeira letra, é importante manter o tom amigável, informativo e profissional. Existem muitos motivos pelos quais o cliente não pagou em dia, como nunca ter recebido a fatura ou faltar algo importante na fatura. Ao dar a eles uma chance de explicação antes de ficar chateado e insistente, você pode manter um ótimo relacionamento cliente-fornecedor.
Esta primeira carta de cobrança deve conter as seguintes informações:
- Dias em atraso
- Valor devido
- Observe as tentativas anteriores de coletar
- Resumo da conta
- Instruções – o que você gostaria que eles fizessem em seguida?
- Data de vencimento para pagamento – é importante usar uma data real, não “nos próximos 7 dias úteis”, pois isso pode ser vago.
- Sua informação de contato
O Modelo de Carta da Primeira Coleção
Caro,
Este é apenas um lembrete amigável de que sua conta está vencida. De acordo com nossos registros, seu saldo de R$ está atualmente negativo. Enviamos um e-mail com uma cópia detalhada de seus extratos de conta. Caso você não tenha recebido essas mensagens e documentos, fornecemos um resumo de sua conta abaixo.
Número da
fatura: Data da fatura:
Valor: Data de vencimento:
Dias em atraso:
Agradeceríamos muito se você pudesse nos informar o status desse pagamento. Entre em contato conosco ou envie seu pagamento de R$ para o endereço abaixo até 16 de abril de 2022, caso ainda não o tenha feito.
Se houver algum erro ou você não puder pagar neste momento, entre em contato comigo para que possamos corrigir quaisquer erros ou providenciar outro plano de pagamento. Obrigado por sua pronta resposta a esta solicitação e por seus negócios contínuos.
Atenciosamente: Departamento de Contabilidade
A segunda carta de cobrança
A segunda carta de cobrança pode ser um ato de equilíbrio difícil. Embora seu tom precise se tornar mais assertivo, já que a primeira letra parece ter sido ignorada, você ainda precisa permanecer amigável com o cliente. Encontrar a área cinzenta entre assertivo e amigável é sempre difícil.
O tempo para enviar o segundo aviso de fatura vencida é duas semanas após a primeira carta de cobrança ter sido ignorada ou após a promessa de pagamento da primeira carta ter vencido.
A segunda carta de cobrança deve incluir:
- Menção de todas as tentativas anteriores de cobrança, incluindo a primeira carta de cobrança
- Data de vencimento da fatura original
- Dias em atraso
- Número e valor da fatura
- Instrução – o que eles devem fazer em seguida?
- Oferecer ajuda para trabalhar nas condições de pagamento
- Dica sobre o impacto que o não pagamento pode ter em seus termos/classificações de crédito
- Sua informação de contato
Modelo de Carta da Segunda Coleção
Caro,
Neste momento, ainda não recebemos um pagamento em relação ao pagamento e nem obtivemos uma resposta à carta enviada em. Sua conta agora tem (dias) de atraso e você deve um total de R$ .
Como um cliente valioso, gostaríamos de ajudá-lo a efetuar o pagamento rapidamente para evitar quaisquer ações que possam prejudicar sua classificação de crédito ou limites de crédito futuros com nossa empresa. Se houver algum motivo para você não conseguir pagar integralmente, entre em contato comigo e eu ficaria feliz em falar sobre a organização de um cronograma de pagamento que seja mutuamente aceitável.
Entre em contato comigo imediatamente se quiser elaborar um cronograma de pagamento, caso contrário, envie seu pagamento de R$ até (data). Podemos aceitar as informações do seu cartão de crédito por telefone, por meio de nosso portal de pagamento on-line, ou enviei um envelope auto-endereçado para sua conveniência, caso você decida enviar um cheque pelo correio.
Agradecemos antecipadamente por sua pronta resposta a esta carta e por seus negócios contínuos.
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A Terceira Carta de Cobrança
Neste ponto, você já enviou várias cartas e fez várias tentativas de coleta. A cada semana em que uma fatura não é paga, a probabilidade de não receber o valor total aumenta. Por esta razão, o tom desta carta será muito diferente do resto. Você notificará o cliente que, se ele não pagar imediatamente, será forçado a encaminhar sua conta para uma agência de cobrança ou envolver um advogado.
