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7 etapas de um atendimento de cobrança

Tempo de leitura estimado: 7 minutos

Última atualização em 09/06/2022

Freelancer pode ser um negócio difícil de dominar. Você não apenas precisa procurar, proteger e atender clientes, mas também criar um processo de contas a receber contínuo e eficaz usando modelos de fatura confiáveis. Para muitos contratados independentes, a parte de faturamento e cobrança de seus negócios é a maior luta.

E por último, mas não menos importante, você pode se perguntar: como faço para cobrar do meu cliente por e-mail? Para ajudar com isso, incluímos os 7 etapas de um atendimento de cobrança. Continue lendo.

Tenha certeza de que a tarefa de receber o pagamento não é complicada, mas exige que você seja profissional e consistente. Continue lendo para ver as cinco etapas necessárias para receber pagamentos imediatos de seus clientes freelance.

1. Consulte o contrato

7 etapas de um atendimento de cobrança

A maioria dos bons relacionamentos freelance são baseados em um modelo de contrato. Se você criou um, o cliente o forneceu ou colaborou em um contrato que incorporou o feedback de ambas as partes, este é o ponto de partida para as práticas de cobrança. Seu contrato freelance deve ter delineado os detalhes importantes que você precisará consultar em sua fatura e o orientará sobre o valor de cobrança adequado. Pode até incluir extras, como para quem o modelo de fatura freelancer é endereçado e como o pagamento será feito.

Se faltar no seu contrato um componente importante necessário para faturar prontamente, você precisará retornar ao cliente agora – antes de sua primeira fatura – e obter esclarecimentos. Idealmente, seria bom ter esses novos detalhes por escrito por meio de um adendo ao contrato ou novo acordo legal. Se nada mais, um simples e-mail onde ambos digitam “Eu concordo” em resposta às condições de pagamento é suficiente.

2. Crie um modelo de fatura

Como cada cliente terá uma preferência ligeiramente diferente de como deseja ser cobrado, é melhor configurar cada fatura inicial para um cliente como um modelo. Dessa forma, é fácil duplicar a fatura original (completa com endereço, contato de cobrança, condições de pagamento etc.) e simplesmente atualizar os detalhes do projeto (como as horas registradas no seu quadro de horários) e o valor devido.

Para corporações maiores que precisam de detalhes extras de cobrança – como números de PO ou códigos de referência de itens de linha internos – essa é a maneira mais simples de economizar tempo no que pode ser um processo demorado a cada mês.

As faturas freelance, um modelo para cada cliente, podem ser acessadas facilmente sempre que você quiser faturar novamente o mesmo cliente. À medida que as informações do cliente mudam, você pode atualizar facilmente o modelo para que as faturas futuras também mostrem as informações corretas.

Usando o Bonsai, você pode criar de forma rápida e fácil um modelo de fatura clicando em “Enviar uma fatura” no seu painel.

Então, tudo o que você precisa fazer é escolher os detalhes do seu cliente (e configurar seu novo cliente se estiver usando o Bonsai pela primeira vez).

Uma vez feito, você terminará no modelo de fatura, que pode ser personalizado de acordo com suas necessidades: configure seus detalhes, os detalhes do cliente e todos os itens da fatura e/ou descrições de texto.

3. Facilite o pagamento

7 etapas de um atendimento de cobrança

A maioria dos serviços de faturamento, incluindo o Bonsai, funciona com processadores de pagamento de terceiros, como PayPal ou Stripe, para que você seja pago pelos serviços diretamente da fatura. Isso oferece uma enorme vantagem para freelancers que desejam parecer profissionais e reduzir o tempo entre o envio de uma fatura por e-mail e o recebimento do pagamento. Ao oferecer aos clientes uma solução de pagamento em um clique e solicitar o pagamento por e-mail , há poucas chances de eles esquecerem de pagar ou enviarem o dinheiro para a conta, endereço ou contato errados.

Se você precisar de pagamento por cheque, certifique-se de que sua fatura inclua tudo o que um cliente precisará para enviá-la. A quem deve ser emitido o cheque? Se o nome da sua empresa for diferente do nome em sua conta bancária, certifique-se de que sua fatura o indique. Se você aceitar o Chase Payments, Zelle ou outro serviço de pagamento P2P, inclua uma linha sobre qual dinheiro de e-mail de pagamento deve ser enviado. (Observação: as faturas pagas com criptomoedas geralmente são mais propensas a serem pagas com atraso . Pense bem antes de aceitar Bitcoin, etc.)

Por fim, se você deseja ser pago por meio de depósito direto em sua conta corrente ou poupança (também conhecido como ETF – “transferência eletrônica de fundos”), isso geralmente precisará ser configurado antes da sua primeira fatura. Discuta a possibilidade com o cliente durante a fase de contrato, se possível. 

Você será solicitado a fornecer uma cópia de um cheque anulado ou os números de roteamento e de conta de sua conta bancária para configurar esta opção de pagamento. (Forneça essas informações apenas a um cliente confiável. Você também pode optar por fazer com que essa opção entre em vigor depois de ter sido pago algumas vezes e ter alguns para confiar no cliente.)