Embora a terceira carta de cobrança possa ser bastante frustrante, é importante continuar a ser profissional. Simplesmente declarando os fatos e quais as consequências iminentes
A terceira carta de cobrança deve incluir as seguintes informações:
- Menção de todas as tentativas anteriores de coletar
- Número e valor da fatura
- Data de vencimento da fatura original
- Dias atuais em atraso
- Instruções sobre o que eles devem fazer em seguida
- Um aviso das consequências iminentes
- Suas informações de contato e solicitação final para entrar em contato com você
O Modelo de Carta da Terceira Coleção
Caro,
Neste momento, ainda não tivemos notícias de você em relação à fatura vencida e nem obtivemos resposta à carta enviada em, a carta enviada, ou nossas inúmeras tentativas de ligar e enviar e-mail para você. Suas contas agora é de (dias) de atraso e você deve um total de R$.
Lamento informá-lo que, a menos que recebamos o pagamento integral podemos elaborar um plano de pagamento acordado até esta data, teremos que entregar sua fatura a uma agência de cobrança e/ou nosso advogado.
Espero ouvir de você antes que essa ação seja tomada para evitar danos à sua classificação de crédito ou ao nosso relacionamento comercial futuro. Entre em contato comigo imediatamente para que possamos resolver este assunto.
Atenciosamente….
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A Carta de Cobrança Final e Aviso de Ação Legal
Com esta carta de cobrança final, você já fez tudo o que pode e está simplesmente informando ao cliente que o assunto não está mais em suas mãos. Embora não seja obrigatório informar ao cliente que sua conta entrou em cobrança ou foi entregue a um advogado, isso pode ajudar a manter o relacionamento em boas condições e fazer uma transição tranquila. Isso também lhe dá uma última tentativa final de cobrar, e quando os advogados estão envolvidos, as pessoas geralmente começam a se apressar.
Esta carta é significativamente mais curta que as outras porque é simplesmente uma carta de notificação. Servirá como comprovativo das várias vezes em que o cliente foi contatado, da fatura em causa e do montante em dívida. Lembre-se: mesmo como aviso final, você ainda deve permanecer profissional.
Modelo de Carta de Cobrança Final e Notificação de Ação Legal
Caro ,
Neste momento, ainda não ouvimos de você em relação à fatura por R$ que era devido. Também não obtivemos resposta a vários telefonemas, e-mails ou cartas enviadas ou qualquer outro meio de comunicação.
Como falhamos em nossa tentativa de resolver isso diretamente com você, lamento informá-lo que informamos esse problema à agência de crédito e entregamos esta fatura a uma agência de cobrança que entrará em contato com você em relação ao pagamento desta fatura.
Atenciosamente,
Comunicação final: Pagamento recebido
Quando seus clientes fizerem um pagamento com cartão de crédito, envie um breve e-mail. Isso garante a eles que o pagamento foi recebido enquanto causa uma ótima impressão.
Linha de assunto: Obrigado por seu pagamento à empresa x
Prezado [nome do cliente],
Recebemos seu pagamento de R$X,XXX na fatura nº 1234, que foi creditada em sua conta em [data].
Obrigado por confiar em nós para fornecer nossos serviços. Estamos ansiosos para servi-lo no futuro.
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Conclusão
A chave para ser pago é enviar avisos e lembretes com frequência. Pode parecer um exagero, especialmente se você está acostumado com a cadência dos avisos enviados por e-mail, mas devido ao volume de e-mails que chegam à caixa de entrada de alguém todos os dias, um aviso por e-mail pode ser facilmente ignorado ou esquecido. O envio de e-mails repetidos mantém o pagamento na frente do seu cliente e sua empresa na frente do seu fluxo de caixa.
Suas cartas de cobrança é um reflexo do seu negócio, portanto, mantenha-a profissional e assine cada carta pessoalmente. Lembre-se de que sua carta é para persuadir alguém a lhe enviar dinheiro. Sua redação e tom são fundamentais, especialmente se este for um cliente com o qual você deseja continuar a fazer negócios. Sempre assuma que o cliente pagará.
Colocar um envelope para pagamento também é uma boa ideia. Se você puder incluir postagem no envelope de pagamento, melhor. Quanto mais fácil você facilitar para o cliente fazer o pagamento, maiores serão suas chances de ser pago.