Leia também: Mensagem de Cobrança: 5 modelos para utilizar na sua empresa

4. Envie faturas prontamente

Cada cliente provavelmente terá um cronograma de pagamento exclusivo para eles. Isso também significa que você precisará enviar faturas para atender a esse “ciclo” de pagamento. Eles só enviam pagamentos uma vez por mês? Saiba qual é a data limite para enviar faturas e receber o pagamento imediatamente. Eles estão abertos a faturas a qualquer momento – ou após a conclusão de cada projeto ou marco? Saiba se não há problema em enviar faturas freelance à medida que o trabalho avança e como eles se sentem ao serem cobrados várias vezes em um ciclo de pagamento.

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Você também deve saber como eles lidam com faturas pendentes. Se você faturar a cada 30 dias, por exemplo, e o pagamento de uma fatura anterior não tiver sido feito a tempo para a próxima fatura, você somará os totais? Em caso afirmativo, observe que o primeiro valor está sendo transportado. (Isso pode ser rotulado como um “saldo futuro”.) Você não quer confundir o departamento de contabilidade faturando várias vezes o mesmo valor devido.

Quanto mais cedo você enviar uma fatura, mais cedo provavelmente será pago. Manter o fluxo de caixa constante depende – em grande parte – da sua capacidade de manter as faturas atualizadas. Se você é preguiçoso para criar e enviar novas faturas, em breve você não será pago em tempo hábil.

Se você está cobrando seus clientes por e-mail, um modelo forte pode ajudar muito. Abaixo, compartilhamos 5 modelos prontos para o envio de faturas, exatamente aqueles em que confiamos há anos para receber o pagamento em dia.

5. Acompanhe os pagamentos em atraso

O maravilhoso dos contratos é que eles geralmente só precisam ser consultados para que os resultados aconteçam. Se você esperou os 30 dias do faturamento sem o pagamento recebido – e seu contrato promete “30 líquidos” para todas as faturas, agora você tem legitimidade para entrar em contato com seu cliente e perguntar sobre o pagamento. Você não precisa ser rude ao fazer o check-in; um simples “Eu só queria garantir que você recebeu minha fatura e ver se você tem alguma dúvida” deve ser suficiente. Algumas ferramentas de faturamento também incluem um botão “lembrar” no qual você só precisa clicar para enviar uma nota de acompanhamento agradável. A maioria dos clientes fica constrangida com a ideia de não pagar suas contas em dia, e isso geralmente é suficiente para receber o pagamento do seu jeito.

Infelizmente, 29% das faturas são pagas com atraso . Então, e se você fizer o check-in e ainda não for pago? Usar as dicas acima para incluir esse valor na próxima fatura é um começo. Anote que você começará a cobrar juros sobre valores não pagos (desde que estejam incluídos em seu contrato original). Se você não receber o pagamento dentro de um prazo razoável, considere se deseja continuar fornecendo serviços. Em algum momento, pode ser sensato adiar a entrega de mais trabalho até que eles estejam em dia com suas faturas.

Se, depois de várias tentativas, você ainda não for pago, se for maltratado ou – pior ainda – “fantasma” de um cliente que não paga, você tem algumas opções. Você pode tentar ir ao chefe da empresa para perguntar sobre o status do pagamento. (Muitas vezes, isso é uma questão de pessoal e será resolvido assim que alguém responsável souber disso.) Uma opção final pode ser recorrer à ajuda de um profissional de cobrança , desde que o valor devido seja grande o suficiente para cobrir as taxas por seus serviços também. O tribunal de pequenas causas também é uma rota válida, embora isso possa ser difícil para clientes que moram em um estado diferente do seu.

Para freelancers que moram na cidade de Nova York, o recente regulamento “Freelance Isn’t Free” pode trazer algum alívio. Projetado para proteger contratados independentes contra atrasos ou falta de pagamento, ele pode oferecer alívio na forma de pagamentos ordenados pelo tribunal, juntamente com alívio de multas extras. Se você não mora em Nova York, verifique com o procurador-geral do estado quais opções estão disponíveis para você.

6. Automatize seu processo de fatura

7 etapas de um atendimento de cobrança

Você também pode usar um software de faturamento automatizado com otimizações de experiência do usuário integradas para aceitar pagamentos com um único clique. Essas plataformas também podem lembrar informações de cartão ou banco e enviar recibos automáticos e confirmações de pagamento.

As plataformas de faturamento automatizado são uma ótima maneira de lembrar os clientes de quando os pagamentos vencem e permitem que você envie faturas sem depender de redes não seguras.

7. Fechamento

Essa etapa final deve ser positiva tanto para o cliente quanto para o prestador. Nela, é firmada uma boa relação entre ambas as partes, pois assim, caso o consumidor volte a usufruir de algum produto ou serviço, tenha essa liberdade.

Embora tenha tido a inadimplência, a boa relação deve ser mantida e após a quitação do débito, o cliente possa ter crédito novamente para continuar com a empresa.

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O que fazer depois da cobrança

É importante configurar um sistema que permita registrar pagamentos imediatos e acompanhar pagamentos atrasados ​​prontamente. Manter suas faturas juntas em um arquivo de computador organizado por data pode ajudar a alertá-lo quando os pagamentos estiverem vencidos. 

Se chegar uma data de vencimento e você não tiver recebido o pagamento, você deve agir prontamente ligando para o cliente ou reenviando a fatura, marcada como “vencida” ou, para um toque mais suave, “Esqueceu? Seu pagamento está vencido agora. “

Seu relacionamento com – e conhecimento – do cliente geralmente o ajudará a decidir quantos lembretes enviar antes de tomar medidas adicionais.

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